Secrétaire - Agent d'administration au secrétariat F/H

TN France; Palaiseau, Nanterre; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Secrétaire - Agent d'administration pour son service de secrétariat. Dans ce rôle, vous serez responsable de la gestion des communications, de l'organisation des réunions et du suivi des documents internes. Vous aurez l'opportunité de travailler dans un environnement stimulant, où votre capacité à communiquer efficacement et à gérer les priorités sera essentielle. Rejoignez une équipe engagée et contribuez à des missions d'intérêt général dans le domaine de la santé, tout en bénéficiant d'avantages attractifs tels que le remboursement partiel des transports en commun.

Prestations

Remboursement partiel des transports en commun

AGOSPAP

HOPTISOINS

Qualifications

• Maîtriser les logiciels Word, Excel et PowerPoint.
• Capacité à planifier et organiser efficacement les activités.

Responsabilités

• Rédaction des courriers et gestion des appels téléphoniques.
• Tenue de l'agenda et suivi des documents internes.

Connaissances

Word

Excel

PowerPoint

Communication

Organization

Formation

Diplôme en gestion des activités

Diplôme en techniques administratives

Description du poste

Secrétaire - Agent d'administration au secrétariat F/H, Paris La Défense Cedex

Paris La Défense Cedex, France

Informations générales

Entité de rattachement du publieur

Tout en ayant des missions nationales d'intérêt général, l'AGEPS met en œuvre la politique de l'AP-HP en matière d'équipements médicaux et informatiques et de produits de santé. Partenaire des GHU et des hôpitaux, elle est le prestataire technique et pharmaceutique de l'AP-HP.

Date de parution

12/06/

Description du poste

Intitulé du poste

Secrétaire - Agent d'administration au secrétariat F/H

Métier

Gestion et administration - Secrétaire

Type d'emploi

Titulaire ou contractuel

Quotité de temps de travail

Temps plein

Poste à pourvoir

- de 3 mois

Présentation du service

Le service Approvisionnement et Distribution assure, pour le compte des hôpitaux de l'AP-HP, les fonctions de centrale d'approvisionnement et de distribution en relation avec les industries pharmaceutiques et biomédicales. Les produits concernés sont les médicaments, certains dispositifs médicaux, les Denrées Alimentaires Destinées à des Fins Médicales Spéciales (DADFMS) et autres produits de santé admis à l'AP-HP.

Il assure la gestion des médicaments de l'EP-HP : stockage et approvisionnement des PUI des établissements de santé en France Métropolitaine et dans les DROM-COM.

Le secrétariat du Service Approvisionnement et Distribution est un secrétariat central, assurant l'ensemble des tâches de secrétariat du service composé de 4 unités fonctionnelles : Assurance qualité, Rétrocession, Approvisionnement et Logistique.

Composition de l'équipe

L'équipe de secrétariat est constituée de 3 personnes.

Vos missions

• Rédaction des courriers pour l'ensemble du SAD
• Assurer la réponse téléphonique pour le service
• Suivi et mise à jour de l'ensemble des documents internes au SAD
• Tenue de l'agenda et gestion des appels téléphoniques pour le Chef de Service du SAD
• Gestion du courrier entrant et sortant
• Diffusion des informations aux hôpitaux de l'AP-HP et hors AP-HP
• Organisation et diffusion du planning des Astreintes Pharmaceutiques Senior
• Elaboration du planning mensuel des permanences du SAD
• Diffusion du tableau de garde des internes
• Organisation et préparation du matériel nécessaire aux réunions
• Prise de notes pendant les différentes réunions du service si besoin, rédaction des comptes rendus
• Accueil et prise en charge des visiteurs à l'accueil
• Classement, mise à jour et archivage de tous les documents diffusés en interne et en externe
• Gestion des demandes de fournitures de bureau pour le SAD
• Participation à l'inventaire annuel du service
• Suivi des indicateurs d'activité du secrétariat
• Reporting aux personnes concernées

Profil recherché

Maîtriser Word, Excel, PowerPoint (autres logiciels métiers AP-HP).
Planifier et organiser ses activités.
Communiquer efficacement.
Discrétion, organisation, rigueur, méthode, gestion des priorités, esprit d'équipe, rapidité, efficacité, disponibilité, dynamisme, communication.
Si possible, diplôme en lien avec la gestion des activités ou techniques administratives.

Les avantages de l'AP-HP

Description de vos avantages

Remboursement partiel des transports en commun / AGOSPAP / HOPTISOINS