Apprentissage - Assistant de direction - H/F

Inserm France; Paris; Sur place; EUR 40 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Un institut de recherche recherche un apprenti administratif pour soutenir le département des Ressources Humaines. Les candidats doivent maîtriser les outils bureautiques, avoir un BAC et préparer un BTS SAM ou un DUT secrétariat. Le poste implique des tâches variées, telles que la gestion des réunions et la rédaction de documents, dans un environnement dynamique. Un bon sens de la communication et de l'organisation est essentiel.

Qualifications

• Maîtriser l’orthographe et les techniques rédactionnelles.
• Capacité à adapter son discours à son interlocuteur.
• Planifier un travail, prioriser, et gérer les urgences.

Responsabilités

• Assurer un appui administratif et logistique pour le secrétariat.
• Gérer les relations internes et externes.
• Instruire des dossiers et préparer des documents.
• Organiser et suivre des réunions et manifestations.

Connaissances

Maîtriser Word

Maîtriser Excel

Maîtriser Power Point

Techniques rédactionnelles

Formation

BAC

BTS SAM

DUT secrétariat ou assistanat

Description du poste

Description

Le département des ressources humaines (DRH) propose et met en œuvre la politique nationale de gestion des ressources humaines de l’Institut. Ce faisant, il organise la valorisation des emplois et des compétences des personnels, ainsi que l’optimisation des conditions de travail. Il s’appuie sur les responsables ressources humaines régionaux qui assurent une gestion de proximité.

Mission principale

Au sein du département des Ressources Humaines, sous l'autorité de l’assistante de Direction, vous aurez pour mission d’assurer un appui administratif et logistique dans la gestion du secrétariat du département des Ressources Humaines. Vous devrez également gérer les relations internes et externes et seconder l’assistante de direction dans le traitement d’informations nécessaires à la préparation de dossiers spécifiques.

Activités principales

• Traiter les contacts des responsables : gestion du planning, des déplacements, filtrage des interlocuteurs
• Transmettre en interne et en externe les décisions et informations pertinentes
• Instruire des dossiers : constitution et synthèse des documents
• Planifier, organiser et assurer le suivi de réunions, rencontres, manifestations
• Concevoir et mettre en forme des supports de réunions, séminaires
• Établir des comptes-rendus de réunion et des relevés de décision
• Faire circuler l’information tant en interne qu’en externe
• Constituer et gérer un fonds documentaire administratif
• Rédiger des courriers et des documents administratifs
• Créations ou suppressions de compte domaine ou compte courriel liés aux arrivées et départs de personnels
• Engager les diverses commandes sur l’outil de gestion financière, et assurer le suivi des factures
• Aide au suivi du budget de fonctionnement du département

Profil recherché

Connaissances

• Maîtriser Word, Excel, Power Point
• Maîtriser l'orthographe et les techniques rédactionnelles

Savoir-faire

• Adapter son discours à son interlocuteur
• Planifier un travail, prioriser, et gérer les urgences

Aptitudes

• Posture professionnelle attendue
• Sens du dialogue et de la communication
• Sens de l’accueil
• Curiosité
• Discrétion professionnelle
• Rigueur, méthodologie et sens de l'organisation
• Autonomie, adaptabilité
• Capacité à travailler en binôme

Niveau de diplôme requis

BAC

Niveau de diplôme préparé

BTS SAM, DUT secrétariat ou assistanat