Secretaria / Recepción Front Office

Mallorca; Palma; Presencial; EUR 10.000 - 30.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Un despacho de abogados en Palma de Mallorca está en busca de una Secretaria/Recepción Front Office. Los candidatos deben tener dominio del alemán e inglés, excelentes habilidades interpersonales y experiencia en ofimática. Ofrecemos un contrato estable con 30 horas semanales en un ambiente internacional. Los interesados deben enviar su CV y carta de motivación, indicando su disponibilidad y nivel de idiomas.

Servicios

Ambiente internacional

Contrato estable y plan de desarrollo

Retribución competitiva

Formación

• Mínimo nivel B2 de alemán y inglés, valorándose francés y neerlandés.
• Experiencia previa en atención al cliente y administración.
• Actitud proactiva y capacidad para trabajar en equipo.

Responsabilidades

• Gestionar la centralita y filtrar llamadas.
• Atender el correo electrónico genérico del despacho.
• Recoger y repartir el correo interno.
• Organizar salas de reuniones y sala de espera.
• Soporte administrativo a departamentos.

Conocimientos

Alemán fluido

Inglés fluido

Excelentes habilidades de atención al cliente

Dominio de ofimática

Organización y atención al detalle

Trabajo en equipo

Herramientas

Microsoft 365

A3

Descripción del empleo

Buscamos Secretaria / Recepción Front Office para despacho de abogados (ILLESLEX, Palma de Mallorca)

¿Eres una persona dinámica, resolutiva y con don de gentes? ¿Dominas el alemán y el inglés? ¡Queremos conocerte!

Qué harás (principales funciones)

• Gestión de centralita: atención, filtro y derivación de llamadas.
• Gestión del correo electrónico genérico del despacho.
• Mensajería y coordinación de entregas/recogidas de documentación (Registros, Notarías, etc.).
• Recepción y acogida de clientes en oficina.
• Recogida y reparto de correo interno.
• Envío de burofaxes online.
• Contacto con proveedores (pedidos, recepción y seguimiento).
• Coordinación con limpieza; aviso y señalización de salas/baños cuando proceda.
• Organización de salas de reuniones y sala de espera.
• Control de material de oficina y soporte a equipos (impresoras, escáneres).
• Back office: escaneos, copias, impresiones, envíos de emails; apoyo administrativo a los distintos departamentos.
• Apertura y archivo de expedientes; control de entrada/salida de documentación.
• Transcripción de actas, escritos y cartas por delegación.
• Soporte administrativo a socios en asociaciones/instituciones.
• Caja: control de pequeños gastos, arqueo fin de mes y reporte a Gerencia.

Lo que buscamos

• Alemán fluido (se realizará prueba).
• Inglés fluido. Se valorarán francés y neerlandés.
• Excelente trato al cliente, discreción y profesionalidad.
• Dominio de ofimática (Microsoft 365) y familiaridad con A3.
• Organización, atención al detalle y capacidad de priorizar.
• Actitud proactiva y trabajo en equipo.

Qué ofrecemos

• Incorporación a despacho consolidado y en crecimiento.
• Contrato estable y plan de desarrollo.
• Ambiente internacional.
• 30H/semanales en oficina (Palma de Mallorca). Horario de 9:00 a 15:00h.
• Retribución competitiva según experiencia.

Cómo aplicar

Envía tu CV (máx. 2 páginas) y una breve carta de motivación indicando disponibilidad e indicativo de nivel de idiomas

(Importante: incluye teléfono de contacto. Los perfiles preseleccionados realizarán prueba de idiomas y ejercicios prácticos de ofimática/gestión).

¡Te esperamos!