Administrativ medarbejder - kundeservice, drift & produktdata

Dansk Sprogskole; Frederikshavn; On-site; DKK 260,000 - 340,000; Full time

Job summary

ScanTherm i Frederikshavn søger en alsidig kontorassistent til at bistå kunder og kolleger med daglige praktiske og administrative opgaver. Du bliver en vigtig del af den daglige drift og arbejder i et energisk team.

Du håndterer telefon og mail, ordrebehandling, dokumentation og produktdata, samt koordinerer fragt og leverancer. Vi lægger vægt på service, struktur og vilje til at lære nye systemer i Microsoft 365-miljøet.

Qualifications

• Serviceminded og hjælpsom i kontakt med kunder og kolleger.
• Gode kommunikationsevner via telefon og skriftlig kommunikation.
• Kan arbejde selvstændigt og tage ansvar for egne opgaver.
• Kan skabe struktur og følge op, selv når mange ting er i gang samtidig.
• Kendskab til Microsoft 365-pakken (Outlook, Word, Excel).

Responsibilities

• Besvare indgående telefonopkald og mails.
• Hjælpe kunder med praktiske spørgsmål og sikre korrekt videreformidling af tekniske emner.
• Oprette og følge op på kundehenvendelser, ordrer og aftaler.
• Håndtere eller assistere med fakturering.
• Hjælpe med indkøb og kontakt til leverandører.
• Koordinere fragt, leveringer og forsendelser.
• Koordinere mellem kunder, installatører, leverandører og kolleger.
• Opdatere produktdata og dokumentation i systemerne.
• Udarbejde eller revidere manualer/datablade/prislister.

Skills

Serviceminded

Telefonkommunikation

Selvstændig

Struktur og opfølgning

MS 365 – Outlook/Word/Excel

Lære nye systemer

Nysgerrig og læringsvillig

Dansk - mundtligt og skriftligt

Job description

Er du god til mennesker, kan du holde styr på mange forskellige opgaver – og kan du lide at få tingene til at hænge sammen?

Så kunne du være den, vi leder efter.

ScanTherm er en mindre virksomhed i vækst, og vi søger en ny kollega, som kan hjælpe både kunder og kolleger med at holde styr på de mange praktiske, administrative og koordinerende opgaver i hverdagen.

Du bliver en del af et energisk og engageret team med højt tempo, tæt samarbejde og lyst til at udvikle os. Teknologi og nye idéer er en naturlig del af hverdagen.

Stillingen er bred. Du bliver ikke låst til én bestemt funktion, men får en varieret hverdag med kundekontakt, ordrebehandling, indkøb, fakturering, fragt, dokumentation, produktdata og almindelig kontoradministration.

Hvad skal du lave?

Du bliver en vigtig del af den daglige drift på kontoret og en af dem, der hjælper med at få tingene til at hænge sammen. Telefonen og mailen er en naturlig del af arbejdsdagen, og du vil have kontakt med både private kunder, installatører, leverandører, samarbejdspartnere og dine kolleger.

Dine opgaver kan blandt andet være at:

• Besvare indgående telefonopkald og mails

• Hjælpe kunder med praktiske spørgsmål og sørge for, at tekniske spørgsmål kommer videre til den rette kollega

• Oprette og følge op på kundehenvendelser, ordrer og aftaler

• Hjælpe med ordrebehandling og ordrebekræftelser

• Håndtere eller assistere med fakturering

• Hjælpe med indkøb og kontakt til leverandører

• Koordinere fragt, leveringer og forsendelser

• Koordinere mellem kunder, installatører, leverandører og kolleger

• Vedligeholde produktdata, dokumentation og andet produktmateriale

• Hjælpe med manualer, datablade, prislister og lignende materiale

• Holde vores systemer og kundedata opdateret

• Hjælpe salgs- og supportteamet med praktiske og administrative opgaver

• Tage dig af forskellige opgaver, der opstår i løbet af dagen

Det er med andre ord en rolle for dig, der godt kan lide variation og ikke nødvendigvis ønsker at lave præcis det samme hver dag.

Du behøver ikke kende vores branche på forhånd

Vi forventer ikke, at du ved alt om varmepumper eller vores produkter, når du starter. Det vigtigste er, at du har lyst til at lære, er nysgerrig og kan holde overblik.

Vi lærer dig vores produkter, arbejdsgange og de systemer, du skal bruge. Hvis en kunde stiller et spørgsmål, der kræver teknisk ekspertise, er der altid kolleger i huset, som kan hjælpe.

Vi tror, du passer godt ind, hvis du...

• Er serviceminded og kan lide at hjælpe andre

• Er god i telefonen og kommunikerer venligt og professionelt

• Kan arbejde selvstændigt og tage ansvar for dine egne opgaver

• Kan skabe struktur og følge op, også når der er mange ting i gang samtidig

• Er fortrolig med Microsoft 365-pakken, især Outlook, Word og Excel

• Er vant til at bruge en computer og har let ved at lære nye systemer

• Er nysgerrig og har lyst til at lære nye måder at arbejde på

• Taler og forstår dansk

Din uddannelsesbaggrund er ikke afgørende. Du kan have erfaring fra kundeservice, administration, ordrebehandling, indkøb, logistik eller noget helt andet. Det vigtigste for os er, at du er den rette person til rollen.

AI og digitale værktøjer

Vi bruger i stigende grad digitale værktøjer og AI i vores daglige arbejde.

Du behøver ikke være ekspert, men det er et stort plus, hvis du allerede er nysgerrig på AI eller har erfaring med at bruge det til eksempelvis tekst, dokumentation, research, strukturering eller andre administrative opgaver.

Har du erfaring med grafiske programmer eller værktøjer til at lave eller redigere produktmateriale, datablade, billeder eller lignende, er det også en fordel – men ikke et krav.

En hverdag med mange forskellige opgaver

Nogle dage vil der være meget kundekontakt. Andre dage fylder ordrebehandling, dokumentation, fragt, indkøb eller produktdata mere. Du skal derfor trives i en rolle, hvor dagen ikke altid ser ens ud, og hvor du selv er med til at holde overblikket.

Du skal ikke være tekniker eller klassisk sælger. Din vigtigste opgave er at hjælpe kunder og kolleger og være med til at få den daglige drift på kontoret til at fungere.

Hvem er vi?

ScanTherm er en mindre virksomhed i Frederikshavn med en flad organisation og korte beslutningsveje. Vi er i vækst og leder efter flere dygtige mennesker, der kan hjælpe os med at fortsætte den udvikling.

Hos os bliver du en del af et energisk og engageret team med højt tempo, hvor vi arbejder tæt sammen på tværs af salg, teknik, support og administration. Teknologi, samarbejde og nye idéer er en naturlig del af hverdagen, og der er ikke langt fra idé til handling.

Arbejdstid og arbejdssted

Det er en fuldtidsstilling med fast base på vores kontor i Frederikshavn.

Mandag–torsdag: 08.00–16.00
Fredag: 08.00–15.30

Arbejdet foregår på vores kontor i Frederikshavn.

Løn efter kvalifikationer.

Vi vil gerne have vores nye kollega ombord hurtigst muligt, men vi venter gerne på den rette.

Lyder det som noget for dig?

Ansøgningsfrist: 30. oktober 2026.

Vi læser ansøgningerne løbende og kan besætte stillingen, før fristen udløber.