Agent / Agente d'accueil (H/F)

Communauté de communes du Pays Saintois; Tantonville; Sur place; EUR 20 000 - 40 000; Temps partiel

Résumé du poste

Une collectivité territoriale basée à Tantonville recherche un(e) Agent / Agente d'accueil pour assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés. Le poste requiert une expérience en accueil public et une bonne maîtrise des outils informatiques. Le contrat proposé est un CDD de 12 mois à temps partiel (32 heures par semaine).

Qualifications

• Expérience d'accueil du public indispensable, minimum 1 an.
• Compétences en gestion des publics difficiles et écoute active.

Responsabilités

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés.
• Gérer les demandes de la population et orienter le public.
• Gérer le secrétariat général et les moyens matériels.

Connaissances

Applications informatiques professionnelles

Connaître la bureautique courante

Connaître les procédures d'urgence

Connaître les règles de communication

Gestion des publics difficiles et l'écoute active

Très bonne connaissance des outils informatiques

Très bonne connaissance du pack office

Très bonne maitrise Français orthographe/grammaire

Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public

Assurer un accueil téléphonique

Description du poste

Agent / Agente d'accueil (H/F) 54 - TANTONVILLE

Offre n° 200VWFQ - Agent / Agente d'accueil (H/F)

Activités et tâches principales du poste

• Assurer l'accueil physique et téléphonique des administrés et de tout type de public
  • Accueillir le public sur place ou par téléphone avec amabilité.
  • Renseigner le public sur place ou par téléphone.
  • Recevoir, filtrer et orienter les appels.
  • Identifier et gérer la demande et son degré d'urgence.
• Maintenir l'accueil et orienter le public vers les différents services
  • Renseigner sur l'organisation et le fonctionnement de la collectivité (connaître l'organigramme de la collectivité et les missions des différents services).
  • Assurer un accueil de qualité valorisant l'image de la collectivité.
  • Orienter le public vers les services ou organismes compétents, accompagner et présenter les visiteurs.
  • Gérer les demandes de la population, (attestation, etc...).
• Aider à la gestion du secrétariat général et des moyens matériels de la CCPS
  • Gérer la réservation et tenir le planning des salles de la collectivité.
  • Assurer la commande des matériels, produits d'entretien et de bureautique.
  • Assurer les commandes diverses (gerbes de fleurs, repas officiels...).
  • Assurer le classement et l'archivage des documents administratifs et techniques à la charge de l'agent.
  • Gérer les photocopies (le cas échéant).
  • Gérer les prêts (minibus, matériels..) et établir les conventions.
  • Gérer les distributions aux habitants (récupérateurs...).
• Gérer le courrier et diffuser l'information et la documentation
  • Gérer le courrier : Réceptionner, distribuer et expédier le courrier.
  • Tenir les registres de courrier "départ" et "arrivée". Assurer le traitement des courriers départ.
  • Mettre sous pli et affranchir. Enregistrer informatiquement le courrier.
  • Afficher et diffuser l'information.
  • Constituer, actualiser et diffuser un fond de documentation.

Activités et tâches secondaires du poste

• Assurer la gestion administrative sur certains domaines.
• Appliquer les consignes de sécurité relatives à la sécurité des personnes, des biens et des locaux.

Relations fonctionnelles

• En interne : Relations quotidiennes avec les agents de la CCPS et notamment le secrétariat de direction pour transmission d'informations.
• En externe : Contact direct et permanent avec le public, les collectivités en relation (ex: Syndicats, Centre de Gestion,...), autres administrations (Trésor Public, Préfecture, ...), les entreprises privées et les associations (échange d'informations, réservation de salles, ...).

Type de contrat

CDD - 12 Mois
Contrat travail
Durée du travail
Temps partiel - 32H/semaine
Travail en journée

Salaire

• traitement de base indiciaire

Expérience

• 1 An(s) - accueil du public; Cette expérience est indispensable

Compétences

• Applications informatiques professionnelles; Cette compétence est indispensable
• Connaître la bureautique courante; Cette compétence est indispensable
• Connaître les procédures d'urgence; Cette compétence est indispensable
• Connaître les règles de communication; Cette compétence est indispensable
• Connaître les techniques de rédaction administrati; Cette compétence est indispensable
• Gestion des publics difficiles et l'écoute active; Cette compétence est indispensable
• Très bonne connaissance des outils informatiques; Cette compétence est indispensable
• Très bonne connaissance du pack office; Cette compétence est indispensable
• Très bonne maitrise Français orthographe/grammaire; Cette compétence est indispensable
• Actualiser l'affichage, les informations mises à la disposition d'un public
• Assurer un accueil téléphonique
• Contrôler l'accès et la circulation des personnes
• Corriger et mettre en forme un document
• Identifier, traiter une demande client
• Mettre à jour un dossier, une base de données
• Modalités d'accueil
• Relayer de l'information
• Règles et consignes de sécurité
• Réaliser une veille documentaire
• Techniques de communication orales, écrites et numériques
• Utiliser les outils numériques

Informations complémentaires

• Qualification : Employé non qualifié
• Secteur d'activité : Administration publique générale

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