Secrétaire

Ehpad Résidence La Bruyère; Rueil-Malmaison; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une EHPAD réputée à Rueil-Malmaison recherche un(e) Secrétaire pour renforcer son équipe. Vous serez responsable de l'accueil des visiteurs, de la gestion des dossiers administratifs et du suivi de la facturation. Ce poste offre un environnement de travail bienveillant avec missions variées. Rémunération à partir de 2100 euros brut, emploi en CDI temps plein. Une expérience préalable en structure médico-sociale est souhaitable.

Prestations

Restauration sur place à 3€30

Parking sur place

Horaires stables

Qualifications

• Expérience souhaitée dans un poste similaire en structure médico-sociale.
• Capacité à prioriser les tâches.
• Diplomate et empathique dans l'accueil des familles.

Responsabilités

• Accueil physique et téléphonique des visiteurs et familles.
• Création et mise à jour des dossiers administratifs.
• Gestion de la facturation mensuelle et suivi des paiements.
• Relation avec les prospects et optimisation du taux d'occupation.

Connaissances

Aisance relationnelle

Sens du service

Rigueur

Capacité à gérer plusieurs tâches

Excellente présentation

Capacité à travailler en équipe

Sens commercial

Très bonne expression écrite et orale

Outils

Pack Office (Excel, Word, PowerPoint)

Outlook

Logiciels de gestion (type CRM ou ERP)

Description du poste

Description de l'offre :

Située à Rueil-Malmaison, notre EHPAD spécialisiée dans l'accueil des personnes ayant la maladie d'Alzheimer et troubles apparentés, accueille 105 résidents dans un cadre chaleureux, sécurisé et bienveillant. Soucieux d’assurer un accompagnement de qualité aux personnes âgées, nous mettons également un point d’honneur à garantir un accueil professionnel et humain aux familles, dès les premiers contacts.

Nous recherchons un(e) Secrétaire pour renforcer notre équipe d’accueil et de gestion.

Vos missions principales sont les suivantes :

Vous interviendrez sur les volets suivants :

• Accueil & Administration générale:
  • Accueil physique et téléphonique des visiteurs, familles et partenaires
  • Traitement des courriers, e-mails et diverses demandes administratives
  • Suivi et gestion des réclamations clients en lien avec les équipes concernées
  • Commande et gestion des fournitures de bureau
• Suivi administratif des dossiers résidents:
  • Création, mise à jour et archivage des dossiers administratifs des résidents
  • Suivi des contrats de séjour, avenants et documents réglementaires
  • Gestion de la facturation mensuelle des séjours et des prestations annexes (téléphonie, blanchisserie, etc.)
  • Coordination avec la comptabilité pour le suivi des paiements et relances
• Relation commerciale & gestion des prospects:
  • Prise en charge des demandes d’information (téléphone, site internet, e-mail…)
  • Planification, accueil et conduite des visites des familles
  • Suivi des prospects dans le CRM : relances, envois de devis, reporting
  • Participation active à l’optimisation du taux d’occupation de l’établissement

CE QUE NOUS OFFRONS :

• Un environnement de travail humain et bienveillant
• Des missions variées alliant accueil, administratif et relationnel
• Une équipe encadrante soudée et professionnelle
• Des horaires stables et compatibles avec la vie personnelle
• Un cadre agréable au sein d’un établissement reconnu pour la qualité de son accompagnement

POSTE À POURVOIR AU 1ER AOUT :

• CDI Temps plein
• Rémunération à partir de 2100 euros brut
• Reprise d'ancienneté possible
• Travail un week-end / 2
• Majoration des jours fériés
• Restauration sur place pour 3€30
• Parking sur place
• Proximité bus et RER A

Profil recherché :

• Expérience souhaitée dans un poste similaire en structure médico-sociale (idéalement en EHPAD), de santé ou en établissement d’accueil
• Excellente présentation et sens de l’accueil , avec une forte empathie et diplomatie
• Aisance relationnelle et sens de l’écoute et du service
• Rigueur, organisation et autonomie dans la gestion des dossiers
• Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle et à prioriser
• Capacité à travailler en équipe
• Sens commercial développé : savoir accompagner, convaincre et instaurer une relation de confiance avec les familles
• Très bonne expression écrite et orale
• Maîtrise des outils informatiques , notamment Pack office (Excel, Word, Power point…), Outlook, logiciels de gestion (type CRM ou ERP), outils de facturation

En tant que secrétaire administratif(ve), vous jouerez un rôle clé et central dans le bon fonctionnement de notre établissement .