Klinikkoordinator, med personaleansvar

DentYou ApS; Gentofte Kommune; Remote; DKK 480,000 - 560,000; Full time

Job summary

DentYou ApS søger en klinikkoordinator til Tandlægerne Ordrupvej 101 i Ordrup, hvor du får driftsansvaret og er nærmeste sparringspartner for klinikejeren. Du vil lede klinikkens daglige drift, forbedre planlægning og sikre effektivitet, så behandlerne kan fokusere på patienterne.

Du får personaleansvar for klinikassistentteamet og vil blandt andet håndtere 1:1-samtaler, vagtplaner og ferie, samtidig med at implementere nye løsninger som AI-telefoni og forbedrede arbejdsgange.

Qualifications

• Erfaring med planlægning, drift og administration og ledelse af mennesker.
• Erfaring med personaleledelse eller koordinering af et team.
• Struktureret og detaljeorienteret med fokus på at overholde deadlines.
• Flydende dansk tale.

Responsibilities

• Optimere drift og kapacitetsudnyttelse af klinikken.
• Lede klinikassistentteamet, herunder 1:1-samtaler, lønsamtaler, fravær og ferier.
• Koordinere indkaldelse, kalenderstyring og patientkommunikation.
• Implementere nye løsninger og digitale arbejdsgange (f.eks. AI-telefoni).
• Omkostningsstyring, fakturering og debitoropfølgning.

Skills

Planlægning

Drift

Administration

Ledelse

Tools

Nexta

Job description

Klinikkoordinator med personaleansvar – vær med til at tage Tandlægerne Ordrupvej 101 til næste niveau

Vil du have en rolle, hvor du ejer driften, leder et team og kan se dit aftryk direkte på klinikkens udvikling? Så er det måske dig, vi leder efter.

Tandlægerne Ordrupvej 101 er en moderne tandklinik i Ordrup med 3 tandlæger, 2 tandplejere, 4 klinikassistenter og en studentermedhjælper. Vi skaber sunde smil for livet, og vores patienter kommer for høj faglighed pakket ind i personlig service.

Vi har en ambitiøs vækstplan frem mod 2029, og derfor opretter vi nu en fuldtidsstilling som klinikkoordinator. Du bliver klinikkens driftsansvarlige og klinikejerens nærmeste sparringspartner.

Du får ansvaret for, at klinikken kører effektivt hver dag, så behandlerne kan koncentrere sig om patienterne, og klinikejeren kan koncentrere sig om strategi og udvikling.

Du har personaleansvar for klinikassistentteamet fra start. Behandlerne står for den faglige ledelse ved behandlerstolen, og du står for personaleledelsen: 1:1-samtaler, lønsamtaler, fravær, ferieplanlægning og teamets fælles opgaver.

Du behøver ikke klinisk baggrund. Vores senior klinikassistent er din kliniske sparringspartner og løser en række af de daglige opgaver, bl.a. reception, indkald, EDI, kommunepatienter og forsikringssager. I koordinerer tæt, og du har ansvaret og det sidste ord. Hos os har patienten altid forrang, også når vi prioriterer i hverdagen.

Stillingen er på fuld tid. Mødetiden er kl. 8.00 og er ikke fleksibel på grund af klinikkens åbningstid.

Vi har klare forventninger til rollen. Inden for de første 12–18 måneder skal du:

• øge kapacitetsudnyttelsen markant gennem bedre planlægning, mindre spildtid og en venteliste, der fylder afbud
• opbygge et stabilt klinikassistentteam med lavt fravær og høj trivsel
• sikre en smidig ferieplanlægning
• sikre, at alle opgaver i Complianter løses til tiden
• reducere klinikkens tab på debitorer betydeligt

Drift og kapacitet

• Optimering af behandlerbøger og kapacitetsudnyttelse
• Ansvar for indkaldelse og opfølgning på patienter samt løbende kalenderstyring
• Opbygning og styring af venteliste ved afbud
• Optimering af arbejdsgange og administrative processer

Ledelse af klinikassistentteamet

• Personaleledelse, 1:1-samtaler og lønsamtaler
• Planlægning af teamets opgaver, vagter, fravær og ferier
• Oplæring af nye klinikassistenter i samarbejde med behandlerne
• Koordinering af og ansvar for de opgaver, senior klinikassistenten løser
• Telefon, reception og betaling, som i dag er en væsentlig del af hverdagen, og som du deler med senior klinikassistenten
• Ansvar for at implementere nye løsninger, bl.a. AI-telefoni og betaling ved behandlerstolen, så du over tid frigør tid til drift og ledelse

Økonomi og administration

• Bogføring af leverandørfakturaer
• Omkostningsstyring, varebestilling og indkøb
• Debitoropfølgning og rykkere

Hvem er du?

Din uddannelsesmæssige baggrund er ikke det afgørende. Du kan være uddannet klinikassistent, men det er ikke et krav. Vi søger bredt efter en profil, der er virkelig skarp til planlægning, drift og administration og har erfaring med ledelse af mennesker.

Vi forestiller os, at du:

• er en ægte teamplayer, der koordinerer tæt med kolleger og samtidig tør træffe beslutningen
• har erfaring med personaleledelse eller en koordinerende rolle med ansvar for et team
• har flere års erfaring med planlægning, administration og opfølgning
• er struktureret, detaljeorienteret og følger tingene til dørs
• tænker i tal og forbedringer og har lyst til at blive målt på resultater
• er tydelig og samtidig lyttende som leder
• har et naturligt servicegen og trives med patientkontakt
• er fortrolig med IT-systemer og digitale arbejdsgange

Erfaring fra tandlægebranchen og kendskab til Nexta er en fordel, men ikke et krav.

Vi tilbyder

• En nøglerolle med reel indflydelse på klinikkens drift og udvikling
• Tæt samarbejde og sparring med klinikejeren
• Mulighed for at præge processer, systemer og nye digitale løsninger
• Dygtige kolleger og et arbejdsmiljø, hvor vi spiser frokost sammen, løfter i flok og holder fire sociale arrangementer om året
• Løn efter kvalifikationer, der afspejler rollens ansvar

• Flydende dansk tale