Administrativo/a Polivalente de Soporte Operativo a tiendas (Sevilla)

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Buscamos un profesional proactivo y organizado para el soporte operativo a nuestra red de tiendas. En este puesto, gestionarás el personal de apoyo, coordinarás incidencias operativas y asegurarás una comunicación eficiente entre áreas, todo en un entorno dinámico y de mejora continua.

Si tienes experiencia en gestión administrativa y buscas un desafío donde puedas crecer y contribuir, ¡este puesto es para ti!

¿Te atreves a dar el siguiente paso en tu carrera con nosotros?

1. Misión / Objetivo del Puesto

El objetivo principal de este puesto es garantizar el soporte centralizado a la red de tiendas mediante:

• Gestión ágil y trazable del personal de apoyo solicitado a través del portal de incidencias de personal.
• Seguimiento y control de incidencias operativas en tienda (mantenimiento, selección, control de presencia).
• Gestión, unificación y ordenación de las comunicaciones de las distintas áreas para su envío claro y coordinado a las tiendas.

El objetivo final es asegurar la continuidad operativa, tiempos de respuesta adecuados y una comunicación eficiente y sin duplicidades ni sobrecarga para las tiendas.

2. Funciones y Responsabilidades Principales

2.1 Gestión de Personal de Apoyo a Tienda (Portal de Incidencias de Personal)

• Recepción de solicitudes: Recepcionar las solicitudes de cobertura de tienda a través del portal de incidencias de personal.
• Registro y clasificación: Registrar, clasificar y priorizar las solicitudes según:
• Urgencia
• Tipología/puesto requerido
• Tienda afectada
• Ventana de cobertura
• Asignación de personal: Asignar el personal de apoyo correspondiente siguiendo los protocolos definidos.
• Seguimiento: Realizar un seguimiento del proceso hasta su cierre, garantizando la trazabilidad documental.
• Detección de necesidades: Identificar demandas recurrentes y elevar necesidades estructurales de plantilla o cobertura.

2.2 Gestión y Seguimiento de Incidencias Operativas

• Análisis de incidencias: Analizar la situación de incidencias e intervenir en caso de incumplimiento del nivel de servicio pactado relacionado con:
• Mantenimiento (plazos de reparación, proveedores, cierres documentales).
• Selección (tiempos de respuesta).
• Control de presencia/absentismo (incidencias de fichaje, ausencias, regularizaciones).
• Verificación de tiempos: Verificar el cumplimiento de tiempos y niveles de servicio y activar recordatorios o escalados ante retrasos.
• Coordinación: Coordinar con las áreas responsables (mantenimiento, selección, RRHH, tiendas) para desbloquear incidencias.
• Actualización de herramientas: Mantener actualizadas las herramientas de seguimiento.
• Elaboración de reportes: Elaborar reportes periódicos de estado, tiempos de resolución y recurrencias.

2.3 Unificación y Coordinación de Comunicaciones a Tienda

• Recopilación de comunicaciones: Recopilar las comunicaciones operativas de las distintas áreas del Grupo/enseñas.
• Filtrado y ordenación: Filtrar, ordenar y consolidar la información, evitando duplicidades, incoherencias y sobrecarga informativa.
• Preparación y distribución: Preparar y distribuir una comunicación unificada y organizada con:
• Acciones priorizadas.
• Instrucciones claras.
• Responsables y plazos definidos.
• Recogida de feedback: Recoger feedback de las tiendas y supervisión sobre la claridad, carga y ejecución de las comunicaciones.
• Diseño del lenguaje de comunicación: Diseñar el lenguaje de comunicación efectiva y entendible para las tiendas.

2.4 Soporte Administrativo y Mejora Continua

• Mantenimiento de bases de datos: Mantener actualizadas las bases de datos de protocolos de tienda.
• Archivo y evidencias: Garantizar el archivo y la evidencia de cierres (partes, fichas, actas, confirmaciones).
• Detección de cuellos de botella: Detectar cuellos de botella y proponer mejoras en los procesos entre áreas y tiendas.
• Apoyo en auditorías: Apoyar en auditorías internas o externas vinculadas a cobertura, presencia o mantenimiento.

3. Requisitos del Puesto

Formación

• FP Grado Medio/Superior en Administración, RRHH, Gestión, Logística o similar.

Experiencia

• 1–3 años en puestos administrativos de soporte operativo multisede.
• Se valorará experiencia en el sector retail/supermercados y coordinación con tiendas.

Conocimientos Técnicos

• Manejo avanzado de Excel y herramientas informáticas.
• Se valorará experiencia en:
• Portales de incidencias de personal.
• CMMS/Helpdesk/ERP.
• Herramientas de control horario.
• Plataformas de comunicación/tareas (como SafetyCulture u otras).
• Capacidad para trabajar con datos operativos y hacer seguimiento por tiempos.

4. Competencias Clave

• Polivalencia y visión global de operación.
• Organización y priorización (capacidad para gestionar alto volumen de trabajo y urgencias).
• Orientación al cliente interno (tiendas, supervisión y áreas).
• Rigor documental y trazabilidad en los procesos.
• Proactividad y seguimiento constante hasta el cierre de tareas.
• Comunicación clara y operativa con múltiples interlocutores.
• Gestión del estrés y flexibilidad ante cambios diarios.
• Trabajo transversal con equipos sin jerarquía directa.