Administrativo / a

Auxiliar administrativo / de back-office

Responsabilidades

• Comunicación y programación: Contacto telefónico inicial con clientes y socios comerciales. Comunicación diaria con la oficina italiana y los responsables de los departamentos correspondientes. Junto con los responsables, programación del personal interno y externo y posterior programación de intervenciones técnicas en las instalaciones del cliente.
• Gestión documental: registro, archivo y organización de documentos técnicos, comerciales y administrativos. Uso de CRM para guardar documentos e información según los procedimientos vigentes. Gestión de registros de clientes y sus actualizaciones posteriores.
• Gestión contable: Emisión de facturas y registro de facturas por cobrar y por pagar, albaranes y asientos contables. En colaboración con empresas externas, verificamos el cumplimiento puntual y correcto de las obligaciones fiscales (IVA, impuestos directos). Junto con nuestros contactos en la oficina, realizamos análisis de resultados.
• Gestión de pagos: seguimiento y gestión de plazos y pagos. Recordatorio de pagos vencidos y cobros.
• Soporte administrativo: apoyo a compañeros de front office, gestión de correo electrónico, gestión de órdenes de compra intragrupo y con proveedores externos, y preparación de correspondencia.
• Apoyo en marketing y ventas: elaboración de ofertas comerciales, presupuestos de repuestos e intervenciones técnicas, preparación y asistencia en cursos de formación in situ. Apoyo en la organización de ferias y eventos.
• Asistencia a la Dirección: Junto con los jefes de departamento, elaboración de resúmenes y análisis estadísticos para la presentación de datos financieros a la dirección de la empresa.

Requisitos y formación

• Capacitación: Licenciatura en Economía (preferiblemente), Diploma en Contabilidad o equivalente.
• Requisitos profesionales: Al menos 2 años de experiencia en un puesto similar.
• Conocimientos: Avanzados de Microsoft Office, uso de software ERP y CRM, Business Intelligence (preferiblemente conocimiento de QuickBooks).
• Conocimiento de los principales procedimientos contables: primera nota, ciclo activo y ciclo pasivo.
• Requisitos de idioma: conocimientos avanzados de español e italiano. Conocimiento de inglés (opcional).
• Lugar de trabajo: España, Madrid (Fuenlabrada).