Executive Assistant

Illusorium Studios; Madrid; Presencial; EUR 30.000 - 50.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una empresa de animación está buscando un/a Executive Assistant que brinde apoyo al equipo directivo. Las responsabilidades incluyen gestión de agendas, coordinación de eventos y apoyo en la gestión administrativa. Se requiere experiencia previa en secretariado y un manejo avanzado de herramientas ofimáticas. La compañía ofrece un entorno de trabajo dinámico y posibilidades de desarrollo profesional. La formación en Administración o campos similares es preferida.

Servicios

Entorno creativo y colaborativo

Posibilidades de desarrollo profesional

Participación en proyectos con financiación pública

Formación

• Experiencia previa en puestos de secretariado o administración.
• Experiencia en gestión de ayudas públicas, licitaciones o subvenciones valorable.
• Español nivel alto o nativo; Inglés muy alto (C2).

Responsabilidades

• Brindar apoyo al equipo directivo en la gestión de agendas.
• Coordinar viajes y eventos en colaboración con otros departamentos.
• Apoyar en la preparación de documentación para licitaciones y concursos.

Conocimientos

Manejo avanzado de herramientas ofimáticas

Capacidad de organización

Buenas habilidades de comunicación oral y escrita

Proactividad y autonomía

Flexibilidad y capacidad de adaptación

Educación

Formación en Administración, Secretariado, Gestión Empresarial o similar

Descripción del empleo

Resumen

En Illusorium Studios estamos buscando un/a Executive Assistant, con incorporación inmediata, para colaborar en proyectos increíbles. Si te motiva trabajar con un equipo de primer nivel y en un entorno creativo e inspirador… Illusorium es tu sitio!

Tu objetivo principal será brindar apoyo al equipo directivo en la gestión de agendas, coordinación administrativa y seguimiento de procesos internos y externos.

Responsabilidades

• Apoyo a dirección: Gestión de los correos electrónicos, asegurando prontas respuestas, emails claves y apoyando a la comunicación efectiva con proveedores, partners, clientes o personas internas del estudio.
• Mantener un calendario complejo y de gran volumen, incluida la programación de reuniones, internas y externas, con clientes, proveedores o terceras partes de carácter nacional e internacional, así como la elaboración de informes administrativos o financieros, gestionando la documentación y actas cuando sea necesario.
• Hacer seguimiento de proyectos, compromisos, tareas pendientes y recordatorios clave para garantizar el cumplimiento de plazos de la Dirección.
• Coordinar viajes y asistencias a eventos públicos y privados de la industria en colaboración con los departamentos de administración y marketing.
• Dar soporte a los proyectos en curso o futuros con la preparación de presentaciones de negocio, estrategia, actualización de datos, analíticas o información, tanto para reuniones internas como a clientes.

• Gestión administrativa: Apoyo en los procesos administrativos generales de la empresa y del área corporativa/administración.
• Organización, archivo y actualización de documentación física y digital.
• Apoyo en la elaboración y revisión de documentos administrativos.
• Archivo y mantenimiento de expedientes de ayudas, subvenciones y proyectos financiados.
• Apoyo en la gestión de contratos, acuerdos y documentación legal básica (bajo supervisión).

• Licitaciones, concursos y financiación pública: Apoyo en la preparación y presentación de documentación para licitaciones y concursos públicos, así como el seguimiento de convocatorias de ayudas y subvenciones relacionadas con el sector audiovisual y de animación.
• Contacto con organismos públicos, proveedores y colaboradores externos.

Qué buscamos

• Formación: Formación en Administración, Secretariado, Gestión Empresarial o similar. Se valorará formación o experiencia en el sector audiovisual, cultural o creativo.

• Experiencia: Experiencia previa en puestos de secretariado, asistencia a dirección o administración. Valorable experiencia en gestión de ayudas públicas, licitaciones o subvenciones.

• Conocimientos y competencias: Manejo avanzado de herramientas ofimáticas (Word, Excel, Google Workspace o similares). Capacidad de organización, planificación y seguimiento de tareas. Atención al detalle y rigor en la gestión documental. Buenas habilidades de comunicación oral y escrita. Capacidad para trabajar con plazos ajustados y múltiples tareas simultáneas. Discreción y confidencialidad. Gestionar múltiples prioridades en un entorno acelerado.

• Idiomas: Español nivel alto o nativo. Inglés muy alto (C2).

• Competencias personales: Proactividad y autonomía. Actitud colaborativa y orientación al trabajo en equipo. Flexibilidad y capacidad de adaptación a entornos creativos. Interés por el sector de la animación y la producción audiovisual.

Qué ofrecemos

• Incorporación a una empresa creativa en crecimiento dentro del sector de la animación.
• Participación en proyectos propios con financiación pública y proyección cultural.
• Entorno de trabajo dinámico y colaborativo.
• Posibilidades de desarrollo profesional.
• Salario acorde a valía.

Si crees que encajas con esta oportunidad y quieres formar parte de Illusorium Studios, ¡déjanos tus datos y hablemos! Estamos deseando conocerte.