Administrative Assistant

Para esta posición se formalizará un contrato de prácticas a jornada completa, por lo que se requiere:

• Disponibilidad completa.
• Haber finalizado un título oficial en los últimos 5 años (FP de grado medio o superior, Grado universitario o Máster).

Propósito del puesto

Garantizar una ejecución ordenada, precisa y sin errores de los procesos administrativos del departamento: coordinación de envíos de equipos didácticos por toda España, elaboración de ofertas y facturación, gestionando varios proyectos y micro-tareas en paralelo con alto nivel de organización.

Responsabilidades principales

• Coordinar envíos de equipos didácticos a clientes en todo el territorio nacional (planificación, seguimiento y comunicación con los implicados).
• Elaborar y actualizar ofertas comerciales de productos/servicios Festo de forma ágil, en coordinación constante con el equipo comercial.
• Emitir facturas y asegurar la calidad de los datos (importes, referencias, condiciones, plazos).
• Registrar y mantener información administrativa en el software interno (aprendizaje autónomo; no se proporciona formación específica).
• Priorizar y gestionar múltiples micro-tareas simultáneas, asegurando plazos y calidad.
• Comunicación interna proactiva con el responsable del departamento y el equipo comercial para alinear prioridades y resolver incidencias.
• Mejora continua: proponer pequeñas optimizaciones de orden, plantillas y controles para reducir errores.

Requisitos mínimos

• Haber finalizado un título oficial en los últimos 5 años (FP de grado medio o superior, Grado universitario o Máster).
• Experiencia previa no indispensable si se demuestra alta capacidad de organización y aprendizaje autónomo de herramientas informáticas.
• Excel nivel intermedio (p. ej.: tablas, filtros, formato condicional básico, funciones de búsqueda/referencia, SUMAR.SI.CONJUNTO, validación de datos y gráficos básicos).
• Manejo fluido de herramientas ofimáticas y disposición a aprender el software interno sin formación formal.
• Español fluido (oral y escrito).
• Ingles nivel medio

Competencias clave (imprescindibles)

• Orden y estructura como valor central del puesto.
• Atención al detalle y rigor en datos (evitar errores en ofertas y facturas).
• Gestión de múltiples tareas/proyectos en paralelo sin perder el control.
• Priorización y sentido de urgencia; cumplimiento de plazos.
• Comunicación clara y breve con equipo comercial y responsable.
• Autonomía y proactividad para aprender herramientas y resolver bloqueos.
• Envíos coordinados y cerrados sin retrabajos ni incidencias documentales.
• Tiempos de respuesta a solicitudes de ofertas dentro de los SLA acordados con comercial.
• Cero errores críticos en facturación y datos maestros.
• Mantenimiento de un tablero/listado de control de micro-tareas con estado actualizado.

Puestos vacantes: Executive Assistant (9032)

Asistente de grupo (sustitución maternidad)

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