Assistant / Assistante de direction temps partiel (H/F)

KOELIS; Meylan; Sur place; EUR 25 000 - 35 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une entreprise d'ingénierie recherche un(e) Assistant(e) de direction à temps partiel pour soutenir le Président et le Comité de Direction dans la gestion des tâches administratives et organisationnelles. Le poste nécessite une expérience significative (36 mois) en administration. Le travail est basé à Meylan avec un contrat CDI à 20 heures par semaine.

Qualifications

• Expérience de 36 mois dans un poste similaire requise.
• Capacité à gérer des priorités et des tâches administratives.

Responsabilités

• Soutenir le Président et le Comité de Direction dans les tâches administratives.
• Organiser et gérer les réunions du Président.
• Gérer les voyages en France et à l'international.

Connaissances

Gestion administrative

Accueil téléphonique

Gestion du courrier

Planification

Description du poste

Offre n° 199ZLPX

Assistant / Assistante de direction temps partiel (H/F)

QUELLE SERA VOTRE MISSION AU SEIN DE KOELIS ?

Rattaché(e) à la direction, vous assurez un soutien administratif et opérationnel au Président et au comité de Direction, et prenez en charge la gestion d'activités administratives liées à la gestion de KOELIS.

QUELLES SERONT VOS ACTIVITES PRINCIPALES ?

• Soutenir le Président et le Comité de Direction dans ses tâches administratives et opérationnelles
• Assurer la gestion des documents et archives administratives, notamment légales, auprès du Président et du Conseil d'Administration.
• Organiser et gérer les réunions du Président et du Comité Exécutif (ordres du jour ; invitations ; réservation salles de réunion ; rédaction, diffusion, archivage des comptes-rendus ; logistique matérielle)
• Mettre en page, diffuser, archiver des documents (courriers, contrats, accords de confidentialité, notes de direction, etc.).
• Gérer les relations avec les partenaires (associations professionnelles, etc.).
• Assurer le standard téléphonique, filtrer les appels et orienter les demandes.
• Organiser les déplacements en France et à l'international
• Gérer les relations, suivre et négocier les contrats avec les prestataires (hôtels, agence voyage, leasing voiture).
• Gérer la plateforme de réservations de voyages (profils et droits utilisateurs).
• Gérer le véhicule de société (plateforme de réservation, maintenance véhicule).
• Effectuer des réservations occasionnelles pour la Direction (taxi, avion, train, hôtels), et en particulier les abonnements du Président.
• Support au quotidien aux salariés et aux autres services de l'entreprise: Apporter son soutien dans l'organisation d'événements internes (séminaires d'entreprise, points communication, audits, etc.), Intranet : participer à la rédaction et mise en ligne des contenus, vérifier les informations et les mettre à jour quand nécessaire.
• Gestion des appels téléphoniques entrants avec la société qui gère notre standard.
• Suivre le stock de fournitures de bureau, passer des commandes, gestion et optimisation du local de fournitures.
• Commander des plateaux-repas, être le référent sur les plateformes repas externes (Refectory, Hop Lunch, Class Croûte ...).
• Gérer les stocks des services aux collaborateurs (café).
• Être un support au coordinateur services généraux et à d'autres directions si besoin.

Type de contrat CDI

Contrat travail Durée du travail Temps partiel - 20H/semaineTravail en journée

Salaire

• Primes
• fixe + variable

Déplacements: Jamais

Profil souhaité

Expérience

• 36 Mois Cette expérience est indispensable

Compétences

• Assurer la gestion administrative et financière d'une activité
• Assurer un accueil téléphonique
• Gestion administrative du courrier
• Planification des tâches et gestion des priorités

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Ingénierie, études techniques