COORDINATEUR GENERAL DES EVENEMENTS F/H

GrandPalaisRmn; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 55 000; Plein temps

Résumé du poste

Une institution culturelle recherche un Coordinateur général des événements (F/H) pour gérer l'organisation des événements au Grand Palais. Le candidat idéal a au moins 5 ans d'expérience en management événementiel, une solide connaissance des métiers du spectacle, et de bonnes compétences en coordination d'équipes. Le poste exige une bonne maîtrise de l'anglais et une disponibilité pour travailler les week-ends et jours fériés. Merci d'adresser votre candidature avec CV et lettre de motivation.

Qualifications

• Expérience confirmée d’au moins 5 ans dans l’organisation et le management événementiel.
• Bonne maîtrise de la réglementation applicable au secteur.
• Aisance relationnelle et capacité à fédérer les équipes.
• Maîtrise de l'anglais, à l’écrit comme à l’oral.

Responsabilités

• Coordonner la mise en œuvre des événements au Grand Palais.
• Préparer et animer les réunions préparatoires.
• Assurer les visites des espaces et recommander des solutions.
• Centraliser et mettre à jour le calendrier des événements.
• Organiser et participer aux débriefs de chaque manifestation.

Connaissances

Délégation

Coordination d’équipes

Capacité rédactionnelle

Gestion du stress

Communication

Formation

Formation en régie technique du spectacle ou équivalent

Outils

DWG

SketchUp

Word

Excel

Description du poste

À propos de nous

Le GrandPalaisRmn recherche pour son service coordination opérationnelle des événements et des expositions :

Un Coordinateur général des événements (F/H) en CDI

Le service coordination opérationnelle des événements et des expositions

Coordonne et permet la mise en œuvre opérationnelle de l'ensemble des manifestations prévues dans le Grand Palais (événements privés ou publics, expositions, manifestations culturelles produites ou coproduites par la GrandPalaisRmn), dans ses différents espaces (galeries, Nef, auditoriums, espaces d’accueil…). Pour cela, le service est en relation avec l’ensemble des organisateurs de manifestations d’une part, et d’autres part avec toutes les directions et services contributeurs au bon fonctionnement du Grand Palais (ex : sûreté-sécurité incendie, maintenance bâtimentaire, billetterie…).

Le coordinateur général des événements (F/H)

Sous l’autorité du chef du service coordination opérationnelle des événements et des expositions, assure notamment la coordination générale et la mobilisation des ressources nécessaires à l’organisation des évènements et ponctuellement des privatisations au Grand Palais. En tant que garant de la bonne tenue de ces manifestations dans les espaces du Grand Palais, elle/il a les interlocuteurs privilégiés de l’organisateur (client événementiel professionnel ou non, interne ou externe) et assure la coordination générale avec l’ensemble des expertises Grand Palais nécessaires. Elle/Il établit des relations de qualité avec l’ensemble des interlocuteurs avec lesquels, elle/il est amené(es) à travailler, notamment la Direction du Patrimoine Immobilier (DPIS). Enfin, elle/il assure une veille opérationnelle des espaces du Grand Palais. En leur qualité de chef-fes de projets opérationnels, elle/il s’assure que l’ensemble des intervenants concernés (GrandPalaisRmn, prestataires, organisateurs) est intégré au projet et fournit les prestations, actions, attendues.

Mission

PREPARER ET PLANIFIER L’ACCUEIL DES EVENEMENTS AU GRAND PALAIS ET PONCTUELLEMENT DES PRIVATISATIONS

• Evaluer, en phase projet, l’adaptation, au site et la cohérence générale du projet, en lien avec le service coordination technique des événements et des auditoriums et les directions concernées
• Organiser, planifier et animer les réunions préparatoires à la tenue des événements
• Mettre en forme et définir, en lien avec les prestataires et le service administratif, la valorisation de l’ensemble des prestations fournies par la GrandPalaisRmn ou ses prestataires (sûreté-sécurité, prestations techniques bâtimentaires…) et en transmettre le coût estimatif aux interlocuteurs concernés dans le respect des délais, notamment pour permettre la bonne commercialisation des espaces
• Assurer les visites des espaces et les repérages, recommander des solutions (scénographiques, graphiques, esthétiques, techniques…)
• Proposer des prestations techniques annexes nécessaires à l'exploitation de l’espace
• Faire respecter les réglementations applicables, l’intégrité du lieu, et les accords contractuels des événements accueillis

