Driftssekretær til ejendomsdrift og beboerservice

DAB-Lejerbo; Kongens Lyngby; On-site; DKK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Lyngby almennyttige Boligselskab søger en engageret driftssekretær til ejendomsdrift og beboerservice. Du bliver bindeled mellem beboere, håndværkere og administration, og får ansvar for beboerkommunikation, sagsbehandling og økonomiske opgaver.

Stillingen indebærer daglig drift, planlægning af møder, bogføring og dokumenthåndtering, samt koordinering af flytninger og vedligeholdelse. Vi lægger vægt på struktur, service og udvikling af arbejdsgange.

Qualifications

• Har en uddannelse inden for kontor, administration eller tilsvarende.
• Har erfaring fra en administrativ funktion – gerne inden for boligadministration, ejendomsdrift eller beslægtede områder.
• Har erfaring med administrative IT-systemer og arbejder sikkert i Microsoft Office-pakken.
• Har forståelse for økonomiske processer og administrative arbejdsgange.
• Det er en fordel, hvis du har kendskab til almen boliglovgivning og boligadministrative systemer.

Responsibilities

• Modtage og håndtere henvendelser fra beboere via telefon, e-mail og personligt fremmøde.
• Registrere og koordinere fejlmeldinger og servicehenvendelser.
• Udarbejde og udsende varslinger, informationsbreve og øvrig beboerkommunikation.
• Koordinere ind- og udflytninger samt planlægge syn i samarbejde med ejendomsfunktionærerne.
• Budgetopfølgning og kontering i samråd med ledelsen.
• Journalisering, arkivering og dokumenthåndtering.
• Planlægge og koordinere afdelingsmøder og bestyrelsesmøder.

Skills

Administrativ erfaring

Office-pakken (Microsoft Office)

Kommunikation med beboere

Budgetforståelse

Samarbejde og koordinering

Education

Uddannelse inden for kontor/administration

Tools

Microsoft Office

Boligadministration systemer

Administrative IT-systemer

Job description

Driftssekretær til ejendomsdrift og beboerservice

Lyngby almennyttige boligselskab, der administreres af DAB, søger en ny dygtig driftssekretær.

Vi søger en engageret og struktureret driftssekretær, der kan sikre en professionel administration og være det koordinerende bindeled mellem beboere, ejendomsfunktionærer, håndværkere, afdelingsbestyrelser og administrationen.

Dine arbejdsopgaver

Du får en bred opgaveportefølje, der blandt andet omfatter:

Beboerservice og kommunikation

• Modtagelse og håndtering af henvendelser fra beboere via telefon, e-mail og personligt fremmøde.
• Registrering og koordinering af fejlmeldinger og servicehenvendelser.
• Udarbejdelse og udsendelse af varslinger, informationsbreve og øvrig beboerkommunikation.
• Administration af beboerlokaler og håndtering af klagesager.

Sekretær- og administrationsopgaver

• Sekretærbistand til ejendomsleder og driftsorganisation.
• Kalenderstyring, mødekoordinering og referatskrivning.
• Udarbejdelse af dagsordener og mødemateriale.
• Journalisering, arkivering og dokumenthåndtering.
• Korrespondance og lettere sagsbehandling.

Flyttesager og udlejning

• Koordinering af ind- og udflytninger.
• Planlægning af syn i samarbejde med ejendomsfunktionærerne.
• Bestilling og koordinering af håndværkere i forbindelse med istandsættelser.

Drift og vedligeholdelse

• Koordinering af opgaver mellem beboere, driftspersonale og eksterne samarbejdspartnere.
• Rekvirering af håndværkere og leverandører.
• Opfølgning på vedligeholdelses- og reparationsopgaver.
• Understøttelse af den daglige driftsplanlægning.

Økonomi

• Fakturahåndtering, kontrol og kontering.
• Oprettelse af rekvisitioner.
• Budgetopfølgning i samarbejde med ledelsen.
• Administration af vedligeholdelseskonti og forbrugsregnskaber.
• Indkøb af kontor- og forbrugsartikler.
• Administrativ understøttelse af afdelingsbestyrelser og beboerdemokratiet.
• Planlægning og koordinering af afdelingsmøder, budgetmøder og bestyrelsesmøder.
• Udarbejdelse af referater og opfølgning på beslutninger.

Vi forestiller os, at du

• Har en uddannelse inden for kontor, administration eller tilsvarende.
• Har erfaring fra en administrativ funktion – gerne inden for boligadministration, ejendomsdrift eller beslægtede områder.
• Har erfaring med administrative IT-systemer og arbejder sikkert i Microsoft Office-pakken.
• Har forståelse for økonomiske processer og administrative arbejdsgange.
• Det er en fordel, hvis du har kendskab til almen boliglovgivning og boligadministrative systemer.

Vi tilbyder

• En spændende og varieret stilling med stor kontakt til både beboere, kolleger og samarbejdspartnere.
• Et selvstændigt ansvarsområde med mulighed for at præge og udvikle arbejdsgange.
• En arbejdsplads med fokus på service, kvalitet og samarbejde.
• Faglige udfordringer og gode muligheder for personlig udvikling.

Varierende arbejdsopgaver og et job på 37 timer pr. uge. Du får kontakt med afdelingernes beboere, 2 gode kolleger på kontoret og 7 mand i marken. Vi forventer, at du deltager i kurser og videreuddannelse .

Som ansat i en DAB administreret boligafdeling får du gruppelivsforsikring. Din løn og pension er i henhold til Funktionæroverenskomsten.

Kan du se dig selv som en del af Lyngby almennyttige Boligselskab, og vil du være med til at forme fremtiden for livet i de almene boligafdelinger?

Ansøgningsfrist 31. oktober 2026. Vi afholder løbende samtaler, indtil den rette kandidat er fundet.

Vi glæder os til at høre fra dig.

Om DAB-Lejerbo

DAB-Lejerbo er med 95.000 lejemål i 75 kommuner og mere end 100 boligorganisationer i administration den største aktør i den almene sektor. Vi er over 400 administrative medarbejdere og 1.200 driftsansatte og har – i en overgangsperiode – hovedkontorer både i Valby og på Frederiksberg. For os handler boligadministration om mere end bygninger – det handler om menneskers hjem og om at styrke beboerdemokratiet.