Des Assistants ou des Assistantes activité administrative et juridique

Ville de Toulouse; Toulouse; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une collectivité territoriale recherche un(e) Assistant(e) administratif et juridique à Toulouse. Le rôle implique l'assistance à la cheffe de service, la coordination des correspondances et la gestion des Assemblées. Le candidat idéal a une expérience similaire, maîtrise les outils bureautiques et fait preuve de rigueur et d'organisation. Ce poste propose un temps de travail de 38h10 par semaine.

Qualifications

• Expérience sur des fonctions similaires.
• Connaissance de l'environnement des collectivités territoriales.
• Aisance rédactionnelle nécessaire.

Responsabilités

• Assister la cheffe de service de l'activité administrative et juridique.
• Coordonner la correspondance et les réponses des pôles.
• Gérer et suivre le calendrier des Assemblées.

Connaissances

Organisation

Rigueur

Polyvalence

Aptitude au travail en équipe

Outils

Oxyad

SCOP

Description du poste

Des Assistants ou des Assistantes activité administrative et juridique

• Cadre d’emploi : adjointe administratif territorial

Vous assistez la cheffe de service de l'activité administrative et juridique. Par conséquent, vous suivez à ce titre :

• Mise en place du projet de service
• Rédaction de procédures internes.

Vous participez à la coordination des activité suivantes :

• Mise en œuvre et suivi de la coordination de la correspondance :
  • Faire respecter le circuit des correspondances (courriers, mails, notes…)
  • Corriger et/ou rédiger les éléments de réponse attendus
  • Assurer la coordination des réponses des pôles et des services de la direction
  • Participer à la mise en place d'un système fiable de gestion de la boîte mail générique
  • Contribuer à la saisie et à l'élaboration du suivi optimal dans SCOP (logiciel courrier de la collectivité)
  • Produire des états d'avancements, de suivi, des statistiques afin d'améliorer la production de la direction
  • Participer à la communication fiable avec les secrétariats d'élus, de la direction générale et le service de la correspondance du cabinet
• Coordination des activités juridiques :
  • Echanger et suivre des dossiers avec la DAJA (Direction des Affaires Juridiques et des Assemblées), notamment dans le cadre des rapports d'incident/accident survenus au sein de nos équipements sportifs.
  • Elaborer les outils nécessaires à la sécurisation juridique des actions de la direction (contentieux assurances, responsabilités des parties).
• Gestion des Assemblées :
  • Gérer et suivre le calendrier dédié
  • Préparer et centraliser les délibérations
  • Assurer la suppléance dans la saisie et le suivi des éléments dans Oxyad
  • Organiser la commission thématique "Sports et Bases de Loisirs".

Profil

Disposant d'une expérience sur des fonctions similaires, vous avez une appétence pour le domaine administratif et juridique.

Vous connaissez l'environnement des collectivités territoriales.

Vous maîtrisez les outils de bureautiques liés à l'activité générale ainsi que les logiciels spécifiques types Oxyad, SCOP…

Discret, vous vous assurez du respect et de la confidentialité des données.

Vous savez faire preuve d'organisation, de polyvalence et de rigueur dans votre travail.

Vous avez de bonnes capacités d'adaptation et savez être proactif.

Enfin, vos qualités relationnelles et d'écoute, ainsi que votre aptitude à travailler en équipe vous permettront de mener à bien ces missions.

Une aisance rédactionnelle est nécessaire à la tenue de ce poste.

Employeur

La direction des Sports, composée de 311 agents, est le service gestionnaire des infrastructures sportives de la ville de Toulouse. Elle a pour objectif de proposer l'accès à la pratique sportive et d'assurer l'encadrement d'activités auprès de tous les publics.

Informations complémentaires

• Eléments de rémunération : statutaire + régime indemnitaire
• Lieu de travail : direction des Sports site Nakache – 7 allées Gabriel Biènes, 31400 Toulouse
• Temps de travail : 38h10 par semaine du lundi au vendredi
• + d'infos : + d'infos : Elodie Soulié, responsable du service Activité administrative et juridique, au 06 99 12 86 77 ou [e-mail]