Executive&Faculty Assistant – Secretariado de Dirección y Profesorado

Descripción

Zaragoza Logistics Center (ZLC) es un instituto de investigación promovido por el Gobierno de Aragón en colaboración con el Massachusetts Institute of Technology (MIT) y adscrito a la Universidad de Zaragoza. Fundado a finales de 2003, el campus de ZLC se encuentra ubicado en EXPO Empresarial. La misión de ZLC es ser un centro internacional de excelencia en investigación y educación en materia de logística y gestión de la cadena de suministro, que participe activamente con la industria y el sector público para desarrollar y difundir el conocimiento.

Descripción del puesto

Seleccionamos a un/a Executive & Faculty Assistant – Secretariado de Dirección y Profesorado, de lunes a viernes con horario de 8:00-16:00 (con flexibilidad según necesidad de la actividad del centro).

Principales funciones

• Secretariado de Dirección: gestión de agenda, viajes, llamadas nacionales e internacionales, reuniones, comunicación con los empleados, traducción de documentación, entrega personalizada del correo a Directores, búsqueda de información y apoyo en asistencia y organización de eventos (congresos, eventos institucionales).
• Secretariado de profesorado: gestión de agenda, viajes, filtrado de llamadas, asistencia en reuniones internas y externas, elaboración y traducción de documentación, trámites con empresas, organismos y administraciones públicas nacionales e internacionales (Consulados, Ministerios, Universidades; especialmente con el Gobierno de Aragón, la Universidad de Zaragoza y con el Massachusetts Institute of Technology), apoyo en asistencia a congresos y soporte para el establecimiento y la adaptación de personal extranjero.
• Asistencia a ZLC: gestión de protocolo, organización de reuniones y eventos (colaboración en graduación, congresos, cursos), almuerzos de trabajo (búsqueda de localización y catering).
• Apoyo a personal visitante y empresas externas: gestión de agenda de visitas, reuniones, videoconferencias, servicios de transporte, catering y traducción.
• Tareas de recepción: comunicación al personal de ZLC, presencia temporal en recepción, operación de la centralita telefónica y atención al público en sus requerimientos de información.
• Asistencia al departamento financiero: gestión de proveedores y asistencia en el área contable.

Requisitos mínimos

• Bachillerato o Formación Profesional Grado Superior
• Alto nivel de inglés tanto hablado como escrito
• Conocimientos de protocolo empresarial e institucional
• Habilidades sociales, confidencialidad, discreción, don de gentes, excelente comunicación escrita, planificación, disponibilidad y flexibilidad
• Al menos un año trabajando en puestos similares
• Experiencia en gestión y organización de eventos o reuniones de carácter institucional y en funciones relacionadas con la atención directa al público

Deseable

• Haber trabajado en centros de educación superior con profesores y estudiantes internacionales
• Haber trabajado en áreas de administración y contabilidad

Cómo aplicar

Los candidatos interesados deberán enviar su CV y carta de presentación. Esta información podrá ser enviada electrónicamente a través de nuestra web www.zlc.edu.es. Si necesita más información puede contactar con hr@zlc.edu.es. Todas las comunicaciones se realizarán de forma confidencial.

ZLC es un entorno de enseñanza e investigación culturalmente diverso y brinda igualdad de oportunidades para todos los solicitantes. Se anima al envío de solicitudes de mujeres y minorías.

Aviso de privacidad

Le informamos que sus datos personales serán incorporados a nuestro fichero de candidatos y tratados con la finalidad de gestionar los procesos de selección realizados en la Fundación. Puede ejercer sus derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición en FUNDACION ZARAGOZA LOGISTICS CENTER, Avenida Ranillas 5, Edificio 5 A (EXPO) planta baja, 50018, Zaragoza, o a través de la dirección de email privacy@zlc.edu.es.