Assistant.e de direction

Université Paris Descartes; Paris; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Une université prestigieuse située à Paris recherche un professionnel en assistance stratégique et organisationnelle. Le candidat sera chargé de coordonner les échanges entre les différents services, de gérer l'agenda stratégique et de soutenir la gestion des ressources humaines. Une maîtrise du français, des compétences en communication et en outils bureautiques sont essentielles. Ce poste nécessite une bonne capacité d'organisation et de travail en équipe.

Qualifications

• Capacités à organiser et gérer des réunions en distanciel.
• Savoir accueillir du public.
• Capacité à gérer un calendrier complexe.

Responsabilités

• Suivre le calendrier stratégique de la Faculté.
• Organiser des conseils facultaires et de direction.
• Gérer les échanges avec les instances universitaires.

Connaissances

Maîtrise de l'expression écrite et orale française

Techniques de communication

Utilisation de Word

Utilisation d'Excel

Utilisation de PowerPoint

Utilisation d'Outlook

Anticipation des attentes de la direction

Travail en équipe

Description du poste

Forte de ses 24 450 étudiant.e.s, 40 structures de recherche et 1 633 chercheur.e.s, enseignant.e.s-chercheur.e.s, personnels administratifs et techniques et de douze composantes, la Faculté Sociétés et Humanités est l’une des trois facultés d’Université Paris Cité. Lieu d’échanges des savoirs et vivier de recherches pluridisciplinaires, cette faculté a la particularité de couvrir l’ensemble des champs disciplinaires dans les secteurs des arts, lettres, langues, sciences humaines et sociales, psychologie, sciences et techniques des activités physiques et sportives ainsi que les disciplines juridiques, économiques et de gestion. Elle intègre également l’IUT Rives de Seine..

Assistance stratégique et organisationnelle à la direction

• Suivre de façon transversale l’agenda stratégique de la Faculté : priorités politiques, échéances institutionnelles, événements majeurs,
• Préparer des dossiers, des réunions, des ordres du jour, des notes pour le doyen, pour la direction générale,
• Gérer des échanges avec les instances universitaires : présidence, directions centrales, UFR…
• Gérer l’information : réponses aux demandes, courrier, accueil téléphonique et physique, en interne et en externe,
• Organiser, alimenter, mettre à jour des bases de données.

Coordination et liaison entre les services et composantes

• Assurer l’interface entre le doyen, les directions de services, les 12 composantes, les partenaires externes,
• Garantir la fluidité de l’information : hiérarchiser, transmettre, filtrer,
• Assurer la bonne circulation des parapheurs,
• Organiser le Conseil facultaire, le conseil des directions de Pôles et des composantes,
• Suivre les actions décidées en conseil de faculté ou en comité de direction,
• Élaborer un calendrier complexe,
• Rédiger des comptes-rendus,
• Gérer plusieurs adresses mail de service.

Soutien à la gestion des ressources humaines

• Contribuer au déploiement d’oHRis en tant que référent, en lien avec le Pôle RH facultaire
• Collecter auprès des directeurs et directrices de Pôles le télétravail et le régime des agents de la Faculté et transmettre le travail…
• Recenser les personnels grévistes auprès des directeurs et directrices de Pôles et transmettre les informations à la DGDRHO
• Maîtriser l’expression écrite et orale française
• Maîtriser les techniques de communication (mise en place de réunions en distanciel via Zoom) et maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, Powerpoint, Outlook
• Rédiger des courriers et des documents administratifs
• Savoir accueillir du public
• Savoir gérer son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe
• Anticiper les attentes de la direction et représenter ses intérêts dans des échanges transverses
• Utiliser les logiciels spécifiques à l’activité
• Savoir recueillir, traiter et transmettre les informations
• Travailler seul, en équipe et en transverse
• Savoir rendre compte
• Appliquer les dispositions réglementaires
• Savoir prioriser ses activités