Assistant / Assistante administrative et pédagogique (H/F)

GRETA CFA LYON METROPOLE; Vaulx-en-Velin; Sur place; EUR 22 000 - 25 000; Plein temps

Résumé du poste

Un organisme de formation en Auvergne-Rhône-Alpes recherche un Assistant/Assistante administrative et pédagogique. Vous serez responsable de la gestion administrative et financière des formations, de l'accueil des stagiaires et de la communication avec les partenaires. Un Bac+2 en gestion est requis, ainsi qu'une maîtrise des outils bureautiques. Ce poste en CDD de 6 mois est fortement axé sur l'organisation et le relationnel.

Qualifications

• Diplômé(e) d'un Bac+2 en gestion ou comptabilité avec une expérience significative en centre de formation.
• Très bonne maîtrise des outils bureautiques et du Pack Office.
• Une expérience dans le secteur de la formation souhaitée.

Responsabilités

• Suivi et gestion administrative des actions de formation.
• Accueil téléphonique et mise en relation avec les interlocuteurs et les clients.
• Participer aux audits qualité et maintenir un haut niveau d'expertise.

Connaissances

Accueillir, orienter, renseigner un public

Assurer la gestion administrative d'une activité

Assurer le suivi de dossiers administratifs

Classement, archivage

Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint)

Utiliser les outils numériques

Formation

Bac+2 en gestion ou comptabilité

Outils

AMMON

KAIROS

Description du poste

Offre n° 199WYJZ
Assistant / Assistante administrative et pédagogique (H/F)

Organisme de formation continue et d'apprentissage, le GRETA CFA Lyon Métropole est implanté dans le bassin lyonnais. Nous accompagnons salariés, demandeurs d'emploi, personnes en reconversion et jeunes dans leurs projets d'évolution professionnelle, grâce à une offre de formation adaptée aux besoins du marché du travail.Dans le cadre d'un départ, nous recherchons :Un(e) Assistant(e) administratif(ve) et pédagogiqueLieu : Villeurbanne (sur 2 établissements différents)

Vos missions principales :Au sein du site la Martinière Monplaisir, vous contribuerez à :

Suivi et gestion administrative :- Traitement et suivi administratif et financier des actions de formation (attestations de présence, rémunérations stagiaires, conventionnement, facturation).- Gestion des dossiers stagiaires (dossier individuel, présences, relations employeurs,...)- Saisie régulière dans le SI des données d'activité et du suivi des formations des stagiaires.- Saisie des informations sur les progiciels des financeurs.- Accueil téléphonique et mise en relation avec les interlocuteurs et les clients.- Accueil et information des stagiaires.- Réalisation des convocations aux réunions, examens, jury.- Traitement du courrier, classement et diffusion de l'information.

Qualité et conformité- Participer aux audits qualité et maintenir un haut niveau d'expertise dans votre spécialité.- Respecter les cadres réglementaires ainsi que les démarches de responsabilité sociale et environnementale.Analyser et rapporter tout dysfonctionnement ou anomalie détectée.- Communication et relationnel- Accueillir, informer et répondre aux demandes des partenaires internes et externes.- Mise à jour du fichier clients, participation à l'action commerciale.

Avec ces missions variées, vous contribuerez activement au bon déroulement des formations et à l'expérience des apprenants, tout en participant à des projets structurants pour le service.

Votre profil :- Diplômé(e) d'un Bac+2 en gestion ou comptabilité avec une expérience significative en centre de formation (apprentissage et formation continue).- Très bonne maîtrise des outils bureautiques et du Pack Office.- Une expérience dans le secteur de la formation souhaitée.- Connaissance des logiciels AMMON, KAIROS.- Qualités recherchées : organisation, réactivité, rigueur, stabilité, capacité d'adaptation et sens du relationnel.

Type de contrat CDD - 6 Mois
Contrat travail Durée du travail 35H/semaineTravail en journée
Salaire

• Salaire brut : Mensuel de 22000.0 Euros à 25000.0 Euros sur 12.0 mois
• Salaire en fonction de la grille de l'éducation nationale cat B

Déplacements Déplacements: Fréquents

Expérience

• 6 Mois Cette expérience est indispensable
• Bac ou équivalent- Administration / Gestion Cette formation est indispensable

Compétences

• Accueillir, orienter, renseigner un public Cette compétence est indispensable
• Assurer la gestion administrative d'une activité Cette compétence est indispensable
• Assurer le suivi de dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Classement, archivage Cette compétence est indispensable
• Classer des documents Cette compétence est indispensable
• Collaborer avec les équipes RH pour la mise à jour des dossiers Cette compétence est indispensable
• Communiquer avec ses collègues ou avec son hiérarchique par tous moyens disponibles (téléphone, mails ou via un carnet de liaison) Cette compétence est indispensable
• Développer des stratégies pour améliorer l'efficacité administrative Cette compétence est indispensable
• Gérer les appels téléphoniques entrants et sortants Cette compétence est indispensable
• Gérer les documents administratifs et financiers liés aux transactions (contrats, factures, etc) Cette compétence est indispensable
• Maintenir à jour les dossiers administratifs Cette compétence est indispensable
• Maîtrise du pack Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint) Cette compétence est indispensable
• Mettre à jour un dossier, une base de données Cette compétence est indispensable
• Optimisation des processus Cette compétence est indispensable
• Optimiser la performance de l'organisation Cette compétence est indispensable
• Pour un engagement de longue durée Cette compétence est indispensable
• Procédures administratives Cette compétence est indispensable
• Relayer de l'information Cette compétence est indispensable
• Réaliser la gestion administrative des contrats Cette compétence est indispensable
• Rédiger un rapport, un compte rendu d'activité Cette compétence est indispensable
• Répondre aux appels téléphoniques, mails, tchat et renseigner les clients Cette compétence est indispensable
• Utiliser les outils numériques Cette compétence est indispensable
• Français Cette langue est indispensable

Savoir-être professionnels

• Avoir l'esprit d'équipe
• Faire preuve d'autonomie
• Etre force de proposition

Informations complémentaires

• Qualification : Employé qualifié
• Secteur d'activité : Formation continue d'adultes