Asistente Administrativo

Overview

El Asistente de Soporte Administrativo del Centro Comercial es un puesto clave en nuestro equipo, directamente reportado al Gerente. La función principal de este cargo es brindar el apoyo administrativo adecuado a todo el equipo, garantizando una coordinación efectiva y eficiente en nuestras operaciones diarias.

Responsibilities

• Recepción, codificación y seguimiento de facturas para la oficina.
• Seguimiento presupuestario de todas las partidas relacionadas con la oficina, asegurando la transparencia y precisión en nuestros registros financieros.
• Apoyo en la negociación de contratos con proveedores de servicios de oficina, manteniendo relaciones sólidas y beneficiosas.
• Responsable del seguimiento presupuestario de las partidas de oficina, solicitud de facturas y gestión de pagos.
• Elaboración de informes semanales / mensuales sobre la afluencia del centro comercial, proporcionando una visión clara de nuestros resultados.
• Coordinación con la empresa de mantenimiento del sistema de conteo, asegurando que todos los dispositivos estén funcionando correctamente.
• Recopilación de información para el informe de guardia y revisión, garantizando la seguridad y protección de nuestros clientes.
• Respuesta inmediata a clientes internos y externos, brindándoles una atención oportuna y profesional.
• Organización de citas, viajes y reuniones, respetando las necesidades de cada uno y minimizando cualquier posible conflicto.
• Aplicación correcta de la LOPD y búsqueda de empresas para auditorías, garantizando la confidencialidad y privacidad de nuestros clientes.
• Control de vacaciones y documentos compartidos con el equipo, asegurando que todos tengan acceso a la información necesaria.
• Comunicaciones generales al equipo, manteniendo una línea abierta de comunicación y promoviendo la colaboración.
• Supervisión de tareas administrativas por parte de recepción, garantizando que todas sean realizadas con precisión y eficiencia.
• Control y responsabilidad de la Petty cash, asegurando que sea utilizada solo para fines autorizados.
• Trámites para obtener documentos de la comunidad de propietarios, cumpliendo con los requisitos legales y reglamentarios.
• Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores y material informático para el equipo, asegurando que todos tengan lo necesario para realizar sus funciones.
• Mantenimiento de las salas en perfecto estado para presentaciones, creando un entorno agradable y profesional.
• Catering de la oficina y coordinación de eventos, ofreciendo opciones variadas y deliciosas para satisfacer las necesidades de cada uno.
• Preparación de informes mensuales y envío de convocatorias y agenda, garantizando que todos estén informados y preparados.
• Ayuda al departamento de marketing en RSC: relaciones con ONGs y espacio solidario en el mall, contribuyendo a la visibilidad y credibilidad de nuestra marca.
• Ayuda en tareas administrativas de marketing, respaldando a nuestros colegas en su labor creativa y productiva.

Requisitos mínimos

• Capacidad de gestión y organización, capaz de priorizar y controlar múltiples tareas simultáneamente.
• Proactividad, siempre buscando formas de mejorar y optimizar nuestros procesos.
• Compromiso con los proyectos en los que se involucre, demostrando una actitud positiva y comprometida.
• Involucración con la compañía, participando activamente en actividades y eventos corporativos.
• Nivel de inglés alto, permitiéndole comunicarse efectivamente con clientes y colegas extranjeros.

Expectativas y estándares

También se espera que tenga un gran nivel de puntualidad, respete la normativa de servicio y mantenga buenas relaciones con los inquilinos y proveedores. En cuanto a estándares incluidos en la descripción del puesto, nos enfocamos en:

• Puntualidad.
• Dar servicio cortés y profesional.
• Mantener buenas relaciones con inquilinos y proveedores.
• Entender y respetar políticas y procedimientos de CBRE.