Asistente Ejecutiva

Pilar, Buenos Aires Jambrina Corporation

Descripción del Trabajo

Descripción de puesto: Es responsable de gestionar los horarios y las comunicaciones de los ejecutivos clave de la empresa. Sus deberes incluyen priorizar correos electrónicos y llamadas telefónicas, recopilar documentos para prepararse para las reuniones y coordinar los arreglos de viaje. Estamos buscando un nuevo asistente ejecutivo para apoyar a nuestro equipo ejecutivo. Administrará principalmente tareas relacionadas con el negocio para el equipo, como crear informes, organizar viajes y alojamiento, tomar minutas y otras tareas organizativas. Para hacer este rol correctamente, debe tener una comprensión detallada de la suite completa de Microsoft Office, ser extremadamente rápido en la resolución de problemas y tener experiencia como asistente ejecutivo o de administración en el pasado.

Responsabilidades

• Preparación de estados financieros, informes, notas, cartas de facturas y otros documentos.
• Contestar teléfonos y enrutar llamadas a la persona correcta o tomar mensajes.
• Manejo de tareas básicas de contabilidad.
• Archivar y recuperar registros, documentos e informes corporativos.
• Investigar y realizar datos para preparar documentos para su revisión y presentación por juntas directivas y comités ejecutivos.
• Ayudar a prepararse para las reuniones.
• Grabación precisa de las actas de las reuniones.
• Saludar a los visitantes y decidir si deben poder reunirse con los ejecutivos.
• Uso de varios programas, incluido el procesamiento de textos, hojas de cálculo, bases de datos y software de presentación.
• Leer y analizar los memorandos entrantes, las presentaciones y distribuirlos según sea necesario.
• Hacer arreglos de viaje para ejecutivos.
• Realizar tareas de oficina que incluyen ordenar suministros y administrar una base de datos de registros.
• Experiencia como asistente virtual.
• Abrir, clasificar y distribuir correos electrónicos entrantes u otras correspondencias.
• Proporcionar apoyo administrativo general.

Requisitos

• Experiencia comprobada como asistente ejecutivo u otra experiencia relevante de apoyo administrativo.
• Comprensión profunda de herramientas MS Office.
• Lic. administración, contabilidad o carreras afines.
• Capacidad para organizar una carga de trabajo diaria por prioridades.
• Debe ser capaz de cumplir con los plazos en un entorno acelerado y rápidamente cambiante.
• Un enfoque proactivo para la resolución de problemas con fuertes habilidades de toma de decisiones.
• Habilidades de comunicación verbal y escrita a nivel profesional.
• Educación: Grado terminado (Deseable).
• Experiencia: Secretaria o asistente de cargos ejecutivos: 3 años (Obligatorio); como asistente en áreas contables: 1 año (Obligatorio).
• Idioma: Inglés profesional (Obligatorio).