Personal Assistant & Workplace Manager

Overview

Lo que buscamos es una persona con experiencia en un rol de Office Manager, Recepcionista o similar, con experiencia en la gestión de tareas administrativas complementarias.

Responsibilities

• Gestionar la recepción, convirtiéndote en la primera persona a la que ven de todos nuestros empleados, clientes y visitantes, en un horario de 9:30 a 19:00.
• Apoyar las operaciones diarias de la empresa, supervisando y gestionando la instalación, el equipamiento, el material de oficina, el servicio de limpieza, etc.
• Trabajar estrechamente con el equipo de Operaciones para optimizar los recursos y procedimientos.
• Serás el enlace entre la empresa y los proveedores, gestionando compras, albaranes y facturas. Negociarás las tarifas con ellos y controlarás el gasto.
• Tendrás acceso y gestionarás la herramienta de control de aforo y te asegurarás de que en ella se refleja la asistencia real a la oficina.
• Coordinarás todos los viajes del personal, incluyendo vuelos, hoteles, seguros, presupuestos, reserva de restaurantes y taxis.
• Gestión y compra de formaciones para empleados, la gestión de las notas de gasto y los gastos de transporte y alimentación, etc.
• Darás apoyo en la gestión de diferentes eventos internos como pueden ser afterworks, team buildings o formaciones.
• Un impacto real en la vida de los empleados en las oficinas.
• Voz para poner en marcha nuevas iniciativas de bienestar con el objetivo de fomentar un entorno de trabajo seguro, cómodo y sostenible.

Requirements / What we need

• Tengas suficiente fluidez en inglés para comunicarte a nivel oral y escrito con soltura.
• Tengas experiencia en el manejo de herramientas de la Suite de Google (Calendar, Gmail, Google Docs, etc.) y con hojas de cálculo (Excel, Google Sheets...).
• Seas una persona con actitud positiva y amistosa, que sepa hacer sentir acogidas a todas las personas que están y visitan nuestras oficinas.
• Tengas fuertes habilidades de organización y planificación.
• Tengas buenas habilidades de comunicación.
• Seas una persona atenta a los detalles y resolutiva.
• Seas capaz de anticiparte y te guste tomar iniciativa. Si una misma duda se repite tres veces, esperamos de ti que levantes la mano para reflejarla en nuestro G.book.
• Seas flexible y tengas capacidad para trabajar en el entorno dinámico y cambiante que ofrece estar en una empresa en crecimiento.

About Garaje / Our values

• En Garaje nos gustan las personas que...
• Son autónomas y saben gestionar sus responsabilidades y su tiempo.
• Son exigentes consigo mismas y están constantemente en proceso de mejora.
• Cuestionan y analizan ideas para resolver problemas.
• Asumen el ownership de sus tareas, no dicen “esto no es mi problema” y van más allá para hacer que el producto brille.
• Son flexibles y abrazan el cambio, y son capaces de pivotar y abandonar viejas ideas.
• No esperan resolver todo a la primera ni de forma perfecta y son capaces de tomar riesgos y enfrentarse al error.
• Saben trabajar con otras, dejan a un lado su ego y son humildes : big team little me.
• Generan un ambiente de trabajo positivo y de colaboración en el que todas las personas se sientan incluidas, valoradas y aceptadas.

Benefits / What you’ll get

• Trabajar en un entorno de alto crecimiento con equipos multidisciplinares de Diseño, Data, Tecnología y Growth, y crear experiencias, servicios y productos con impacto para grandes clientes.
• Contrato indefinido a tiempo completo : queremos que estés y que te quedes.
• 23 días de vacaciones al año y festivos regionales para que descanses y desconectes. También tendrás libres 2 días más en Navidad y el día de tu cumpleaños.
• Café, té, fruta y zumo de naranja gratis en la oficina. ¡Aquí quien se resfría es porque quiere!
• Bono de 500€ para formación, para aprender idiomas, para comprar libros o para asistir a eventos del sector.
• Programa muy amplio de formación interna, que abarca todas las disciplinas que tenemos en Garaje : Diseño, Data, Tecnología y Growth.
• Biblioteca común con posibilidad de pedir libros nuevos cada mes y servicio de préstamo.
• Eventos y dinámicas frecuentes para compartir conocimiento y aprendizajes de los proyectos. Y de vez en cuando hacemos eventos más informales.
• Cultura de la transparencia : cada pocos meses actualizamos sobre la situación y objetivos de la compañía en un All Hands y presentamos novedades.
• Retribución flexible (restaurante, transporte, guardería y seguro médico privado) para que ahorres en tu nómina todos los meses.
• Aporte extra para dietas si en algún momento trabajas en las oficinas de cliente.
• Incentivo por traer nuevos clientes a Garaje.
• Vístete como quieras, a no ser que hagamos una fiesta de disfraces ;)

Qué pasará ahora?

Si tu perfil encaja con lo que estamos buscando, nos pondremos en contacto contigo pront