Document Controller

ACCIONA, en su negocio Living&Culture, precisa incorporar a un Document Controller en sus oficinas de Madrid para un proyecto en Estados Unidos.

Descripción del puesto

Misión: Colaborar y apoyar en los proyectos llevados a cabo por su unidad/departamento, de acuerdo a las directrices dadas por su responsable, a fin de ejecutar las tareas que se le deleguen para cumplir con las necesidades del proyecto. Son responsables de asegurar que la documentación de los proyectos se procese en cumplimiento con las normas y los procedimientos. Desarrollan sistemas de control documental y procedimientos según sea necesario.

Funciones:

Gestión Documental

• Mantener un sistema digital de archivo estructurado y organizado para todos los documentos del proyecto.
• Subir, rastrear y gestionar planos, especificaciones, entregas de proveedores, RFIs, contratos y órdenes de cambio dentro de Procore.
• Garantizar el control de versiones y eliminar documentos obsoletos de la circulación.
• Distribuir documentos actualizados y asegurar una comunicación oportuna entre los equipos del proyecto y los proveedores.
• Generar informes y registros documentales para rastrear el estado de las entregas, elementos pendientes y aprobaciones.

Coordinación y Soporte

• Apoyar a los gestores de proyecto, especialistas BIM y responsables de ingeniería asegurando que todos los miembros del equipo trabajen con la documentación actualizada.
• Coordinar con proveedores y subcontratistas para confirmar la recepción y el cumplimiento de las entregas.
• Asistir en la preparación de la documentación de entrega y los paquetes de cierre de proyecto (planos “as-built”, manuales de operación y mantenimiento, etc.).
• Proporcionar formación y soporte técnico a equipos internos y externos sobre el uso adecuado de Procore para el control documental.
• Coordinar el flujo de documentos entre equipos internacionales (personal en España, equipo del proyecto en EE. UU., partes interesadas en EE. UU., proveedores globales).
• El horario laboral se ajustará para coincidir con los equipos del proyecto en EE. UU. y garantizar una comunicación y coordinación efectivas.

Cumplimiento y Aseguramiento de la Calidad

• Asegurar que toda la documentación cumpla con los requisitos del cliente, los estándares del proyecto y las obligaciones contractuales.
• Supervisar los plazos y escalar retrasos en revisiones o aprobaciones de documentos.
• Mantener la confidencialidad y seguridad de la información sensible del proyecto.
• Preparar registros de auditoría y cumplimiento para informes del proyecto y revisión por parte del cliente.

Requisitos del candidato

• Más de 5 años de experiencia como Responsable Documental o Administrador de Proyectos en los sectores de construcción, museos o proyectos culturales.
• Experiencia demostrada en funciones de control documental y gestión de proyectos con Procore.
• Familiaridad con flujos de trabajo de diseño, fabricación e instalación, idealmente en proyectos de AV, iluminación, tematización o integración de exposiciones.
• Sólido conocimiento del control de versiones, flujos de entrega y gestión de cambios.
• Excelentes habilidades organizativas y de comunicación, con un enfoque meticuloso y metódico.
• Dominio de Microsoft Office y Adobe Acrobat; conocimientos de plataformas BIM (Revit, Navisworks) son un plus.
• Dominio del inglés y del español (oral y escrito).

Atributos Clave

• Altamente organizado, orientado al detalle y proactivo en la gestión de plazos.
• Gran capacidad de comunicación y coordinación entre equipos internacionales.
• Cómodo trabajando tanto en entornos remotos (basado en España) como presenciales (fase de instalación en EE. UU.).
• Adaptable y resolutivo ante desafíos administrativos y técnicos.
• Comprometido con mantener la calidad, precisión y responsabilidad en proyectos complejos.

Somos una compañía que valora la diversidad como fuente de talento y por ello trabajamos para impulsar un entorno inclusivo en el que se promueve el respeto, la pertenencia y el compromiso de forma que todas las personas puedan participar en igualdad de oportunidades. ACCIONA ha recibido la certificación Top Employer 2021, 2022, 2023, 2024 y 2025, que reconoce a la Compañía como una de las mejores empresas para trabajar en España.

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