adjoint administratif - BDE Hospitalisation Nord - H/F

Centre Hospitalier Universitaire de Grenoble; La Tronche; Sur place; EUR 30 000 - 40 000; Plein temps

Résumé du poste

Un hôpital public en Auvergne-Rhône-Alpes recherche un agent administratif pour l'accueil et la gestion des dossiers des patients au Bureau des entrées. Le candidat idéal devra avoir de bonnes compétences relationnelles, maitriser le logiciel PASTEL, et respecter les règles de confidentialité. Cette position exigeuna bonne capacité à travailler sous pression et une compréhension empathique des patients.

Qualifications

• Connaissance des règles de fonctionnement de l'hôpital.
• Capacité de travailler sous pression tout en assurant la confidentialité.
• Identifie et analyse les situations exceptionnelles.

Responsabilités

• Accueil des patients et constitution de leur dossier administratif.
• Enregistrement des informations dans le logiciel d'admission.
• Gestion des appels entrants et des informations aux visiteurs.

Connaissances

Gestion du stress

Discrétion

Compétences relationnelles

Maîtrise du logiciel PASTEL

Description du poste

Description

Profil de poste – Direction de la clientèle

Agent administratif en poste à l’accueil du Bureau des entrées Hospitalisation Nord.

La direction de la clientèle est en charge de la fonction accueil, facturation, recouvrement. Elle est constituée de neuf secteurs dont six bureaux des entrées et intervient sur les différents sites géographiques du CHU Grenoble-Alpes.

Lieu d’exercice

• Secteurs: Hôpital Nord à la Tronche
• Unité ou secteur concerné: Bureau des Entrées
• Domaine: Hospitalisation MICHALLON

Missions

Missions de l’établissement: Accueil, diagnostic, soins et prise en charge 24H sur 24 et 7 jours sur 7 des personnes présentant des problèmes de santé.

Mission du bureau des entrées: Accueil administratif des patients pour une préadmission ou admission directe en hospitalisation.

Constitution du dossier administratif du patient.

Exigences institutionnelles

Chaque agent est tenu au secret professionnel, au devoir de discrétion professionnelle et au respect des règles de confidentialité. Il peut être mobilisé en cas de déclenchement du plan blanc ou d’afflux massif de victimes.

Relations fonctionnelles

L’agent administratif est rattaché directement à l’adjoint des cadres de son secteur et au responsable du Bureau des entrées.

Relations professionnelles

• Avec les caisses d’assurance maladie
• Avec les mutuelles
• Avec les assurances
• Avec les employeurs

Définition et activités relatives au poste

L’agent connaît les règles de fonctionnement de son service, notamment l’obligation de réserve et de discrétion professionnelle à observer vis-à-vis des patients, mais également à tout moment dans son métier. Il assure l’accueil des patients ainsi que des accompagnants. Il enregistre des informations sur poste informatisé et peut se référer à son cadre de proximité en cas de difficultés. L’agent connait les enchainements du système sur lequel il travaille et sait se situer dans l’organisation et le traitement des informations. Il saisit les informations, les contrôle et sait alerter en cas d’anomalie (voir référentiels documentaires).

• Accueil des hospitalisés, des consultants, des familles et des ambulanciers privés et sapeurs pompier.
• Constitution du dossier administratif (identification du malade: recueil et scan des pièces justificatives; couverture santé: recueil et scan de pièces justificatives)
• Gestion du dossier pour facturation : se conformer aux règles particulières de prise en charge en s’assurant d’une saisie exhaustive des informations sur le logiciel Pastel.

Les activités spécifiques au poste

La technicité sera particulièrement sollicitée pour les tâches suivantes:

• Accueil
• Répondre aux différents appels téléphoniques, renseigner le public et / ou orienter les appels téléphoniques en fonction de leur nature, des filières des soins et des horaires.
• Contrôle d’identité des visiteurs et information sur les autorisations de visite.
• Saisie des informations: maîtrise du logiciel d’admission des patients, rapidité d’exécution et qualité du travail.
• Recueil /collecte / vérification/ enregistrement dans les systèmes informatiques hospitaliers SIH des données: Identité complète patient, Médecin traitant, Personnes de contact à prévenir, Numéros de tél, E-mail, etc.
• Connaissance du schéma de facturation et de recouvrement pour les soins externes et les hospitalisations et des règles de financement des établissements de santé.
• Connaissance du circuit de l’information: du Bureau des Entrées vers les partenaires (services de soins, CPAM, Mutuelles, Trésorerie Principale)
• Connaissance de l’environnement informatique.

Profil recherché

Compétences et capacités requises

Au moment de sa prise de poste, l’agent est accompagné et formé à son nouveau poste. Il est informé :

• Des procédures et techniques relatives à la constitution d’un dossier administratif et du processus de facturation qu’il doit connaître (identité vigilance, financement séjour ou consultation, …)
• Des capacités organisationnelles qu’il aura à mobiliser.
• Des capacités relationnelles nécessaires au travail en équipe et auprès d’un public vulnérable.
• De la réglementation en vigueur dans les hôpitaux publics (règles de facturation / continuité des soins)

L’institution attend de l’agent administratif qu’il:

• Participe aux formations de l’institution et proposées par son encadrement dans le cadre de l’entretien annuel de formation notamment.
• Tienne compte des recommandations et consignes de son encadrement et s’informe en cas d’incertitude.
• Sache retrouver les référentiels, protocoles, mails, fichiers outils nécessaires à la bonne exécution de ses tâches.
• S’inscrive dans une démarche de progression et soit également en mesure de s’auto‑évaluer.

Compétences et connaissances spécifiques

• Pratique du logiciel d’admission des patients PASTEL afin de constituer le dossier administratif du patient.
• Accueillir le patient et gérer en toute autonomie son dossier dans le but d’obtenir une facturation rapide et exacte.
• Identifier/analyser des situations exceptionnelles nécessitant d’appeler les vigiles, des professionnels médicaux ou paramédicaux, encadrement, directeur de garde…
• Identifier les informations communicables à autrui en respectant le secret professionnel, les règles de confidentialité (patient sous X, confidentiel)
• Capacité de synthèse des informations relatives aux patients et des demandes des familles.
• Connaissance de la géographie et topographie de l’établissement.
• Connaissance de la structure informatique en rapport avec celle-ci.
• La pratique de langue(s) étrangère(s) est un plus.

Savoirs‑être

• Discrétion.
• Disponibilité professionnelle et volonté de progresser.
• Compréhension empathique du patient, considération positive.
• Bonne gestion du stress et des priorités.