Office Manager F/H CDI

Groupe Filips Wine; Montreuil; Sur place; EUR 35 000 - 45 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de vins fins à Montreuil recherche un(e) Office Manager pour garantir le bon fonctionnement quotidien des bureaux. Le candidat idéal doit avoir au moins 5 ans d'expérience à un poste similaire, maîtriser le pack Office et avoir une connaissance des outils de gestion. Ce rôle essentiel soutiendra les équipes et assurera la sécurité des biens et des personnes. CDI à temps plein, offrant une rémunération attractive et divers avantages.

Prestations

Tickets restaurant

Mutuelle prise en charge à 50%

Événements de convivialité

Qualifications

• Expérience réussie de 5 ans minimum à un poste similaire.
• Connaissance en gestion de la maintenance des bâtiments et des installations techniques.
• Autonomie et rigueur dans le travail.

Responsabilités

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et prestataires.
• Gérer les fournitures et achats divers.
• Garantir la sécurité des biens et des personnes sur site.

Connaissances

Gestion de la maintenance des bâtiments

Maîtrise du pack Office

Connaissance des outils de gestion

Organisation

Excellentes capacités rédactionnelles

Goût du travail en équipe

Esprit d'initiative

Formation

Formation Bac+2 minimum

Outils

ERP

SIRH (Lucca)

Description du poste

Filips Wine est acteur incontournable dans le domaine des vins fins depuis 2004, installé dans l’est parisien.

Le groupe réalise une forte croissance annuelle (+100% sur 5 ans) et compte 25 collaboratrices et collaborateurs, issus d’univers et de cultures très différents, formant un groupe aux aspirations et compétences très complémentaires.

Né du négoce de vins en BtoB, positionné comme un acteur de référence en France et à l’international, le groupe diversifie depuis plusieurs années son activité historique en se développant vers le BtoC et les services.

Nous recherchons, pour ce poste polyvalent dans un environnement stimulant et qualitatif d’une PME en croissance, un(e)Office Manager F/H en CDI.

Rattaché à la Direction Administrative et Financière, ce poste clé vise à garantir le bien‑être et la sécurité du personnel de l’entreprise, au siège, à la boutique et à l’entrepôt, pour offrir une expérience de travail optimale à nos collaborateurs. Tout en assurant la maintenance et l’entretien des sites (bâtiments, équipements, matériel…) dans une logique d’optimisation des coûts, vous mettez en place un environnement de travail en adéquation avec les besoins des équipes.

Vos principales missions

Accueil & services généraux

• Assurer l’accueil physique et téléphonique des visiteurs et prestataires
• Gérer les fournitures et achats divers : commandes et gestion des stocks de fournitures de bureau et des consommables (café, thé, produits d'entretien, fournitures entrepôt, …)
• Piloter les prestataires externes (nettoyage, maintenance, dépannage, informatique, …) : gestion des contrats de prestation, contrôle des coûts, négociation, demandes de devis et analyse des offres
• Organiser les séminaires et événements internes, sur site et à l’extérieur
• Recevoir et distribuer le courrier, gérer l’archivage documentaire

Infrastructure & sécurité

• Garantir la sécurité des biens et des personnes sur site, en conformité avec les réglementations en vigueur
• Superviser les installations techniques (électricité, climatisation, IT…) : planifier les interventions de maintenance et contrôler les habilitations d’accès
• Veiller à l'application des normes d’hygiène, de sécurité et de développement durable
• Optimiser les espaces de travail, organiser les aménagements de bureaux et les déménagements
• Participer à l’élaboration et au suivi du plan de maintenance, et assurer une veille réglementaire et technologique

Support aux collaborateurs

• Préparer les équipements et les accès pour l’arrivée des nouveaux collaborateurs (matériel informatique, badges, etc.)
• Suivre les départs (offboarding) en lien avec les ressources humaines
• Gérer le matériel informatique, en collaboration avec le prestataire : suivi des demandes de remplacement ou de dépannage, gestion des accès informatiques
• Animer la vie de bureau avec des événements et initiatives qui favorisent l'esprit d'équipe; organiser les événements internes et les séminaires hors site
• Être un point de contact de confiance au quotidien pour faciliter la vie de bureau

Les missions pourront évoluer en fonction des besoins de l’entreprise et de vos aspirations professionnelles.

Profil recherché/compétences et aptitudes requises

• Formation Bac+2 minimum
• Expérience réussie de 5 ans minimum à un poste similaire
• Connaissance en gestion de la maintenance des bâtiments et des installations techniques
• Maîtrise du pack Office
• Connaissance des outils de gestion - ERP, SIRH (par exemple Lucca)
• Organisation, rigueur et autonomie
• Excellentes capacités rédactionnelles et de communication
• Goût du travail en équipe, du service client et des environnements en évolution
• Aisance relationnelle et sens de la confidentialité
• Esprit d'initiative, polyvalence, réactivité
• Une expérience en gestion RH serait un plus

Lieux de travail

Nos locaux sont situés au 128 Rue de Vincennes, 93100 Montreuil (métro ligne 9 Croix de Chavaux ; ligne 1 station Bérault ; RER A Vincennes). Basé à Montreuil, l’Office manager (H/F) sera amené à se déplacer ponctuellement sur notre établissement secondaire (entrepôt) à Chanteloup-en-Brie (77).

Pourquoi nous rejoindre ?

Rejoindre notre équipe vous permettra d’évoluer dans un environnement de travail international, stimulant et convivial. Vous aurez l’opportunité de travailler au sein d’une structure attentive au bien‑être de ses salariés, agile, dynamique et en constante évolution, où votre contribution à l’amélioration de l’organisation interne sera valorisée.

Ce que nous offrons

• CDI à temps plein (39 heures/semaine) – 4/5e envisageable
• Rémunération attractive (à définir selon profil)
• Tickets restaurant (valeur 10 €) et mutuelle, pris en charge à 50 %
• Evénements de convivialité organisés régulièrement
• Intéressement aux résultats de l’entreprise

Résumé

Nous recherchons un(e) Office Manager dynamique et enthousiaste pour rejoindre notre équipe. En tant qu'Office Manager, vous serez un élément clé de nos bureaux, garantissant le bon fonctionnement quotidien, offrant un soutien essentiel à nos équipes.