Director de Eventos y Grupos

Overview

Funcionario de Eventos y Grupos

El objetivo principal es asegurar una planificación eficiente de eventos y grupos, maximizando el beneficio y garantizando un servicio de alta calidad.

Para ello, se debe coordinar con los diferentes departamentos del hotel, asegurando que todos los detalles operativos estén bajo control. La comunicación efectiva es fundamental para garantizar la satisfacción del cliente.

Asegurar la coordinación de todos los detalles operativos del grupo y de los eventos, informando a los departamentos involucrados sobre las características y servicios requeridos para llevar a cabo estos con éxito.

Responsabilidades

• Elaborar los resúmenes de grupo y las órdenes de servicio de Alimentos y Bebidas, distribuyéndolos al menos 7 días antes de la llegada del grupo o de la fecha del evento.
• Recibir el expediente de grupo del Coordinador de Venta de Grupos, revisando el contrato, el programa y los salones bloqueados si los hubiera. Realizar una llamada conjunta al cliente para presentarse como la nueva persona de contacto durante la planificación y la estancia del grupo, confirmando así los servicios contratados. Enviar un e-mail de seguimiento con sus datos personales.
• Asegurar las necesidades del cliente para empezar el up-selling de Alimentos & Bebidas y servicios, maximizando las ventas y el beneficio.
• Llevar a cabo el seguimiento de depósitos y pagos de acuerdo con las fechas estipuladas en el contrato, actualizando la factura pro-forma y enviándosela al cliente cuando sea necesario.
• Solucionar cualquier contratiempo con el grupo o evento, realizar posteriormente el seguimiento adecuado con el cliente.
• Ejecutar el cierre de los expedientes con toda la información recibida. Informar a los departamentos del hotel sobre los comentarios de los clientes acerca del evento o grupo.
• Durante la estancia del grupo, estar presente en el hotel, mantener el contacto continuo con el cliente, apoyar la operación y asegurarse de que todo se desarrolla como está planificado.
• Realizar la revisión de la facturación del grupo / evento, asegurarse de que se ha hecho correctamente.
• Participar en las reuniones diarias de órdenes de servicio (Alimentos y Bebidas) y de resumen de grupos junto con todos los departamentos involucrados en la operativa.
• Planificar y ejecutar la reunión pre-convención (pre-con) para asegurarse de que se establece una relación directa entre los jefes de departamento y el meeting planner.
• Hacer el seguimiento con el cliente al finalizar el evento, llevar a cabo una entrevista a fin de evaluar su satisfacción en cuanto al desarrollo del programa y futuras oportunidades de negocio.
• Enviar un e-mail de agradecimiento al cliente por haber elegido el hotel y emplazándolo a recibirlos en un futuro próximo.
• Dar la bienvenida al cliente (meeting planner), estableciendo una relación personal con el hotel.

Requisitos

• Experiencia mínima de 2 años en una posición similar.
• Diplomatura o Licenciatura en Hostelería, Turismo o ADE.
• Conocimientos de la operativa de grupos y coordinación de eventos.
• Capacidad de negociación, perfil comercial, orientación a objetivos: habilidades analíticas.
• Manejo de PMS / Opera Cloud.
• Manejo profesional de paquete Office y Outlook.
• Idiomas: nivel alto de inglés y español. Valorable otros idiomas.