Administrativ servicekoordinator med stærkt økonomisk overblik

Bravida Danmark A/S; Aarhus; Hybrid; DKK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Bravida Danmark A/S søger en struktureret administrativ servicekoordinator til vores Aarhus-afdeling. Du bliver en central del af en drift tæt på projekter og kunder, og du sikrer et samlet økonomisk overblik over afdelingens projekter samt rettidig fakturering og opfølgning.

Du arbejder tæt sammen med serviceledere og projektledere og bliver deres administrative og økonomiske sparringspartner. Vi lægger vægt på struktur, proaktivitet og et tæt samarbejde i en travl hverdag.

Qualifications

• Fakturerings- og budgetopfølgningserfaring
• Baggrund inden for kontor, økonomi eller regnskab (HD/HA/finansøkonom eller tilsvarende)
• Gode færdigheder i Excel og erfaring med ERP-systemer

Responsibilities

• Sikre løbende fakturering og opfølgning på manglende/forsinket fakturering
• Varetage sagsadministration og dokumenthåndtering samt registrering af timer og materialer
• Registrere og følge op på timer og materiale samt vedligeholde kundeaftaler og bemanding
• Understøtte afdelingschef, serviceledere og projektledere og håndtere ad hoc-opgaver
• Gennemføre månedlige gennemgange af projekter, økonomi og dækningsgrader

Skills

Fakturering

Budgettering

Forecast

Økonomisk opfølgning

Education

HD/HA/finansøkonom

Tools

Excel

ERP-systemer

Job description

Administrativ servicekoordinator med stærkt økonomisk overblik

Har du blik for projektøkonomi, fakturering og opfølgning, og trives du bedst, når du sidder tæt på den daglige forretning? Vil du være den økonomiske sparringspartner, der hjælper vores afdeling med at bevare overblikket og få projekterne sikkert i mål?

Bravida søger en struktureret og forretningsorienteret administrativ servicekoordinator til vores afdeling i Aarhus.

Du bliver en central del af en sund serviceforretning med gode, faste B2B-kunder og cirka 50 engagerede medarbejdere. Afdelingen arbejder med el, smedeopgaver og en bred portefølje af serviceaftaler. Vi har en høj medarbejderanciennitet og et stærkt fællesskab, som vi samtidig arbejder målrettet på at videreudvikle.

Din vigtigste opgave bliver at skabe et samlet økonomisk overblik over afdelingens projekter og sikre, at fakturering, projektøkonomi og opfølgning bliver håndteret rettidigt. Du kommer til at arbejde tæt sammen med afdelingens serviceledere og bliver deres administrative og økonomiske sparringspartner.

Du får en hverdag tæt på driften, hvor du følger projekterne fra et økonomisk perspektiv og hjælper servicelederne med at omsætte tal og data til konkrete handlinger.

Afdelingen håndterer mange mindre projekter samt projekter med en størrelse på op til cirka 2-5 millioner kroner. Du får derfor en vigtig rolle i at bevare overblikket på tværs af aktiviteterne og opdage afvigelser, inden de vokser sig store.

Derudover får du en varieret administrativ rolle, hvor du understøtter afdelingens daglige drift med blandt andet sagsadministration, registrering og opfølgning på timer og materialer, vedligeholdelse af kunde- og bemandingsdata samt dokumenthåndtering. Du bliver samtidig en vigtig administrativ støtte for afdelingschefen, servicelederne og projektlederne og hjælper løbende med de opgaver, der opstår omkring økonomi, bemanding, kunder og den generelle kontordrift.

Du deltager i relevante økonomi- og projektmøder og gennemgår løbende økonomien med både afdelingsledelsen og den enkelte serviceleder. Stillingen ligger tæt på en praktisk controllerfunktion, men med en tydelig administrativ og koordinerende forankring i afdelingen.

