Assistante de direction (H/F)

GIP FORMAT TOUT LONG VIE INSER PROFES; Orléans; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une organisation de formation professionnelle située à Orléans recherche un assistant administratif pour assurer le suivi des dossiers et l'organisation du secrétariat de direction. Le candidat doit avoir une expérience d'au moins 12 mois et maîtriser les outils bureautiques. Le contrat proposé est un CDD de 12 mois, 38h/semaine, avec un salaire basé sur l'expérience. Les compétences clés incluent la gestion administrative et la capacité d'adaptation.

Qualifications

• Connaissance des fondamentaux de la communication.
• Maîtrise des outils bureautiques.
• Connaissance du fonctionnement de l'administration.

Responsabilités

• Assurer le suivi des dossiers administratifs.
• Gestion des appels téléphoniques.
• Rédaction de compte-rendu et procès-verbaux.

Connaissances

Assurer un accueil téléphonique

Gestion administrative du courrier

Planification des tâches et gestion des priorités

Description du poste

Missions principales :Assurer le suivi des dossiers et l'organisation administrative du secrétariat de direction de l'IFPRA en lien avec l'assistante de direction DRAFPICActivités essentielles :Aide à l'organisation du travail de l'équipe de directionGestion de la messagerie électronique, du courrier, de l'agendaGestion des appels téléphoniquesAccompagnement et relais du personnel de l'accueil DRAFPIC-IFPRAPréparation, organisation et gestion des réunions institutionnelles (assemblée générale, conseil d'administration.) et de séminaireRédaction de compte-rendu, de procès-verbaux des instances consultatives et délibérantes, gestion du processus de validation et de publication des documents administratifsOrganisation des élections professionnelles en lien avec les différentes instancesPrise de notes et rédaction de comptes rendusConception et rédaction de courriers, notes, documents (tableaux de bord, dossiers documentaires notamment dans le cadre de la production de rapports.)Traitement et transmission des décisionsLiaisons avec l'interne et l'externePrise en charge des aspects logistiques de la fonction de directionAssurer la communication des informations communes aux personnels DRAFPIC et IFPRARéférent archivesProfil du poste :ConnaissancesConnaissance des fondamentaux de la communicationMaîtrise des outils bureautiques et connaissance des applications académiquesConnaissance du fonctionnement de l'administration et de l'organisation du système éducatifConnaissance des services et des circuits administratifsConnaissances juridiques de baseSavoir-êtreSens de l'organisation : savoir anticiper, planifier, hiérarchiser les urgencesCapacité d'adaptationRéactivitéDisponibilité, adaptabilité et rigueurAptitude au travail en équipe et en réseauCapacité à communiquerSens de la réserve et de la confidentialitéSavoir-faireS'adapter aux différents interlocuteursFiltrer et orienter les informationsRédiger et mettre en forme des documentsEtre organiséFaire preuve de réserve et de discrétionCommuniquerAppliquer les procédures et les règles notamment juridiques

Type de contrat CDD - 12 Mois
Contrat travail Durée du travail 38H/semaineTravail en journée
Salaire

• Selon l'expérience et la grille

Déplacements Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 12 Mois Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer un accueil téléphonique Cette compétence est indispensable
• Gestion administrative du courrier Cette compétence est indispensable
• Planification des tâches et gestion des priorités Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité

Savoir-être professionnels

• Organiser son travail selon les priorités et les objectifs
• Faire preuve de rigueur et de précision
• Faire preuve de réactivité

Informations complémentaires

• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes

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