ASSURER LA COORDINATION GENERALE ET LA MOBILISATION DES RESSOURCES / EXPERTISES SPECIFIQUES AU GRAND PALAIS

• Centraliser et mettre à jour le calendrier des événements dans l’outil de gestion et planification des espaces et, si nécessaire, dans l’outil de gestion des flux logistiques
• Être le référent opérationnel en interne des événements organisés par la GrandPalaisRmn et veiller à la bonne circulation de l’information entre les différents intervenants (prestataires, services ou directions)
• Rédiger en binôme avec le service coordination technique des événements et des auditoriums, en lien avec l’organisateur, le déroulé de l’événement et en assurer la diffusion auprès des personnes concernées
• Coordonner avec la DPIS l’organisation et la gestion des files d’attente
• Communiquer en interne le calendrier de l’événement et s’assurer de la bonne coactivité avec les activités prévues dans d’autres espaces
• Garantir la bonne tenue des manifestations dans les espaces, Veiller à faire respecter les clauses du cahier des charges techniques et générales
• Organiser et participer aux débriefs de chaque manifestation et en faire le compte-rendu en faisant remonter le cas échéant les dysfonctionnements opérationnels

EN LIEN AVEC LES RESPONSABLES COORDINATION TECHNIQUE ET LOGISTIQUE PILOTER LA PRESTATION EXTERNALISEE DE REGIE D’ACCUEIL

• Participer à la rédaction du CCTP
• Préparer les commandes liées à l’activité de régie, contrôler les prestations en veillant au respect des clauses des contrats du prestataire et valider le service fait

ASSURER UNE VEILLE OPERATIONNELLE

• Proposer des aménagements souhaitables des espaces afin d’en optimiser l’accueil et l’exploitation
• Participer à la rédaction des fiches techniques, être référent des cahiers des charges techniques des différents espaces et à la rédaction des consignes d'utilisation des équipements

Profil

Issu(e) d’une formation en régie technique du spectacle ou équivalent, vous justifiez d’une expérience confirmée d’au moins 5 ans dans le domaine de l’organisation et du management événementiel, acquise en régie, en production ou en agence événementielle. Vous disposez d’une bonne maîtrise de la réglementation applicable à ce secteur et veillez au respect des règles de sûreté et de sécurité des biens et des personnes. Doté(e) d’une bonne capacité rédactionnelle, vous savez préparer un dossier préalable à une prise de décision et rédiger un dispositif technique et son estimation financière. Votre solide connaissance des métiers du spectacle (son, lumière, vidéo, structures : gradins, scènes) et de l’événementiel (salons, congrès…) vous permet de proposer des solutions techniques, scénographiques, graphiques et esthétiques adaptées à chaque projet. Reconnu(e) pour votre aisance relationnelle, vous savez fédérer les équipes, travailler efficacement en binôme, en collectif ou en réseau, tout en faisant preuve de diplomatie, d’écoute et de respect envers vos partenaires et clients. Vous appréciez votre rôle de conseil, faites preuve d’initiative et êtes force de proposition dans la mise en œuvre de vos missions. Votre sang-froid et votre esprit de débrouillardise vous permettent de réagir rapidement face aux imprévus, en apportant des solutions techniques et scénographiques pertinentes, tout en gérant les situations stressantes avec calme et professionnalisme. À l’aise en anglais, à l’écrit comme à l’oral, vous êtes une personne autonome, réactive, rigoureuse et organisée. Vous maîtrisez les outils bureautiques (Word, Excel) ainsi que les logiciels de conception de plans (DWG, SketchUp).

CARACTERISTIQUES DU POSTE

• Disponibilité pour s’adapter au rythme des événements sur le site : possibilité de travail le week-end, les jours fériés ou en nocturne, ponctuellement,
• Permanences à assurer le week-end au Grand Palais et certains jours fériés, par roulement avec d’autres responsables,
• Assurer des astreintes téléphoniques hebdomadaires par roulement
• Poste éligible au forfait en jour

VOTRE CANDIDATURE

Nous vous remercions d'adresser votre candidature (CV+LM) en précisant vos prétentions salariales.

Référence de l'offre : jiuzpvogsn