Assistant.e de direction

Wild Legal; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une association engagée à Paris recherche un soutien administratif pour gérer l'agenda, organiser des événements et assister la direction. Le candidat idéal aura une formation en gestion, administration ou droits, et une expérience en coordination. Les tâches incluent la gestion comptable, le suivi administratif et la coordination des bénévoles. Nous recherchons une personne autonome, rigoureuse et dynamique, souhaitant contribuer à des causes essentielles.

Qualifications

• Expérience en appui de direction ou coordination administrative.
• Bonne maîtrise des outils de gestion et d'organisation.
• Aisance dans la rédaction et communication écrite.

Responsabilités

• Gérer l’agenda et organiser les réunions.
• Suivre les décisions et relancer les échéances.
• Appuyer la gestion comptable avec le cabinet comptable.
• Organiser la logistique des événements et formations.
• Contribuer à la vie associative et coordonner les bénévoles.

Connaissances

Gestion administrative

Organisation

Relationnel

Diplomatie

Formation

Formation en gestion, administration, droit ou sciences politiques

Outils

Outils bureautiques et collaboratifs

Description du poste

1/ Soutien stratégique et organisationnel à la direction

• Gestion de l’agenda, organisation des réunions et déplacements.
• Préparation de dossiers, prises de notes, comptes rendus, suivis des décisions.
• Interface entre la direction, les salarié·es, les bénévoles, le CA et les partenaires.
• Planification générale de l’association : suivi des échéances, relances, priorisation.
• Appui logistique et administratif aux projets transversaux (pédagogiques, juridiques, territoriaux).

2/ Gestion administrative et associative

• Gestion du courrier, classement, archivage, mise à jour des documents internes.
• Suivi administratif des conventions, contrats et documents juridiques (avec appui du pôle juridique).
• Organisation et préparation des instances : AG, CA, rapports d’activité, dossiers administratifs.
• Gestion des bases de données, outils collaboratifs et référentiels internes.
• Suivi RH opérationnel en lien avec le cabinet RH (contrats, congés, déclarations, procédures).

3/ Appui à la gestion comptable (hors partenariats financiers & demandes de subventions)

• Relation directe avec le cabinet comptable (transmission des pièces, relances, tableaux, justificatifs).
• Suivi des paiements courants, classement et archivage des documents comptables.
• Participation à l’élaboration des budgets internes (logistique, événements, fonctionnement).
• Appui à la préparation des documents nécessaires aux audits et clôtures annuelles.

4/ Logistique, coordination interne et support opérationnel

• Organisation logistique des événements et formations : réservations, matériel, feuilles de présence, suivi des participants.
• Coordination de petites équipes projet : circulation des informations, planification, suivi.
• Appui administratif aux programmes pédagogiques (procès simulés, MOOC, formations).
• Soutien ponctuel à la communication interne et externe (relecture, mise en forme de documents, actualisation simple du site ou des plateformes).

5/ Participation à la vie associative

• Contribution à la coordination des bénévoles, stagiaires, intervenants.
• Implication dans la structuration de l’association, amélioration des outils et procédures internes.

Représentation de Wild Legal lors d’événements internes si nécessaire.

Vous êtes titulaire d’une formation en gestion, administration, droit, sciences politiques ou management associatif, et vous disposez d’une première expérience réussie en appui de direction ou en coordination administrative, idéalement au sein d’une association ou d’une petite structure dynamique. Vous maîtrisez les outils bureautiques et collaboratifs, savez organiser, prioriser et structurer des flux d’information, et vous faites preuve d’une grande rigueur dans le suivi administratif.

Vous êtes à l’aise avec la rédaction de documents, possédez un excellent sens du relationnel et savez faire preuve de diplomatie. Vous travaillez de manière autonome tout en ayant le sens du collectif, et appréciez de soutenir une équipe dans un environnement en évolution.

Créatif·ve, curieux·se, fiable et méthodique, vous aimez résoudre les problèmes, faciliter la circulation de l’information et garantir une organisation fluide et efficace. Enfin, vous souhaitez mettre vos compétences au service d’une cause essentielle, la défense du Vivant, et contribuer à une association engagée pour la reconnaissance des droits de la Nature.