Executive Assistant to General Counsel and VP

La oportunidad

Ubicación: Barcelona

Misión: Proporcionar apoyo y asistencia personalizada al personal ejecutivo en una amplia gama de tareas administrativas.

Lo que podrás hacer

• Gestión de agenda: coordinar la agenda del Asesor General y del VP, priorizando funciones y citas, asegurando que reuniones, plazos, presentaciones y demás funciones de la oficina ejecutiva se lleven a cabo sin problemas.
• Gestión de viajes: realizar los arreglos de viaje del Asesor General y del Vicepresidente (y, en ocasiones, de otros miembros del equipo), coordinar vuelos, alojamiento y otros detalles del itinerario; preparar informes de gastos cuando sea necesario.
• Organización de Eventos: Apoyo en la organización y montaje de congresos y eventos con la gestión del proceso de invitación a asistentes internos y externos, organización de viajes y selección del lugar.
• Presentaciones: redactar y preparar borradores de correspondencia y presentaciones de la oficina ejecutiva.
• Control de acceso: filtrar llamadas telefónicas, atender solicitudes de reuniones y coordinar diversos aspectos de la comunicación interdepartamental según sea necesario. Recibir e interactuar con los visitantes; comunicarse con el personal interno de todos los niveles, incluyendo la coordinación con los equipos de soporte de TI para resolver rápidamente cualquier incidente con las herramientas utilizadas por el Asesor General y el Vicepresidente.
• Mantener el inventario y los suministros de oficina; anticipar las necesidades de la oficina; evaluar nuevos productos de oficina; realizar y, a menudo, agilizar pedidos cuando sea necesario.
• Gestión de presupuesto: abrir órdenes de compra de los servicios contratados a abogados externos (y otros proveedores ocasionales) por el equipo legal, supervisar las facturas recibidas e incluirlas en el proceso contable y en los cuadros de seguimiento y controlar y resolver incidencias con el pago.
• Recogida de firmas: para documentos legales que requieran firma húmeda de firmantes radicados en Barcelona, coordinar con sus asistentes la recogida de firmas.

Nos encantaría conocerte si tienes

• Experiencia: Experiencia comprobada como asistente administrativo ejecutivo o en otro puesto de secretaría; normalmente al menos 3 años de experiencia proporcionando apoyo a un alto nivel.
• Educación: Título universitario. Se valorará la formación adicional como asistente personal.
• Idiomas: dominio completo de inglés y español (el francés es un plus)
• Competencias: Es fundamental mantener la confidencialidad y ejercer discreción. Atención al detalle y precisión: Debe ser lo suficientemente confiable como para que el Asesor Jurídico y el Vicepresidente tengan la seguridad de que las tareas se realizarán correctamente y a tiempo. Los asistentes ejecutivos también deben tener disposición para aprender. Habilidades de comunicación: Altas habilidades de comunicación verbal y escrita.
• Conocimientos específicos: Dominio total de Excel y PowerPoint. Se valorarán conocimientos financieros generales.

Algunas cosas que te encantarán de nosotros

• Una cultura de trabajo emprendedora, creativa y acogedora
• Una gama de oportunidades de aprendizaje y desarrollo
• Una empresa internacional con muchas oportunidades de crecimiento.
• Un paquete competitivo de compensación y beneficios