Coordinador / a de soporte de oficina

Descripción del Puesto

El / la Coordinador / a de Soporte de Oficina actúa como el primer punto de contacto para visitantes, clientes y empleados, garantizando un entorno acogedor y profesional. Este rol incluye la gestión de las operaciones de recepción, la coordinación de actividades en la oficina y el apoyo en tareas administrativas para el equipo de ventas y otros equipos internos, con el fin de mantener un entorno de trabajo fluido y eficiente.

Trabajarás en estrecha colaboración con los diferentes departamentos internos para ayudar a organizar visitas de clientes y eventos (externos) para el negocio directo de Iberia. También brindarás soporte en el contacto con clientes y en tareas administrativas con terceros, como empresas de mensajería.

En nuestro Experience HUB recibimos clientes no solo de España, sino de toda la región de Europa, Oriente Medio y África (EMEA). Prestarás apoyo en la organización de todo lo necesario para estas visitas, desde la reserva de alojamiento para nuestros invitados hasta la provisión de servicios y comodidades durante los eventos.

HABILIDADES & CAPACIDADES :

Tus principales responsabilidades como Coordinador / a de Soporte de Oficina serán las siguientes :

• Gestión de Oficina :
  • Contestar, filtrar y derivar llamadas telefónicas de manera profesional.
  • Gestionar el correo entrante y saliente, paquetes y entregas.
  • Recibir y asistir a los visitantes.
  • Mantener el inventario de suministros de oficina y realizar pedidos cuando sea necesario.
  • Coordinar la reserva de salas de reuniones y ayudar con los preparativos.
  • Supervisar la limpieza y organización de las áreas comunes, como recepción, salas de reuniones y zonas de descanso.
• Gestión de Eventos :
  • Asistir en la reserva de espacios, alojamiento, transporte y otros servicios necesarios.
  • Gestionar sistemas y bases de datos de registro de asistentes.
  • Crear y distribuir invitaciones, recordatorios y confirmaciones a los participantes.
  • Recibir y orientar a los participantes, proveedores y personal al llegar.
  • Servir como punto de contacto para resolver cambios o problemas de última hora.
  • Ayudar en la planificación y ejecución de eventos internos de la oficina, como reuniones de personal, celebraciones o sesiones de formación.
• Tareas Generales :
  • Brindar apoyo en tareas generales de gestión de oficina, tales como :
  • Asegurar que la oficina esté limpia, organizada y con los suministros necesarios.
  • Coordinar con proveedores y con el propietario del edificio para mantenimiento y reparaciones.
  • Asistir en la incorporación de nuevos empleados.
  • Apoyar el cumplimiento de normativas de salud y seguridad en el lugar de trabajo.

REQUISITOS :

• Experiencia demostrada como recepcionista, coordinador / a de oficina o en un rol similar.
• Dominio del paquete Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint).
• Excelentes habilidades de comunicación verbal y escrita; se valoran especialmente las habilidades en inglés.
• Fuertes habilidades organizativas y atención al detalle.
• Capacidad para realizar múltiples tareas y priorizar en un entorno dinámico.
• Actitud amable y accesible, con habilidades interpersonales sólidas.