Coordinador de admisiones

Xabia International College; Jávea; Presencial; EUR 20.000 - 22.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Una institución educativa internacional busca un/a Coordinador/a de Admisiones en Jávea. Este rol se enfoca en garantizar un proceso de admisiones fluido, coordinando cada etapa desde la consulta hasta la incorporación de nuevos estudiantes. Se requiere un título universitario, un mínimo de 2 años de experiencia y habilidades en comunicación, organización y trabajo en equipo. La posición ofrece una oportunidad para influir positivamente en la experiencia de las familias mientras se cumplen los objetivos de matrícula.

Formación

• Mínimo 2 años de experiencia en atención al cliente o en un entorno educativo.
• Experiencia en procesos de captación y admisiones.
• Dominio de herramientas digitales para gestión de consultas.

Responsabilidades

• Apoyar el proceso de admisiones desde la consulta inicial hasta la incorporación.
• Coordinar eventos de admisiones y gestionar la comunicación con las familias.
• Asegurar la precisión de los datos y el seguimiento de métricas de admisión.

Conocimientos

Dominio de inglés y español

Excelentes habilidades interpersonales

Capacidad operativa

Organización de datos e informes

Educación

Título universitario

Herramientas

Sistemas CRM

Descripción del empleo

Cualificación mínima: Título universitario

Experiencia mínima: 2 años

Tipo de contrato: Indefinido a tiempo completo

Fecha de inicio: Enero 2026

Rango salarial: €20,000 - €22,000/ brutos año

El/la Coordinador/a de Admisiones apoya todo el proceso de matrícula, incorporación, eventos y experiencia de las familias en Xabia International College (XIC). El rol garantiza un recorrido de admisiones fluido, bien organizado y coherente, permitiendo que los Directores de Escuela y los Directores Académicos se centren en la creación de relaciones, entrevistas y visitas.

Reportando a los Directores de Escuela y trabajando estrechamente con los equipos de Marketing y Admisiones del Grupo, el/la Coordinador/a de Admisiones actúa como el eje operativo de la función de admisiones — coordinando procesos, manteniendo la exactitud de los datos, organizando eventos, facilitando la comunicación y asegurando que las familias se sientan acompañadas e informadas en cada etapa.

El puesto requiere un equilibrio entre precisión operativa, comunicación cálida y colaboración sólida con los equipos del colegio.

Coordinación de Admisiones y Gestión de Procesos

• Apoyar el cumplimiento de los objetivos anuales de captación y retención asegurando que cada consulta, solicitud y paso del proceso de incorporación se gestione de forma eficiente y se realice un seguimiento puntual y personalizado.
• Coordinar el recorrido completo de admisiones — desde la primera consulta hasta la incorporación — asegurando que todos los pasos sean fluidos, coherentes y alineados con los valores y promesas de XIC.
• Implementar y monitorizar puntos de contacto estructurados para la retención (seguimientos de onboarding, chequeos con familias, registro de feedback, indicadores de alerta temprana), escalando cualquier preocupación a los Directores de Escuela cuando sea necesario.
• Gestionar la programación de visitas, la logística de entrevistas y la coordinación de recorridos para que los Directores puedan centrarse en interacciones personalizadas con las familias.
• Garantizar el cumplimiento de las políticas, plazos y estándares de calidad del proceso de admisiones.
• Apoyar la administración relacionada con la retención (seguimiento de retiradas, feedback de familias, seguimiento de nuevas familias).

Experiencia de las Familias y Eventos de Admisiones

• Ser el primer punto administrativo de contacto para las familias potenciales, ofreciendo una comunicación cálida, clara y profesional.
• Preparar itinerarios de visita personalizados y comunicaciones posteriores que hagan que las familias se sientan guiadas, bien atendidas y bienvenidas.
• Coordinar todos los eventos relacionados con admisiones, incluidos Open Days, Welcome Mornings, jornadas de prueba y sesiones de orientación para nuevas familias, asegurando que estén bien organizados, sean acogedores y estén alineados con los estándares de experiencia del cliente de XIC.
• Apoyar el diseño y la entrega de las principales experiencias de onboarding para que las familias se sientan seguras, conectadas y acompañadas en su transición a XIC.
• Garantizar transiciones fluidas entre los puntos de contacto operativos y los momentos relacionales dirigidos por los Directores de Escuela.
• Actuar como guardián/a de la experiencia de admisiones, asegurando que cada etapa refleje los valores de cuidado, claridad, personalización y atención al detalle.