Dine arbejdsopgaver vil blandt andet være

• Sikre løbende fakturering og følge op på manglende eller forsinket fakturering
• Varetage den løbende sagsadministration, herunder fakturaklargøring, dokumenthåndtering og administrative registreringer
• Registrere og følge op på timer og materialer samt vedligeholde relevante kunde- og bemandingsdata
• Yde administrativ support til afdelingschef, serviceledere og projektledere samt håndtere løbende ad hoc-opgaver i afdelingen
• Følge afdelingens igangværende arbejder, projektøkonomi og dækningsgrader
• Udarbejde og følge op på budgetter, forecast, cash flow og udeståender
• Gennemføre månedlige projekt- og økonomigennemgange med afdelingens serviceledere
• Identificere afvigelser og følge op på projekter, som ikke udvikler sig som forventet
• Forberede månedsluk, økonomirapportering og relevante analyser til afdelingsledelsen
• Hjælpe servicelederne med at holde projekternes økonomi ajour og sikre rettidig projektlukning
• Bidrage til at udvikle gode og ensartede administrative arbejdsgange i afdelingen

Hvem er du?

Du er nysgerrig på forretningen bag tallene og har lyst til at forstå, hvad der sker ude i projekterne. Du arbejder grundigt og struktureret, men du er også handlekraftig og tager fat, når fakturering, projektopfølgning eller andre økonomiske og administrative aktiviteter er ved at komme bagud.

Du kan skabe overblik over mange mindre projekter samtidig og er ikke bange for at følge op hos dine kolleger. Det gør du på en konstruktiv og imødekommende måde, som understøtter samarbejdet.

Samtidig trives du i en rolle med mange kontaktflader, hvor du både arbejder selvstændigt og bliver en integreret del af afdelingens daglige fællesskab. Du kan formidle økonomiske sammenhænge i et enkelt og forståeligt sprog og hjælper andre med at omsætte indsigt til handling.

Vi forestiller os, at du har

• Erfaring med fakturering, budgettering, forecast og økonomisk opfølgning
• En relevant baggrund inden for kontor, økonomi, finans eller regnskab, eksempelvis HD, HA, finansøkonom, Financial Controller eller en akademiuddannelse
• Gode færdigheder i Excel og erfaring med økonomi- eller ERP-systemer
• Evnen til at skabe struktur, bevare overblikket og følge opgaver helt til dørs

Din praktiske erfaring og din forståelse for projektforretning vægter højere end en bestemt uddannelsestitel. Det vigtigste er, at du kan tage ejerskab for afdelingens økonomiske overblik og fungere som en troværdig sparringspartner for både serviceledere og afdelingsledelsen.

Du bliver en del af en afdeling, hvor fællesskabet er stærkt, og hvor vi interesserer os oprigtigt for hinanden. Vi hjælper hinanden, deler vores viden og arbejder sammen om at få det bedste frem i både kollegerne og forretningen.

Vi spænder bredt både fagligt og interessemæssigt, og der er plads til forskellighed. Tonen er uformel, samarbejdet er tæt, og der bliver også spist en del kage. Samtidig har vi ambitioner om at udvikle vores arbejdsgange og blive endnu bedre til at arbejde systematisk med projekternes økonomi.

I Bravida arbejder vi på tværs af fag og regioner, og du får adgang til et stærkt professionelt netværk med mulighed for sparring. Din trivsel og sikkerhed er altid vigtig, og vi værner om et arbejdsmiljø, hvor engagement, ansvarlighed og enkelhed er en naturlig del af hverdagen.

Lyder det som noget for dig?

Bravida opfordrer alle kvalificerede ansøgere til at søge. En god bygning gør forskellen. Det er grundtanken bag Bravida. Vi er Nordens førende leverandør af tekniske totalløsninger inden for service og installation, og vi hjælper vores kunder med at skabe velfungerende og mere bæredygtige bygninger. Det er Bravidas langsigtede mål at være klimaneutral i hele værdikæden i 2045. Vi er 13.000 medarbejdere, heraf 3.000 i Danmark, i over 180 byer i Danmark, Sverige, Norge og Finland. Bravidas aktie er noteret på Nasdaq Stockholm.www.bravida.dk