CHARGÉ(E) D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F)

TN France; Pays de la Loire; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise dynamique recherche un Chargé(e) d'Accueil et de Gestion Administrative pour rejoindre son équipe en Vendée. Dans ce rôle, vous serez responsable d'accueillir et d'orienter le public, de gérer les affaires courantes et d'instruire les dossiers d'état civil et d'urbanisme. Vous travaillerez de manière autonome sous la supervision de la Secrétaire générale de mairie, tout en contribuant à l'efficacité des services administratifs. Si vous êtes polyvalent, organisé et passionné par le service public, cette opportunité est faite pour vous.

Qualifications

• Expérience sur un poste similaire souhaitée.
• Connaissances des activités et de l'organisation des collectivités territoriales.

Responsabilités

• Accueillir et orienter le public dans les affaires administratives.
• Instruction des dossiers d'état civil et d'urbanisme.
• Gestion comptable et facturation des services.

Connaissances

Polyvalence

Gestion du temps

Capacité d'adaptation

Maîtrise de l'expression écrite et orale

Connaissances des collectivités territoriales

Réglementation de l'urbanisme

Qualités relationnelles

Formation

Diplôme en administration publique ou équivalent

Outils

Berger Levrault

Oxalis

Description du poste

CHARGÉ(E) D'ACCUEIL ET DE GESTION ADMINISTRATIVE (H/F), Vendée

Vendée, France

Détails de l'offre

Famille de métiers : Citoyenneté, population, affaires administratives et vie associative > Affaires administratives

Grade(s) recherché(s) : Adjoint administratif, Adjoint adm. principal de 2ème classe

Ouvert aux contractuels : Oui, à titre dérogatoire par rapport aux candidatures de fonctionnaires. Un contractuel peut être recruté pour les besoins des services ou en raison de la nature des fonctions, lorsqu'aucune candidature de fonctionnaire n'a abouti. Le contrat proposé ne peut excéder trois ans, renouvelable jusqu'à une durée maximale de six ans.

Temps de travail : Temps non complet, 32h00 hebdomadaire

Télétravail : Non

Management : Non

Expérience souhaitée : Confirmé

Rémunération indicative : Selon grille indiciaire des adjoints administratifs + régime indemnitaire (RIFSEEP et CIA) + accessoires (participation mutuelle, prévoyance, CNAS)

Descriptif de l'emploi

Chargé(e) d'accueil et de gestion administrative, l'agent travaille en autonomie sous l'autorité de la Secrétaire générale de mairie.

Missions / conditions d'exercice

1. Affaires Générales - Gestion courante :
   • Accueillir, renseigner et orienter le public
   • Renseignement, orientation des habitants
   • Prise de rendez-vous pour le maire
   • Gestion des locations de salles (convention, facturation, suivi des aspects matériels avec le service technique)
   • Rédaction des arrêtés relatifs aux pouvoirs de police du Maire
   • Autorisations diverses
   • Assurer diverses missions de secrétariat : rédiger divers courriers, mails et documents administratifs, affichage règlementaire, classement, archivage ...
2. Urbanisme :
   • Réception des dossiers d'urbanisme (PC, DP, CU, DIA, AT...)
   • Accueil, accompagnement et renseignements des pétitionnaires
   • Instruction des dossiers de compétence communale (Cua, AT pour les ERP, DIA)
   • Saisie et suivi des dossiers dans le guichet numérique (GNAU) via le logiciel OXALIS et NUMERIS Open capture
   • Tenue du plan d'adressage de la commune, gestion et mise à jour de la Base d'adresse nationale
3. Etat Civil :
   • Assurer l'accueil du public et traiter les demandes des administrés
   • Instruction et rédaction des actes d'état civil (mariage, décès, ...)
   • Préparation des dossiers de mariage et de Pacs
   • Tenue des registres : établissement et mise à jour des actes, mentions, tables décennales
   • Formalités suite décès en lien avec les entreprises de pompes funèbres
   • Délivrance des concessions funéraires, gestion du fichier et mise à jour des plans et registres
   • Traitement des demandes des notaires, délivrance des copies et extraits d'acte d'état civil
   • Traitement des demandes du recensement citoyen
   • Traitement des demandes d'attestations d'accueil
4. Elections :
   • Tenue et mise à jour des listes électorales : inscriptions / radiations
   • Travail en relation avec la Commission de Contrôle lors de ses séances
5. Finances :
   • Gestion comptable : mandatement et titres de recettes en section de fonctionnement
   • Facturation : location de salles, occupation du domaine public ...
   • Préparation à la commission des Impôts Directs
6. Mission secondaire :
   • Remplacement de l'agent gestionnaire des cartes d'identité et passeports

Profils recherchés

• Polyvalence
• Expérience sur poste similaire souhaitée
• Connaissances des activités et de l'organisation des collectivités territoriales
• Réglementation de l'urbanisme
• Connaissance de la règlementation en matière d'état civil
• Règlementation des cimetières
• Capacité de gestion du temps, organisation en autonomie et réactivité
• Maîtrise de l'expression écrite et orale
• Sens du service public, respect de la déontologie, bonnes relations avec le public
• Polyvalence, capacité d'adaptation, autonomie
• Qualités relationnelles, esprit d'équipe
• Maîtrise des outils informatiques et numériques, logiciels métiers : Berger Levrault, Oxalis