Alcance Externo y Relaciones Institucionales

• Coordinar actividades de alcance con guarderías colaboradoras, colegios locales, empresas, agencias de reubicación y socios comunitarios para fortalecer el flujo de admisiones.
• Mantener un calendario de visitas, presentaciones y oportunidades de participación para mejorar la visibilidad y presencia local de XIC.
• Preparar materiales, informes y comunicaciones posteriores para acciones de alcance externo.
• Colaborar con los Directores de Escuela y el equipo de Marketing para asegurar que todos los mensajes externos estén alineados con la identidad, los valores y las prioridades de matrícula de XIC.
• Gestionar el CRM (Open Apply) para garantizar un seguimiento preciso de consultas, solicitudes, matrículas y métricas de retención.
• Mantener paneles de control y proporcionar informes periódicos sobre indicadores clave (estado del pipeline, tasas de conversión, feedback de padres).
• Garantizar el cumplimiento de los requisitos de protección infantil, procesos de visado y regulaciones de protección de datos.
• Apoyar la evaluación de iniciativas de marketing y captación a través de datos limpios y análisis accionables.

Apoyo Digital y de Comunicaciones

• Colaborar con el equipo de Marketing para mantener el contenido relacionado con admisiones (sitio web, prospecto, plantillas de correo electrónico) actualizado y preciso.
• Asegurar que las comunicaciones sean claras, coherentes en tono y orientadas a apoyar a las familias en su recorrido.
• Coordinar con Marketing el seguimiento de consultas, el rendimiento de campañas y las estrategias de seguimiento impulsadas por el CRM.
• Trabajar estrechamente con los equipos académico, pastoral, de operaciones y financiero para asegurar que las familias reciban información y apoyo coherentes en todos los puntos de contacto.
• Compartir buenas prácticas con colegas del grupo para fomentar procesos alineados y eficientes.
• Apoyar a los Directores de Escuela en la planificación de matrículas y en la comunicación de prioridades de admisiones.
• Representar a XIC con profesionalidad y cuidado, reflejando sus valores de educación bilingüe, internacionalismo y compromiso comunitario.

El éxito en este rol se medirá por:

• Cumplimiento de los objetivos de matrícula, apoyado por un seguimiento puntual, un procesamiento preciso y una coordinación de admisiones de alta calidad.
• Contribución a la retención de estudiantes mediante una administración eficaz del onboarding y el seguimiento de indicadores de alerta temprana.
• Precisión y fiabilidad de los datos de consultas, solicitudes y matrículas en Open Apply, asegurando informes fiables para la previsión.
• Satisfacción de los padres con el proceso de admisiones, medida mediante feedback sobre claridad, comunicación, capacidad de respuesta y apoyo en la incorporación.
• Informes puntuales y precisos sobre el estado del pipeline, seguimiento de conversiones y perspectivas relacionadas con la retención.

Formación y Experiencia

• Título universitario o experiencia profesional equivalente, idealmente en admisiones escolares, atención al cliente, hostelería u otro entorno de atención al cliente.
• Experiencia apoyando procesos de captación, incorporación, admisiones o experiencia del cliente en un entorno educativo o de servicios.
• Comprensión de los procesos de admisiones, principios de experiencia familiar y fundamentos de gestión de relaciones.
• Experiencia trabajando con múltiples equipos o stakeholders (valorable).
• Dominio del uso de sistemas CRM y herramientas digitales para gestionar consultas e informes.
• Fuertes competencias en organización de datos e informes; capaz de mantener registros precisos.
• Familiaridad con protección infantil, procesos de visado y cumplimiento de protección de datos (se puede ofrecer formación).
• Excelente capacidad organizativa y atención al detalle; capaz de gestionar múltiples tareas con profesionalidad y cuidado.

Habilidades y Cualidades Personales

• Imprescindible dominio de inglés y español.
• Excelentes habilidades interpersonales y de comunicación; cómodo/a relacionándose con familias de diversas culturas.
• Sólida capacidad operativa, con habilidad para planificar, priorizar y entregar con consistencia.
• Enfoque colaborativo y empático que genera confianza entre los equipos.
• Serenidad bajo presión; capaz de manejar conversaciones sensibles con discreción y tranquilidad.
• Alto sentido de responsabilidad, iniciativa y compromiso con la mejora continua.
• Integridad, profesionalidad y alineación con el espíritu de cuidado, comunidad y excelencia de XIC.

Líneas de Reporte

• Reporta a: Directores de Escuela
• Colabora con: Director/a de Marketing y Admisiones del Grupo; Director/a Regional de Marketing
• Ubicación: Xabia International College (Javea)