Assistant de la Direction des Soins H/F

Hôpital Foch; Suresnes; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital privé à but non lucratif en Île-de-France recherche un(e) assistant(e) pour soutenir le Directeur des Soins. Le candidat idéal doit avoir un B.T.S. en assistanat et au moins 2 ans d'expérience. Les responsabilités incluent la gestion des agendas, la coordination des réunions et la communication interne. Un bon niveau de maîtrise des outils bureautiques est requis. Poste à 35 heures par semaine, du lundi au vendredi.

Qualifications

• Bac+2 en assistanat ou gestion requis.
• Expérience en assistanat de direction souhaitée.

Responsabilités

• Assister le Directeur des Soins dans la coordination des activités.
• Gérer les agendas et organiser des réunions.
• Assurer la communication interne avec le personnel médical.
• Traiter les factures et les demandes d'interventions.

Connaissances

Discrétion et confidentialité

Autonomie

Rigueur

Adaptabilité

Organisation

Capacité à travailler en équipe

Sens relationnel

Esprit d'initiative

Dynamisme

Formation

B.T.S. Assistante de Direction

Expérience professionnelle de 2 ans minimum

Outils

Word

Excel

PowerPoint

Description du poste

À propos de nous

Avec un effectif de 2 300 collaborateurs dont plus de 300 médecins, l’ Hôpital Foch, hôpital privé sans but lucratif, propose des prises en charge pluridisciplinaires de haut niveau dans la quasi-totalité du champ médical et chirurgical de l’adulte avec une spécialisation sur les deux axes transversaux que sont la greffe et le cancer.

Sa forte implication dans l’enseignement, la formation, la recherche et son plateau médico-technique de pointe en font l’un des hôpitaux privés à but non lucratif les plus performants de France et l\'un des plus importants établissements hospitaliers d’Ile-de-France.

Situé à 5 minutes de La Défense, aux portes de Paris, l\'Hôpital Foch dispose d\'un large accès en transports en commun (Transilien, Tramway T2, bus)

Mission

Votre mission est d\'assister le Directeur des Soins et les Cadres supérieurs de santé à coordonner les activités.

Secrétariat

• Rédiger l’ensemble des documents nécessaires à la demande du directeur des Soins
• Réceptionner le courrier et les appels téléphoniques en assurant le filtrage et la transmission et gérer la boîte mail générique de la direction des Soins
• Gérer les agendas (prise de rendez-vous, déplacements, réunions…) du directeur des Soins et des cadres supérieurs de santé des secteurs cliniques
• Planifier et coordonner l’organisation des réunions Cadres de santé et de la Commission des soins, en assurant le suivi des présences et des mandats
• Assurer la communication interne avec les cadres de santé (et le corps médical si nécessaire)
• Commander les fournitures bureautiques et envoyer les demandes d’interventions
• Traiter les factures et les transmettre au service Comptabilité pour règlement
• Planifier, préparer et saisir les entretiens annuels des membres de la direction des Soins dans le logiciel dédié et les soumettre à signatures

Formation

• Organiser et coordonner la réunion annuelle du comité du pilotage « THE ROOM », en collaboration avec le cadre supérieur de santé référent Qualité
• Etablir les outils de planification des sessions et participer à la préparation des supports de formation
• Être en appui des formateurs lors des sessions de formation en cours

Gestion de projets

Assister le directeur des Soins et les cadres supérieurs de santé sur la gestion de projets (« Challenge Médicament », audits…)

Hébergement Temporaire / Hôtel hospitalier

• Représenter le directeur des Soins lors des réunions du comité de pilotage sur l’hôtel hospitalier
• Réceptionner, traiter et assurer le suivi des factures, transmises par les hôtels, relatives aux séjours de patients ayant bénéficié du dispositif
• Assister la direction quant au choix de nouveaux prestataires (visites d’hôtels, entretiens téléphoniques…) et être leur interlocuteur principal

Gestion du temps de travail

Construire et mettre à disposition les plannings des cadres de santé et des membres de la direction des Soins

• Saisir dans le logiciel de gestion des temps de travail les absences (congés, RTT, formations…) et gardes des membres de la direction des Soins

Activités transverses

• Assurer la permanence téléphonique de la ligne de garde
• Réaliser et diffuser chaque semaine sur l’intranet le tableau de gardes des personnels médicaux, soignants, administratifs et techniques, en collaboration avec les cadres de nuit
• Mettre à jour chaque mois le classeur de gardes et astreintes
• Etablir et diffuser la liste de gardes trimestrielle des cadres de santé (17-20h)
• Mettre en ligne les rapports de garde quotidiennement sur TEAMS

Profil

Diplômes / Niveau requis

• B.T.S. Assistante de Direction / Assistant de Manager / Assistante de Gestion
• Expérience professionnelle de 2 ans minimum

Capacités / aptitudes

• Discrétion et confidentialité
• Autonomie, rigueur, adaptabilité et organisation
• Forte capacité à travailler en équipe et sens relationnel
• Esprit d’initiative, dynamisme

Connaissances techniques

• Maîtrise des outils bureautique : Word, Excel, PowerPoint et logiciels internes
• Connaissance de la CCN51 (FEHAP)
• Fonctionnement et organisation interne de l’établissement

Rattachement hiérarchique

Directeur des Soins

Liens fonctionnels

Tous les services métiers ou support de l’hôpital

Horaires et rythme de travail

35 heures / semaine

Lundi au vendredi, de 9h à 17h (avec 1h de coupure)