Administrativo/A Excel Y Sap

Somos Experiences; Vitoria; Híbrido; EUR 24.000 - 32.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

Somos Experiences busca un/a Administrativo/a de ESG para su sede en Madrid. Se encargará de la gestión documental y el soporte de certificaciones ISO, así como de las homologaciones en plataformas de clientes y la coordinación de documentos CAE para eventos.

Se valorará experiencia en entornos de eventos y herramientas IA para la elaboración de informes, con disponibilidad para viajar y modelo híbrido de trabajo.

Formación

• Formación mínima de Bachillerato, FP o Grado Superior o equivalente.
• Dominio de herramientas ofimáticas (Excel, Word, Outlook).
• Conocimientos básicos de herramientas de Inteligencia Artificial (ChatGPT, Copilot).
• Capacidad para aprender plataformas de gestión documental y aplicaciones web.
• Elevada capacidad de organización y gestión documental.
• Disponibilidad para jornadas variables y desplazamientos puntuales.

Responsabilidades

• Gestionar la documentación administrativa del Departamento de ESG.
• Tramitar homologaciones en plataformas de clientes (Achilles, Adquira, SAP Ariba, JAGGAER, BravoSolution y otras similares).
• Gestionar la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) para eventos.
• Coordinar con proveedores y departamentos internos la recopilación y actualización de documentación.
• Dar soporte administrativo al mantenimiento de sistemas de gestión certificados ISO 9001, ISO 14001 e ISO 20121.
• Realizar visitas puntuales a eventos para comprobar la implantación de procedimientos.
• Apoyar con IA para elaboración de documentación y mejora de procesos.

Conocimientos

Organización

Gestión documental

Atención al detalle

Comunicación escrita

Trabajo en equipo

Orientación al cliente

Educación

Bachillerato/FP Grado Medio/Grado Superior o equivalente

Herramientas

Microsoft Office 365

Google Workspace

Excel

Word

Outlook

Descripción del empleo

Descripción del trabajo

Somos un grupo de referencia en el mundo de la comunicación y los eventos corporativos con más de 30 años en el sector. Nuestro objetivo es crear experiencias inolvidables para nuestros clientes. Estamos buscando incorporar a un perfil Administrativo/a de ESG dentro del departamento de ESG para cubrir una vacante en nuestra sede de Madrid. Gestionar la documentación administrativa del Departamento de ESG, garantizando su correcta actualización y archivo.Tramitar los procesos de homologación de la compañía en las plataformas de clientes (Achilles, Adquira, SAP Ariba, JAGGAER, BravoSolution y otras similares), realizando el seguimiento de requerimientos y renovaciones. Gestionar la documentación de Coordinación de Actividades Empresariales (CAE) de los eventos mediante las plataformas establecidas (eCoordina, CTAIMA, Quioo, Dokify, etc.), verificando el cumplimiento de los requisitos documentales exigidos por los clientes. Coordinar con proveedores, subcontratistas y departamentos internos la recopilación y actualización de la documentación necesaria para la ejecución de los eventos. Realizar el seguimiento administrativo de incidencias, vencimientos y requerimientos relacionados con la homologación de proveedores y la gestión CAE. Dar soporte administrativo al mantenimiento de los sistemas de gestión certificados conforme a las normas ISO 9001, ISO 14001 e ISO 20121. Realizar visitas puntuales a eventos para comprobar la correcta implantación de los procedimientos establecidos, colaborar con los equipos de producción y reforzar la coordinación entre las distintas áreas de la compañía. Utilizar herramientas digitales e Inteligencia Artificial como apoyo para la elaboración de documentación, tratamiento de información, automatización de tareas administrativas y mejora continua de los procesos del departamento.

Formación mínima de Bachillerato, Formación Profesional de Grado Medio o Grado Superior, o titulación equivalente. Manejo habitual de herramientas ofimáticas (Microsoft Office 365 o Google Workspace), especialmente Excel, Word y Outlook. Conocimientos básicos de herramientas de Inteligencia Artificial (ChatGPT, Microsoft Copilot o similares), valorándose la capacidad para utilizarlas como apoyo en tareas administrativas, análisis de información y elaboración de documentación. Capacidad para aprender y manejar plataformas de gestión documental y aplicaciones web. Elevada capacidad de organización, planificación y gestión documental. Buenas habilidades de comunicación escrita y atención al detalle. Disponibilidad y flexibilidad horaria, adaptándose a las necesidades derivadas de la actividad del sector de los eventos, que puede requerir jornadas intensivas, trabajo en fines de semana o festivos y horarios variables durante las fases de montaje, celebración y desmontaje de eventos. Disponibilidad para realizar desplazamientos puntuales a eventos, principalmente en Madrid y, de forma ocasional, en otras ubicaciones nacionales. Persona organizada, metódica y con gran atención al detalle. Competencia digital y facilidad para aprender nuevas aplicaciones, incluyendo el uso básico de herramientas de Inteligencia Artificial. Buenas habilidades de comunicación, trabajo en equipo y orientación al cliente. ¿Buen ambiente de trabajo con un equipo creativo multidisciplinar. Incorporación a una empresa nacional en expansión con un sólido proyecto empresarial. Flexibilidad y modelo híbrido. Incorporarte a un proyecto de referencia en el sector de los eventos.