ASSISTANT.E MÉCÉNAT- OFFICE MANAGER

Fondation INSA Lyon; Villeurbanne; Hybride; EUR 36 000 - 38 000; Plein temps

Résumé du poste

La Fondation d'enseignement supérieur à Villeurbanne recherche un(e) assistant(e) mécénat pour soutenir la gestion des programmes et des relations avec les mécènes. Le candidat idéal aura une formation Bac +3 et une expérience en assistanat. Les missions incluent l'organisation des instances de gouvernance, la gestion d'événements et la collecte de fonds. Rémunération de 36 à 38 KEuros bruts mensuels.

Prestations

9 semaines de congés et RTT

Accord de télétravail

Qualifications

• Expérience confirmée dans une fonction d’assistanat de direction ou de coordination.

Responsabilités

• Organiser les instances de gouvernance de la Fondation.
• Soutenir la gestion de l’activité de mécénat.
• Contribuer aux campagnes de sollicitation auprès des particuliers.
• Gérer les déplacements et événements, suivi administratif.

Connaissances

Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint)

Capacité de rédaction et de synthèse

Agilité et adaptabilité

Rigueur et sens de l'organisation

Qualités relationnelles

Formation

Formation de niveau Bac +3

Description du poste

Rattachement hiérarchique:

Sous la responsabilité du Directeur de la Fondation INSA Lyon et en liaison étroite, avec la responsable en charge de l’animation des relations avec les mécènes.

Missions principales:

L’assistant(e) mécénat assure un appui transversal à la Direction et à l’équipe de la Fondation INSA Lyon pour : organiser les instances de gouvernance, soutenir la gestion de l’activité de mécénat (programmes et relations mécènes), assurer la gestion administrative et logistique quotidienne du service, ainsi que le suivi de la relation des services internes et prestataires ou partenaires extérieurs.

ACTIVITÉS PRINCIPALES

► Appui et contribution à l’animation de programmes de mécénat

A) Pilotage et/ou suivi des programmes suivants:

• Programme Coups de Pouce : plannification des calendriers, préparation des appels à projets, communication, présélection des candidats, mobilisation des jurys, organisation des auditions, suivi des lauréats.
• Fonds Associations : réception, instruction et suivi des demandes de soutien.
• Programme de bourses sociales :
  • dans le cadre des bourses Tremplin : plannification des calendriers, préparation des appels à candidatures, gestion des dossiers, lien avec l’entreprise partenaire, organisation des commissions, suivi des bénéficiaires.
  • sur les autres bourses : réception et orientation des demandes élèves.

Plus largement :

• Valorisation des programmes : communication auprès de l’interne et de l’externe (animation du site web de la Fondation, mise en visibilité sur les réseaux sociaux, présentation de tout ou partie de l’offre à différentes occasions et auprès de différents publics, …)
• Contribution à l’élaboration périodique du bilan des programmes auprès des mécènes
• Réalisation de benchmarks sur les actions de mécénat proposés dans des établissements académiques

B) Relations Mécènes:

• Soutien à l’animation des relations (organisation d’événements notamment)
• Participation aux actions de communication autour des évènements attachés aux programmes de mécénat

C) Actions de collecte de fonds :

• Contribution aux lancements des campagnes de sollicitation auprès des particuliers : coordination avec le membre de l’équipe en charge de ces taches ainsi qu’avec l’agence en charge de la réalisation des supports, appui à la production de contenus, relecture des supports, suivi du calendrier de diffusion et mise en ligne des supports.

► Gestion des Instances de gouvernance de la Fondation

• Organisation logistique et administrative des séances dans le cadre des instances : bureaux, conseils d’administration, comités stratégiques principalement, commissions et comités de pilotage): participation à la création et formalisation des ordres du jour, envoi des invitations/convocations, organisation des déjeuners/dîners associés le cas échéant, accueil des participants, prises de notes en séance et rédaction des comptes-rendus.
• Élaboration et mise à jour du calendrier des instances, en coordination avec les différentes directions de l’INSA et de son écosystème.

► Activité d’office manager (gestion administrative et secrétariat) – mutualisé avec la Direction du Développement et des Relations Entreprises

• Gestion administrative et comptable: demandes de devis, établissement des bons de commande (GFC), suivi des factures et relations avec les prestataires.
• Organisation des déplacements, réunions et événements : réservations (hôtels, traiteurs, salles, transports…).
• Contribution à la circulation des informations internes et au bon fonctionnement quotidien du service.
• Collecte, exploitation et mise à jour des informations dans les bases de données pour le renouvellement des supports : fichiers entreprises….Gestion des appels entrants et orientation
• Gestion des premières prises de contacts des entreprises auprès de la Fondation

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COMPÉTENCES REQUISES

• Compétences techniques : Maîtrise complète des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint) et des outils de visio (Zoom, Teams).
• Capacité de rédaction et de synthèse.
• Idéalement, connaissance des processus administratifs et budgétaires de l’enseignement supérieur et des principes du mécénat.
• Compétences relationnelles : Agilité, adaptabilité et sens de l’initiative, permettant de gérer efficacement des situations variées.
• Rigueur, sens de l’organisation et des priorités.
• Qualités relationnelles, écoute, diplomatie et sens du service.

PROFIL RECHERCHÉ

• Formation de niveau Bac +3 dans les domaines de la gestion administrative, conduite de projets, administration des organisations ou du marketing
• Expérience confirmée dans une fonction d’assistanat de direction, de « Chief of Staff » ou de coordination/gestion administrative.
• Une connaissance du milieu de l’enseignement supérieur, de la recherche ou du mécénat serait un atout.
• Capacité à s’adapter rapidement à un nouvel environnement de travail et à prendre en main plusieurs dossiers en parallèle.

MODALITÉS

• Nature du poste : à l’occasion d’un remplacement de congé maternité – CDD de 9 à 12 mois
• Date de prise de fonction: janvier 2026
• Rémunération mensuelle brute : 36 à 38 KEuros selon expérience – temps plein / 37h – 9 semaines congés + RTT – Prévoyance/Mutuelle
• Lieu : Campus de l’INSA Lyon, Villeurbanne.
• Accord de télétravail à raison de 2 jours par semaine maximum pour un temps plein.
• Disponibilités ponctuelles en soirée lors d’événements ou de réunions exceptionnelles.

Candidature : CV et lettre de motivation, par mail : [e-mail] – Sous l’objet: Poste Assistant.e Mécénat

Étiqueté comme: Enseignement