Asistente Administrativo Centro Comercial

Descripción del puesto

Se busca un profesional para desempeñar un rol clave en el equipo de gerencia de un centro comercial. El candidato seleccionado será responsable de proporcionar soporte administrativo al equipo de gerencia y coordinar diversas tareas.

Funciones clave

• Recepción y codificación de facturas relacionadas con el área de Office Management.
• Seguimiento presupuestario de partidas relacionadas con el office.
• Ayuda en la renegociación de contratos de proveedores relacionados con partidas de oficina.
• Responsable del seguimiento presupuestario de partidas de oficina, solicitud de facturas y recopilación de información.
• Elaboración de informes semanales / mensuales según se establezca.
• Contacto y relación con empresa de mantenimiento del sistema de conteo.
• Responsable de recopilar información relativa a informe de guardia, coordinación del equipo y revisión.
• Respuesta inmediata al cliente y máximo 24 horas a clientes internos y externos.
• Organización de citas, reservas de viajes y reuniones.
• Aplicación correcta de LOPD, búsqueda y contratación de empresas, seguimiento de auditorías y futuras actualizaciones.
• Control de guardias y vacaciones de todo el equipo, actualizar documentos compartidos con toda esta información.
• Comunicaciones generales al equipo.

Tareas administrativas

• Supervisión de tareas administrativas por parte de recepción.
• Control y responsabilidad de Petty cash.
• Trámites necesarios para la obtención de documentos de Comunidad de propietarios.
• Coordinación de peticiones de teléfonos, ordenadores, material informático general para todo el equipo, reclamación y revisión de facturas de CBRE central.
• Tener las salas en perfecto orden para presentaciones de monthly meeting o propiedad.
• Catering de la oficina y coordinación de eventos.
• Supervisión de la impresión de los Monthly meeting y preparación para la reunión mensual, envío de convocatorias y agenda.
• Ayuda en tareas administrativas de marketing.

Habilidades y cualificaciones requeridas

• Capacidad de gestión y organización.
• Proactividad.
• Compromiso con proyectos en los que se involucre.
• Involucración con la compañía.
• Nivel de inglés alto.

Beneficios

• Puntualidad.
• Dar servicio cortés y profesional siempre.
• Mantener buenas relaciones con inquilinos del Centro Comercial y con proveedores de servicios.
• Entender y respetar políticas y procedimientos de CBRE.

Otros

• Formación Profesional / Administrativa.
• Respeto a igualdad y no discriminación.