Arbejdstidsplanlægger og sekretær i én stilling til Egely

Egely, Sikret afdeling; Nørre Aaby; On-site; DKK 360,000 - 420,000; Full time

Benefits offered by this job

Høj fleksibilitet

Intro og sidemandsoplæring

Job summary

Egely er Region Syddanmarks sikrede døgninstitution for unge mellem 12 og 17 år. Vi søger en arbejdstidsplanlægger og sekretær i én stilling til at få dagligdagen til at gå op og bevare et godt overblik.

Du har en kontoruddannelse og administrativ baggrund samt erfaring med arbejdstidsplanlægning og diverse sekretæropgaver. Arbejdstiden er 32–37 timer om ugen og kræver samarbejde med ledelse og HR.

Qualifications

• Du har en kontoruddannelse og en administrativ baggrund.
• Du har erfaring med arbejdstidsplanlægning og forskelligartede sekretæropgaver.

Responsibilities

• Udarbejde ugentlige arbejdstidsplaner jf. overenskomsterne og gældende regler, mindst 4 uger frem.
• Samarbejde med afdelingsleder og HR-specialist om standarder og regler.
• Arbejdstidsplanlægning for alle faggrupper i henhold til overenskomst og regler.
• Registrere arbejdstid og løn i HosInfo.
• Udarbejde grundplaner i samarbejde med lederne.
• Tilrettelægge arbejdstider efter medarbejderønsker og planlægning.
• Indkalde vikarer i planlægnings- og driftsfasen.
• Koordinere ved sygdom og lignende.
• Godkende fakturaer og udføre mindre økonomiopgaver.
• Referatskrivning og andre skriftlige opgaver.
• Modtage telefonopkald, gæster og udlevering af nøgler og alarmer.
• Håndtere post og administration af systemer som Nexus/Safetynet/SydID/M365.

Skills

Overblik

Skriftlig kommunikation

Samarbejde

Education

Kontoruddannelse

Tools

Nexus

Safetynet

SydID

M365

AS2007

Job description

Arbejdstidsplanlægger og sekretær i én stilling til Egely

Brænder du for planlægning, og for at få tingene til at gå op i en højere enhed? Er du god til at skabe overblik og trives med at arbejde selvstændigt?

Så er du måske vores nye arbejdstidsplanlægger/sekretær.

Vi tilbyder:

En spændende og udfordrende arbejdsplads, hvor du sidder sammen med kollegaer som administrative medarbejder, og med et bredt netværk på tværs af centret

Intro og sidemandsoplæring til dine opgaver og undervisning i HosInfo og arbejdstidsregler

En arbejdsplads i konstant udvikling

Et godt arbejdsmiljø, hvor vi både værdsætter høj faglighed, men samtidig sætter pris på humor og en uformel omgangstone

Løn- og ansættelsesvilkår efter gældende overenskomst, samt høj fleksibilitet.

Hvem er du?

Du har en kontoruddannelse og en administrativ baggrund, og du har erfaring med arbejdstidsplanlægning og forskelligartede sekretæropgaver. Du skal have lyst til at arbejde 32-37 timer pr. uge.

Du har et godt overblik, er stærk i skrift og tale, kan tilegne dig ny viden, er god til at samarbejde og kan jonglere med 2 funktioner i én stilling.

Opgaven som arbejdstidsplanlægger:

• Du skal udarbejde ugentlige arbejdstidsplaner jf. overenskomsterne og de dertil gældende arbejdstidsregler samt lokalaftaler, så den enkelte medarbejder hele tiden kender sin arbejdstid minimum 4 uger frem.
• Du skal være med til at sikre, at der arbejdes efter de standarder, der er. Det gør du i tæt samarbejde med afdelingslederen og med sparring fra HR-specialisten.
• Arbejdstidsplanlægning for alle faggrupper i henhold til overenskomst og arbejdstidsregler
• Kodning af præsteret arbejdstid, registrering og lønindberetning i HosInfo
• Udfærdige grundplaner i samarbejde med afdelingsleder og faglig leder
• Tilrettelæggelse af arbejdstider i forhold til indkomne ønsker fra medarbejderne
• Tilrettelæggelse af arbejdstidsplaner i forbindelse med afholdelse af ferie, afspadsering, personalemøder, kursusaktivitet, uddannelse mv.
• Indkald af vikarer i planlægnings- og driftsfasen
• Koordinerende funktion ved akut opstået sygdom og lignende.

