Assistant Moyen Généraux H / F

DIOT-SIACI; Boulogne-Billancourt; Sur place; EUR 30 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une entreprise de conseil en assurance recherche un(e) Assistant H/F pour assurer le suivi administratif de son site à Boulogne-Billancourt. Le poste implique la gestion de la logistique d'événements, le suivi des demandes internes et la facturation. Le candidat idéal a une formation Bac +2/3 en assistanat et une première expérience dans un contexte administratif. Le diplôme en gestion est souhaité, et une bonne maîtrise des outils bureautiques est essentielle.

Qualifications

• Première expérience en stage ou alternance dans un poste administratif ou gestion d'événement est un plus.
• Bonne maîtrise des outils bureautiques et aisance avec les outils numériques.
• Anglais scolaire requis.

Responsabilités

• Assurer le suivi administratif du site et soutenir l'équipe dans la gestion du bureau.
• Planifier et coordonner divers événements.
• S'assurer de la validation et du paiement des factures.

Connaissances

Rigueur

Fiabilité

Réactivité

Gestion des priorités

Capacité d'adaptation

Esprit d'équipe

Sens de la communication

Sens du service client

Formation

Formation Bac +2 à Bac +3 en assistanat, gestion ou administration

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Diot-Siaci est un leader européen du conseil et du courtage en assurance et réassurance en France comme à l'international, avec plus de 7000 collaborateurs et un chiffre d'affaires de plus d'un milliard d'euros (2024). Notre Groupe propose des solutions sur mesure pour ses clients en assurances de personnes, de biens, de responsabilités et de conseil RH.

CORPORATE, accompagne l'ensemble des business unit et activités du Groupe. En regroupant les fonctions transversales (finance, juridique, RH, marketing / communication, IT, digital, achat, risques & conformité). Notre mission est d'apporter notre expertise selon les domaines pour conseiller et accompagner les opérationnels d'apporter un service client et une expérience collaborateur de qualité.

Notre équipe Environement de travail, rattachée à notre Business Unit CORPORATE, est à la recherche de son nouvel Assistant H / F. A ce titre, votre rôle principal sera d'assurer le suivi administratif de notre site parisien et d'accompagner l'équipe dans la gestion et l'organisation de la vie du bureau.

Responsabilités

• Vie des Sites / Prestations
  • Gestion de l'outil de réservation des salles de réunion (création et gestion des comptes, suivi des demandes et des réservations, statistiques, déploiement et amélioration de l'outil si nécessaire)
  • Création et mise à jour de la communication DET
  • Gestion des interventions sur sites des différents prestataires (floral, distribution automatique prestations en salles de réunion)
  • Gestion au quotidien des demandes des clients internes et des fournisseurs
• Evènementiel
  • Planifier, organiser et coordonner des événements variés : séminaires, conférences, réunions d'équipe, événements clients, team building, etc.
  • Gérer la logistique : réservation de lieux, traiteurs, matériel, transports, hébergements, etc.
  • Assurer le suivi du budget alloué à chaque événement.
  • Superviser les prestataires et veiller à la bonne exécution de l'événement.
• Assistanat
  • Suivi reporting d'activité / Compte rendu
  • Gestion RDV / Déplacements / NDF
  • Bilan Social, Bilan Carbone
  • Gestion des abonnements des collaborateurs
  • Suivi des arrivées des nouveaux collaborateurs DET, accès IT, matériels, comptes
• Facturation
  • S'assurer de la validation et BAP des factures jusqu'au paiement
  • Gestion des litiges, suivi des relances

FORMATION

• Niveau d'études / diplômes :
  • Formation Bac +2 à Bac +3 (type BTS SAM, DUT GEA, licence pro ou équivalent) en assistanat, gestion ou administration.
• Langues et niveau :
  • Anglais Scolaire
• Connaissances informatiques :
  • Bonne maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook) et à l'aise avec les outils numériques.

EXPERIENCE PROFESSIONNELLE

• Expérience indispensable :
  • Une première expérience en stage ou alternance dans un poste administratif ou en gestion d'événement est un plus.

COMPETENCES REQUISES ET / OU

• Comportements nécessaires pour occuper le poste :
  • Rigueur / Fiabilité / Réactivité
  • Gestion des priorités
  • Capacité d'adaptation / Agilité
  • Capacité d'anticipation
  • Esprit d'équipe / collaboratif
  • Sens de la communication
  • Sens du service client
  • Capacité à gérer plusieurs tâches en parallèle, avec calme et méthode.
  • Une appétence pour l'organisation d'événements ou la coordination logistique est appréciée