Gestionnaire scolarité Jury/Diplomation (H/F)

CENTRALESUPELEC; Gif-sur-Yvette; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un établissement d'enseignement supérieur à Gif-sur-Yvette recherche un Gestionnaire de scolarité pour piloter les activités liées à la diplomation. Le candidat idéal aura au moins 2 ans d'expérience et sera chargé de gérer les communications et la documentation des élèves. Ce poste propose un contrat à durée indéterminée avec des avantages tels que la restauration et une complémentaire santé.

Prestations

CSE

Restauration

Complémentaire santé

Indemnité transports

Ordinateur portable

Qualifications

• Expérience de 2 ans dans un poste similaire est indispensable.
• Être à l'écoute et faire preuve d'empathie.
• Organiser son travail selon les priorités et objectifs.

Responsabilités

• Gérer l'accueil et les communications internes et externes.
• Préparer et envoyer les attestations liées aux cursus.
• Participer à la gestion des jurys et des cérémonies de remise de diplômes.

Connaissances

Archiver des dossiers et documents de référence

Corriger et mettre en forme un document

Gestion administrative du courrier

Mettre à jour un dossier, une base de données

Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier

Utiliser les outils numériques

Description du poste

Offre n° 199LBSQ Gestionnaire scolarité Jury/Diplomation (H/F)

Au sein de la direction des formations, rattaché(e) à la responsable jury/diplomation du pôle « Suivi académique des élèves » de la Direction Des Etudes/Scolarité, la mission générale du poste est de piloter les activités liées à la diplomation des élèves et au suivi des élèves diplômés du cursus CentraleSupélec, ainsi que les activités liées au suivi des élèves diplômés du cursus Centrale.

Responsabilités

• Missions Cursus CentraleSupélec :
  • Gérer l'accueil, les appels téléphoniques, le courrier et les e‑mails internes et externes.
  • Identifier les urgences provenant des élèves/personnes externes et transmettre aux personnels concernés.
  • Préparation, édition, envoi, remise en main propre de toutes les attestations liées au cursus académique des élèves :
  • Bulletins de notes (1A, 2A, 3A)
  • Attestations de scolarité : assiduité, bourses, etc.
  • Attestations de diplôme d'ingénieur CentraleSupélec
  • Attestations de parcours
  • Attestations de Bachelor pour la PRI
  • Diplômes d'ingénieur CentraleSupélec/CESI2/Bachelor en Sciences de l'ingénieur /Diplôme de spécialisation (pour les Freemoov).
  • Pour les anciens diplômés, édition et envoi des attestations de diplômes et de scolarité, recherches diverses (copie registre promo, programme des cours,...)
  • Réponse aux demandes de vérification de diplômes d'organismes extérieurs (pour les élèves en cours d'étude ou déjà diplômés).
  • Participer à la gestion des commissions/jurys : réservation des salles et repas, prise de notes durant les séances, courriers recommandés des décisions de jury.
  • Participer à la gestion de la cérémonie de remise de diplômes : vérification des listes, ajout d'informations (ex : Mentions), impression des diplômes, veille concernant les changements éventuels (Ministères, tampons, etc.), impression des compléments au diplôme, étiquetage sur porte-diplômes, rangement des diplômes dans les porte-diplômes.
  • Archivage des documents relatifs à chaque promotion (dossiers élèves, documents généraux).
• Missions Cursus Centrale :
  • Parchemins diplômes / Suppléments aux diplômes : à la demande de l'alumnus qui n'a pas encore récupéré son diplôme d'ingénieur, envoi par courrier recommandé avec accusé de réception ou remise sur le campus de Saclay, mise à jour du registre de retrait des diplômes et archivage éventuel des accusés de réception.
  • À la demande de l'alumnus, suite à perte, vol, changement d'identité ou état civil : édition et remise du duplicata suivant la procédure de l'université Paris Saclay et la législation en vigueur, scan et archivage sur serveur partagé sécurisé, mise à jour du registre de duplicata.
  • En cas de retour de courrier de La Poste d'un diplôme : rangement au coffre suivant la procédure.
  • Diplôme de bachelor, CESI : idem ci-dessus.
  • À la demande de l'alumnus, édition du supplément au diplôme suivant le modèle correspondant à la promotion et au cursus suivi. Envoi par e‑mail. Archivage.
  • Attestations / Relevés de notes / Catalogue de cours : à la demande de l'alumnus, envoi par e‑mail ou par courrier, à l'alumnus ou à un organisme tiers : attestations de diplôme ingénieur en langue anglaise ou française, attestation de scolarité et de diplôme ingénieur en langue anglaise ou française (précise pour chaque année scolaire l'inscription), attestation de suivi des cours en langue française ou anglaise, attestation de rang dans la promo, attestation mentionnant l'option suivie en 3A, relevés de notes en anglais et/ou en français, fichier PDF catalogue de cours d'une année scolaire donnée en français et/ou anglais.

Type de contrat CDI
Contrat travail
Durée du travail 38H50/semaine
Travail en journée

Salaire

• CSE
• Restauration
• Complémentaire santé
• Indemnité transports
• Ordinateur portable
• Fixé selon l'expérience

Profil souhaité

Expérience

• 2 an(s) – Cette expérience est indispensable

Compétences

• Archiver des dossiers et documents de référence
• Corriger et mettre en forme un document
• Gestion administrative du courrier
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Procéder à l'enregistrement, au tri, à l'affranchissement du courrier
• Utiliser les outils numériques

Savoir‑être professionnels

• Etre à l'écoute, faire preuve d'empathie
• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision

Informations complémentaires

• Qualification : Agent de maîtrise
• Secteur d'activité : Enseignement supérieur

Employeur

500 à 999 salariés

CentraleSupélec, Établissement Public à caractère scientifique, culturel et professionnel, constitué sous la forme d'un Grand Établissement est placé sous la tutelle conjointe du ministère de l’Éducation Nationale, de l’Enseignement Supérieur et de la Recherche et du ministère de l’Économie, de l'Industrie et du Numérique. Mme Christelle FITAMANT

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