SECRETAIRE ACCUEIL (H/F)

LES JARDINS DU MONT BLANC; Ville-la-Grand; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une maison de retraite médicalisée recherche un(e) chargé(e) d'accueil et d'administration pour assurer l'accueil physique et téléphonique et gérer les tâches administratives. Le candidat idéal doit avoir au moins 2 ans d'expérience dans un poste similaire, un Bac ou Bac+2, et être à l'aise avec les outils informatiques. Ce poste propose un CDD de 1 mois avec un salaire brut de 1900 à 2200 euros, et comprend la restauration.

Prestations

Restauration incluse

Qualifications

• Bac requis avec un an d'expérience minimum dans une fonction d'accueil.
• Maîtrise de l'informatique pour les tâches administratives.
• Expérience de 2 ans dans un rôle similaire.

Responsabilités

• Réaliser l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.
• Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne.
• Participer à la gestion et au traitement des orientations prospect.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Assurer un accueil téléphonique

Identifier et traiter une demande client

Assurer la gestion des plaintes et des réclamations

Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil

Maintenir une communication claire et professionnelle

Formation

Bac

Bac+2 ou équivalents

Outils

Logiciel de traitement de texte

Logiciels de tableur

Description du poste

Définition générale

Le(la) chargé(e) d'accueil et d'administration participe à l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.

Il/elle assure la transmission de l'information et la réalisation de travaux de secrétariat.

Conditions générales d'activité

Localisation : Maison de retraite médicalisée.

Relations internes : Tous les responsables de services, les salariés, les résidents.

Relations extérieures : Familles, prestataires, services siège.

Formation et expérience : Bac requis, un an d'expérience minimum dans une fonction d'accueil et dans un des domaines confiés – Maîtrise de l'informatique.

Missions

• Accueil et secrétariat
  • Réaliser l'accueil physique et téléphonique au sein de la résidence.
  • Préparer et afficher les éléments de la vie quotidienne (menu, météo).
  • Réceptionner et trier le courrier de la résidence.
  • Veiller au stock de papeterie et des fournitures de bureau.
  • Veiller au bon fonctionnement et à la maintenance du matériel informatique.
  • Veiller au stock de la communication groupe et faire valider les commandes.
• Gestion administrative et commerciale
  • Déployer le courrier et les mails des résidents et de la résidence.
  • Traiter les mails et courriers en lien avec son champ de compétences ou à la demande des chefs de service.
  • Consulter et mettre à jour le portail (module commercial) pour prendre connaissance des orientations prospect.
  • Participer à la gestion et au traitement des orientations prospect.
  • Envoyer ou remettre les plaquettes de commercialisation.
  • Participer à la transmission des éléments comptables en lien avec la facturation.

Champs de responsabilités

• Positionnement dans l'organisation : Fait partie de l'équipe administrative.
• Rattachement hiérarchique : Directeur / Adjoint de direction.

Type de contrat

• Contrat : CDD – 1 mois.
• Durée du travail : 35 h/semaine.
• Horaires : Travail en journée, les week-ends et jours fériés.
• Salaire brut : Mensuel de 1900 à 2200 euros sur 12 mois.
• Restauration : Inclus.

Déplacements

Jamais.

Profil souhaité

Expérience

• 2 Ans – indispensable.
• Bac+2 ou équivalents – indispensable.

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public – indispensable.
• Assurer un accueil téléphonique – indispensable.
• Identifier et traiter une demande client – indispensable.
• Assurer la confidentialité des informations.
• Assurer la gestion des plaintes et des réclamations.
• Assurer la liaison avec les services de maintenance.
• BTS négociation et digitalisation de la relation client.
• BUT spécialité techniques de commercialisation parcours marketing et management du point de vente.
• Contribuer à l'amélioration continue des procédures d'accueil.
• Faciliter la résolution de questions et démarches administratives.
• Fournir des informations générales sur l'entreprise.
• Garantir un suivi administratif.
• Gérer des situations de crise ou d'urgence.
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants.
• Gérer les stocks de fournitures de bureau.
• Logiciel de traitement de texte.
• Maintenir un environnement de travail propre et organisé.
• Maintenir une communication claire et professionnelle.
• Méthode de classement et d'archivage.
• Organiser l'agenda des réunions.
• Relayer de l'information.
• Règles et consignes de sécurité.
• Rédiger des messages et des emails professionnels.
• Surveiller les livraisons et expéditions.
• Techniques de gestion du stress.
• Techniques de prise de notes.
• Techniques de présentation professionnelle.
• Utilisation de logiciels de tableur.

Savoir‑être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie.
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs.
• Faire preuve de rigueur et de précision.

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié.
• Secteur d'activité : Hébergement médicalisé pour personnes âgées.