Opgaven som sekretær:

• Godkende fakturaer samt mindre opgaver inden for økonomi
• Referatskrivning fra møder og samtaler, samt andre skriftlige opgaver
• Modtage telefonopkald, gæster, udleverer gæstenøgler, nøglebrikker samt alarmer etc.
• Håndtere post ind og ud af huset
• Administrere bl.a. Nexus, Safetynet, SydID, M365 og oprette borgere i AS2007
• Indkøb af diverse artikler til organisationen

Egely - kort fortalt:

Egely er Region Syddanmarks sikrede døgninstitution for unge mellem 12 og 17 år, som er anbragt på retslige eller sociale grundlag. Vi er godkendt til 14 pladser, hvoraf 5 er i den særligt sikrede afdeling. Der er ca. 60 unge indskrevet om året. Aktuelt har vi 2 åbne afdelinger med i alt 10 pladser.

Vi er omkring 80 medarbejdere – primært pædagogisk personale i bo-enhederne, men også psykologer, sundhedsfaglige medarbejdere, socialrådgivere, lærere og andre faggrupper.

De unge, vi arbejder med, har ofte komplekse udfordringer med udadreagerende adfærd, kriminalitet, misbrug eller psykiatriske problemstillinger.

Vores vigtigste opgave er at hjælpe de unge med at finde ro og stabilitet, så de kan opbygge nye livsstrategier og tage skridt mod en bedre fremtid.

Alle børn og unge på Egely, får tilbudt undervisning eller dagbeskæftigelse i vores interne undervisningshus, og har deres hverdags- og fritidsliv på en bo-enhed med fire andre børn og unge.

De unge anbringes ofte på baggrund af komplekse sociale, psykiatri-nære og adfærdsmæssige udfordringer såsom udadreagerende eller kriminel adfærd, misbrug og andre sideløbende udfordringer.

Du vil referere til afdelingslederen, men skal samtidig samarbejde med Socialcenter Lillebælts HR-specialist, som sidder i centeradministrationen i Fredericia.

Vi forventer

• At du har erfaring med arbejdstidsplaner og kendskab til overenskomster og arbejdstidsregler
• At du kan være i dialog med medarbejderne og være med til at understøtte den ramme for arbejdstidsplanlægning, som ledelsen har lagt
• At du tager ansvar i opgaven og stiller undrende spørgsmål, så snart noget er anderledes. Dette for at sikre, at du indhenter den nødvendige viden i forhold til overholdelse af gældende overenskomster og arbejdstidsregler etc.

Nysgerrig efter mere?

Du kan læse mere om Egely på vores hjemmeside Egely og se vores film om at arbejde på Egely: Job på Egely.

Du er velkommen til at kontakte vicecenterchef Nethe Junkerby på telefon [phone] mellem kl. 08.00 og 09.00 alle hverdage.

Din ansøgning skal indeholde dokumentation for uddannelse, fyldestgørende CV og relevante bilag.

Regionen er forpligtet til at oplyse dig om startlønnen for stillingen.

Du får oplyst grundløn, centralt fastsatte tillæg og pension i overenskomsten for: Administrations- og IT-personale m.fl., overenskomst nummer 32.01.1

Ud over startlønnen, kan stillingen indeholde eventuelt forhandlede tillæg afhængigt af stillingen, dine erfaringer og kvalifikationer.

Startløn for stillinger i Region Syddanmark

Ansøgningsfrist: Den 12. november 2026.

Ansættelsessamtaler: Afholdes den 18. november 2026.

Tiltrædelse: Den 1. januar 2027.

Der vil blive indhentet reference samt børne- og straffeattest inden ansættelse. Det er en betingelse for ansættelsen, at attesterne vurderes tilfredsstillende.

Adresse Søndergaardsvej 9

5580 Nørre Aaby

Danmark