Chargé de gestion administrative et d'aide au pilotage opérationnel du projet Be Ready Now - H/F

Inserm France; Paris; Sur place; EUR 60 000 - 80 000; Plein temps

Résumé du poste

Une agence de recherche nationale à Paris recrute un agent pour le pilotage administratif et financier du projet 'Be Ready Now'. Ce poste requiert une maîtrise de l'anglais et une formation en gestion administrative. Le candidat idéal aura des compétences en gestion de projet et en contrôle de gestion, avec un goût pour les chiffres et la rigueur.

Qualifications

• Expérience sur postes similaires appréciée.
• Connaissance de la démarche de contrôle interne et qualité.
• Connaissance des techniques de recueil d'informations et outils de traitement de données.

Responsabilités

• Assurer le pilotage administratif et financier du projet Be Ready Now.
• Participer à l'élaboration et suivi des budgets.
• Garantir la bonne circulation des informations auprès des parties prenantes.

Connaissances

Maîtrise de l'anglais

Connaissance de l'environnement de la recherche

Goût des chiffres et de la rigueur

Sens des responsabilités et du travail en équipe

Formation

Formation en gestion administrative et financière

Description du poste

Description

Mission principale :

L’agent recruté sera rattaché au pôle « Budget » du Département « Administration et Finances » de l’Agence, et travaillera de manière étroite avec l’équipe « Be Ready Now » du département « Stratégie et Partenariats ».

Objectifs BE READY NOW :

1. Aligner les priorités de recherche;
2. Mobiliser des financements et lancer des Appels à projets Transnationaux ;
3. Soutenir la mise en place d’un écosystème de recherche, avec la mise en réseaux des infrastructures des recherches nécessaires pour la préparation et la réponse aux épidémies ;
4. Promouvoir le développement d’actions supports transversales à la préparation aux pandémies.

Pour sa première phase 2026-2028, le budget de BE READY NOW est de 114 millions d’Euros. Le consortium compte 81 partenaires issus de 28 pays.

Assurer le pilotage administratif et financier du projet Be Ready Now

• Mettre en œuvre, en coordination avec l’équipe projet, l’ensemble des activités administratives liées aux missions de pilotage scientifique et d’opérateur du projet Be Ready Now, en veillant à la cohérence avec les objectifs ainsi qu’avec les moyens humains et matériels mobilisés.
• Participer à l’élaboration du budget initial et des budgets rectificatifs, notamment en produisant des prévisions et analyses budgétaires sur les recettes et les charges du projet.
• Assurer le suivi de l’exécution des recettes : contrôle des échéances et des engagements, création et transmission des factures, élaboration des titres d’avances et de recettes, et reporting auprès de l’organisme financeur.
• Concevoir, déployer et actualiser des outils d’analyse, de pilotage et de régulation (indicateurs, tableaux de bord, outils de suivi).
• Veiller au respect des règles et procédures administratives et contribuer à leur diffusion au sein des équipes du projet.

Assurer la gestion contractuelle ainsi qu’un appui transversal du projet Be Ready Now

• Contribuer à l’instruction des dossiers de demande de financement, en accompagnant le processus de validation budgétaire des projets déposés dans le cadre du projet Be Ready Now.
• Assurer la mise en place des projets : élaboration et gestion des actes attributifs, engagement des subventions et mise en paiement des aides correspondantes.
• Suivre les projets tout au long de leur cycle de vie, incluant le reporting financier annuel auprès de la commission européenne et le recouvrement des crédits non utilisés.
• Garantir la bonne circulation et la transmission fiable des informations auprès des différentes parties prenantes de l’Agence.
• Intervenir ponctuellement dans la gestion des dépenses de fonctionnement liées au projet.

Activités associées

• Mettre à jour les tableaux de bord du département.
• Contribuer à la mise en œuvre de la démarche qualité dans la gestion des activités.
• Participer à répondre aux enquêtes, audits et évaluations sur l’organisation, la production et les moyens de la structure.
• Participer à la rédaction des rapports d’activité et aux supports de communication.

Profil recherché

Connaissances :

• La maitrise de l’anglais est indispensable sur ce poste.
• Connaissance de l'environnement de la recherche.
• Connaissance de la démarche de contrôle interne et démarche qualité.
• Connaissance de l'administration.
• Connaissance des techniques de recueil des informations, de statistiques et des outils de traitement des données.
• La connaissance des procédures liées aux projets de recherche de la Commission Europénnes serait un plus.

Aptitudes :

• Goût des chiffres et de la rigueur.
• Sens de la pédagogie.
• Sens des responsabilités, du dialogue et du travail en équipe.
• Disponibilité.

Expériences souhaitées :

Expérience sur postes similaires appréciée.

Niveau de diplôme et formations :

Formation et/ou expérience en gestion administrative et financière, avec une spécialité contrôle de gestion / audit.