Assistant(e) administratif(ve) gestion des candidats - H/F

ESTP Paris; Cachan; Sur place; EUR 28 000 - 35 000; Plein temps

Résumé du poste

Une école d'ingénieurs recherche un assistant administratif à Cachan pour soutenir les équipes dans les tâches administratives et logistiques. Le candidat idéal aura un Bac+2 en administration et une expérience dans le secteur. Les responsabilités incluent le suivi des candidatures et la coordination d'événements. Ce CDI est à pourvoir dès que possible.

Qualifications

• Formation Bac+2 ou équivalent en administration, gestion ou assistanat.
• Première expérience dans le domaine administratif ou du recrutement est un plus.
• Intérêt pour le secteur de l'enseignement supérieur et de la construction.

Responsabilités

• Assister les équipes commerciales sur les aspects administratifs et logistiques.
• Suivre et traiter les dossiers de candidature.
• Coordonner l’organisation des forums et événements.
• Répondre aux demandes entrantes via email et téléphone.
• Participer à l'organisation des journées portes ouvertes.

Connaissances

Gestion de plusieurs tâches

Capacité d'organisation

Rigueur administrative

Maîtrise de Word et Excel

Très bonne qualité rédactionnelle

Autonomie

Formation

Bac+2 ou équivalent en administration

Outils

Word

Excel

Outlook

Description du poste

Contexte

Création d’un poste d’assistant administratif sous la responsabilité du responsable du recrutement et des relations candidats au sein de la Direction de l’Enseignement. Ce poste participe au déploiement de la démarche de relations clients / prospects et candidats visant à développer le recrutement des futurs étudiants et apprentis de l’ESTP sur les campus de Cachan, Dijon, Orléans et Troyes.

Mission principale

Basée sur le site de Cachan, au sein d’une équipe de cinq personnes et en coordination avec les quatre campus de formations initiales (Cachan, Dijon, Orléans et Troyes), la mission principale est d’assister et d’épauler les équipes commerciales sur les aspects administratifs, logistiques et organisationnels. Le/la candidat(e) assurera une partie de la relation clients notamment sur la préparation des jurys, le suivi et le traitement des dossiers de candidature et toute mission administrative nécessaire pour assurer le bon fonctionnement et les missions du service recrutement des élèves. Ce poste a une forte composante transversale entre les services de l’école et les différents campus.

Détail des missions

Gestion administrative et financière :

• Assurer le suivi et le traitement des notes de frais des ambassadeurs lors de leurs déplacements.
• Veiller à la conformité des justificatifs et au respect des procédures internes.

Suivi des candidatures :

• Réceptionner, contrôler et traiter les dossiers de candidature.
• Rédiger, classer et archiver les documents administratifs (procès-verbaux de jury, dossiers candidats).
• Relancer les candidats par téléphone et assurer un suivi personnalisé.
• Mettre à jour les plateformes de recrutement et assurer la fiabilité des données.

Organisation des actions de promotion et forums :

• Coordonner l’organisation des forums auprès des écoles cibles en lien avec le réseau des ambassadeurs.
• Participer à la logistique et au bon déroulement des événements (réservation, matériel, accueil).

Communication et relation candidats :

• Répondre aux demandes entrantes via le mail générique « étudiants France ».
• Gérer le planning et le dispatch des rendez‑vous en ligne.
• Participer au traitement des appels entrants et orienter les interlocuteurs.

Participation aux événements internes :

• Contribuer à l’organisation des journées portes ouvertes, salons et sessions de sélection (écrits et oraux).
• Assurer un rôle de soutien logistique et administratif lors de ces événements.

Support aux équipes :

• Apporter une assistance administrative et logistique aux équipes de recrutement.
• Participer à l’amélioration continue des processus administratifs et organisationnels.

Profil recherché

Formation :

Bac+2 ou équivalent en administration, gestion ou assistanat. Une première expérience dans le domaine administratif ou du recrutement est un plus. Intérêt pour le secteur de l’enseignement supérieur et de la construction.

Compétences :

• Capacité à gérer plusieurs tâches simultanément et à respecter les délais.
• Capacité d’organisation et gestion des priorités.
• Rigueur administrative.
• Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, Outlook, …).
• Très bonne qualité rédactionnelle.
• Autonomie.

Aptitudes relationnelles :

• Capacités relationnelles et sens de l’écoute.
• Goût du contact avec les équipes internes et avec les clients externes.
• Faire preuve de curiosité et d’intérêt pour nos activités et nos clients.
• Capacité à travailler en équipe et à collaborer avec différents interlocuteurs internes et externes.
• Dynamisme et proactivité dans la gestion des missions.

Statut

CDI - technicien

Localisation

Ce poste est basé à CACHAN (94).

Disponibilité

Poste à pourvoir dès que possible.

Les candidat(e)s sont invité(e)s à adresser un C.V. et une lettre de motivation au Service des Ressources Humaines de l’ESTP, [e-mail].