SECRETARIA / O DE DIRECCIÓN (H / M / D)

¿Te gustan las berries?

¿Te gustaría trabajar en una empresa líder en este sector? En Surexport somos un equipo apasionado por lo que hacemos y buscamos incorporar profesionales que nos ayuden a continuar con nuestra expansión continua por todo el mundo 🍓🫐

¿Quiénes somos?

Con sede en Huelva, al sur de España y en un entorno privilegiado, Surexport cuenta con más de 30 años de trayectoria profesional dedicados a la producción y comercialización durante todo el año de las mejores berries del mercado.

Tenemos un fuerte compromiso con el desarrollo sostenible y social, así como con la inclusión, la diversidad y la multiculturalidad como factores claves para la innovación.

Si quieres unirte a nosotros y ser parte de un gran equipo, ¡Este es tu sitio!

¿Cuál será tu misión y las funciones principales?

Garantizar el correcto funcionamiento de las actividades administrativas y de atención al cliente, proporcionando un soporte eficiente a la Dirección y representando la imagen de la empresa en la recepción de las instalaciones.

Funciones:

• Atender y recibir a visitantes, clientes y proveedores, garantizando una atención profesional y alineada con la imagen corporativa.
• Registrar visitas en el sistema digital, generar acreditaciones, controlar accesos y acompañar cuando sea necesario.
• Coordinarse con el servicio de control de accesos para comunicar entradas de personal y visitantes.
• Preparar y coordinar salas de reuniones (orden, café / agua, ventilación, equipos), incluyendo soporte en reuniones presenciales y por Microsoft Teams.
• Gestionar la agenda de Dirección : reuniones, viajes, eventos y desplazamientos.
• Dar apoyo operativo a Dirección : preparación de sala de juntas, verificación de pantallas, coordinación de vehículos, mantenimiento del coche del CEO, solicitudes internas y apoyo administrativo general.
• Revisar y cuadrar extractos de tarjetas corporativas de Dirección y entregar justificantes al Departamento Financiero.
• Atender la centralita telefónica y gestionar comunicaciones internas : transferencias vía Teams, resolución de consultas y envío de mensajes cuando el destinatario no esté disponible.
• Gestionar el correo electrónico de recepción : revisión continua, clasificación, respuesta básica y redirección a los departamentos correspondientes.
• Gestionar correo postal y paquetería : recepción, clasificación, reparto, sellado de notificaciones y gestión de envíos (Correos, MBE, DHL, NACEX).
• Controlar y archivar albaranes y subir documentación y facturas a SAP.
• Supervisar stock y material de oficina : revisión de solicitudes en SAP, creación y envío de pedidos (ME21N, ME9F), recepción física, registro en MIGO y contacto con proveedores.
• Gestionar viajes nacionales e internacionales para personal no directivo : recepción de solicitudes, creación de expedientes, comparativas, reservas, coordinación con Marruecos, comunicación a Seguridad Social, registro de gastos (MIGO, MIRO) y archivo final.
• Redactar y preparar informes, actas, presentaciones y documentación para reuniones.
• Coordinar con áreas internas (IT, Logística Interna, Almacén, Mantenimiento) para garantizar el correcto funcionamiento de la recepción y salas.
• Mantener el orden y abastecimiento en recepción y salas (agua, café, cápsulas, material auxiliar).
• Colaborar en la organización de eventos internos, visitas guiadas y reuniones externas.
• Implicarse en formaciones de PRL para conocer los procedimientos de actuación ante emergencias o eventos extraordinarios.
• Apoyar el Sistema Integrado de Gestión de Calidad y participar en auditorías internas y externas.
• Cumplir las políticas corporativas de Calidad, Medio Ambiente, Seguridad y Salud, Responsabilidad Social Corporativa, Compliance y Seguridad de la Información.
• Representar la misión, visión y valores de la empresa en todas las interacciones.

Requisitos :

¿Cuáles son los requisitos para este puesto?

• Estudios superiores relacionados con : Administración, Protocolo o Turismo.
• Experiencia previa de al menos 2 años en funciones similares (recepción, secretaría, oficina administrativa).
• Valorable experiencia previa en empresas industriales, agrícolas o multinacionales.
• Paquete Office y deseable conocimiento SAP.
• Nivel de Inglés B2 hablado y escrito.
• Deseable conocimiento de otros idiomas.

¿Qué competencias / habilidades vamos a valorar?

Atención al detalle y buena presencia. Discreción y confidencialidad. Capacidad de organización y multitarea. Resolución de problemas. Comunicación efectiva y relaciones interpersonales. Orientación al cliente interno y externo. Proactividad y actitud de servicio.

En Surexport valoramos la diversidad como un activo estratégico y nos comprometemos con la igualdad de oportunidades en todos nuestros procesos de selección. Esta oferta está abierta a todas las personas cualificadas, independientemente de su edad, género, identidad o expresión de género, orientación sexual, origen étnico, nacionalidad, situación familiar, discapacidad o cualquier otra condición personal o social. Fomentamos entornos de trabajo inclusivos y accesibles. Si necesitas alguna adaptación durante el proceso de selección, háznoslo saber : nos comprometemos a garantizar la igualdad de oportunidades y a que el proceso sea objetivo y transparente para todas las personas

Si buscas una empresa dinámica, innovadora y en constante crecimiento, estamos deseando conocerte ¡Inscríbete ahora y únete a nuestro equipo! 🚀✨