zweite Vorzimmerkraft der Staatssekretärin (w/m/d) im „Büro des Ministers und der Staatssekretä[...]

Ministerium für Infrastruktur und Landesplanung; Potsdam; Remote; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine öffentliche Einrichtung in Brandenburg sucht eine zweite Vorzimmerkraft für das Büro der Staatssekretärin. Wichtige Aufgaben umfassen die Organisation von Terminen, die Durchführung von Telefonaten und die Erstellung von Besprechungsunterlagen. Bewerber sollten eine abgeschlossene Ausbildung sowie sehr gute Kenntnisse in MS Office mitbringen. Flexible Arbeitsbedingungen und ein Team mit starkem Wir-Gefühl werden geboten.

Leistungen

Zuschuss zum Jobticket

Betriebliche Altersvorsorge

Aktives Gesundheitsmanagement

Qualifikationen

• Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/Kaufmann für Büromanagement, oder vergleichbarer Abschluss ist erforderlich.
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen.
• Sicherer Umgang mit MS Office-Anwendungen.

Aufgaben

• Terminplanung und -überwachung.
• Abwicklung des Telefonverkehrs.
• Zusammenstellung von Unterlagen für Termine.

Kenntnisse

Ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit

Dienstleistungsbereitschaft

Teamfähigkeit

Hohe Belastbarkeit

Eigenverantwortliche Arbeitsweise

Ausbildung

Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r oder vergleichbar

Tools

MS Office Standardanwendungen (Word, Excel, Power Point)

Jobbeschreibung

Gestalten Sie mit uns das Brandenburg von morgen - unser Motto: Bewegen, Bauen, Leben

Sie wollen nicht nur mitreden, sondern wirklich etwas bewegen? Dann kommen Sie zu uns - ins Ministerium für Infrastruktur und Landesplanung Brandenburg. Ob Verkehr, Mobilität, Stadtentwicklung, Digitalisierung oder Klimaschutz: Wir arbeiten jeden Tag daran, dass Brandenburg lebenswert, modern und zukunftssicher bleibt.
Das MIL hat rund 300 Beschäftigte und besteht aus 4 Abteilungen (Verkehr, Stadtentwicklung und Wohnen, Gemeinsame Landesplanung Berlin-Brandenburg und die Grundsatzangelegenheiten des Ministeriums) sowie der Presse- und Öffentlichkeitsarbeit.
Sie wollen nicht nur arbeiten, sondern Wirkung entfalten? Dann sind Sie bei uns richtig. Werden Sie Teil unseres Teams!
Wir suchen Sie zum nächstmöglichen Zeitpunkt als
… zweite Vorzimmerkraft der Staatssekretärin (w/m/d)
im „Büro des Ministers und der Staatssekretärin sowie für Kabinett-, Landtags- und Bundesratsangelegenheiten“ (MB1)
im Rahmen einer Vollzeitbeschäftigung.
Die Position ist befristet gemäß § 14 Abs. 1 Nr. 1 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) bis zum Ende der 8. Legislatur des Brandenburger Landtags zu besetzen, längstens bis zum 31.12.2029.

Ihr zukünftiges Aufgabengebiet umfasst unter anderem

• Terminplanung und Terminüberwachung
• Abwicklung des Telefonverkehrs
• Zusammenstellung von Termin- und Besprechungsunterlagen
• Einrichtung von Telefon- und Videokonferenzen
• Besucherbetreuung
• Abwicklung der büroeigenen bzw. abteilungsinternen Korrespondenz
• Sichten und Sortieren der eingehenden (elektronischen) Post
• Führen von Vorgängen in der E-Akte inklusive elektronischer Vorgangsbearbeitung
• Organisation von Dienstreisen.

Gemeinsam mit der ersten Vorzimmerkraft werden die oben genannten Aufgaben wahrgenommen sowie die Präsenzzeiten abgedeckt.

Was Sie mitbringen

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Verwaltungsfachangestellte/r, Kauffrau/ Kaufmann für Büromanagement, Sekretär/in oder vergleichbarer Abschluss
• sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• sicherer Umgang mit den MS-Office Standardanwendungen (insbesondere Word, Excel und Power Point)
• sicheres und aufgeschlossenes Auftreten, sowie selbstständige und eigenverantwortliche Arbeitsweise
• hohe Belastbarkeit und Kooperationsbereitschaft
• ausgeprägte Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Dienstleistungsbereitschaft (Serviceorientierung)

Was wir uns darüber hinaus wünschen

• Kenntnisse der Struktur des MIL und der Landesregierung Brandenburg

Was wir Ihnen bieten

• Arbeiten mit Wirkung: Verantwortung für Themen, die etwas bewegen, sowie spannende und herausfordernde Tätigkeiten im Dienst der Gesellschaft
• Entwicklungsmöglichkeiten: Raum für Ideen, Eigeninitiative und fachliche Weiterentwicklung
• im Alltag: Sicherheit, Vereinbarkeit von Beruf und Familie und flexible und moderne Arbeitsbedingungen, u. a. mobiles Arbeiten
• Starkes Wir-Gefühl: eine offene Willkommenskultur, wie das Startendennetzwerk und ein Platz in einem engagierten, interdisziplinären Team
• Weitere Vorteile: Zuschuss zum Jobticket, betriebliche Altersvorsorge (VBL), ein aktives Gesundheitsmanagement
• und vieles mehr

Was für Sie noch interessant sein könnte

Die Stelle ist für Personen geeignet, die in das Berufsleben einsteigen.
Wir begrüßen Bewerbungen unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.
Gehen Bewerbungen von Menschen mit einer anerkannten Schwerbehinderung oder ihnen gleichgestellte Menschen mit Behinderungen ein, erfolgt nach Maßgabe des SGB IX und des Behindertengleichstellungsgesetzes hinsichtlich der Erfüllung der Ausschreibungsvoraussetzungen eine individuelle Betrachtung.
Dienstort der Position: Potsdam
Dotierung: Entgeltgruppe 5 TV-L zzgl. Zahlung einer außertariflichen Zulage in Höhe von 400 € für die Dauer der Vorzimmertätigkeit
Die Tätigkeit ist grundsätzlich auch für Teilzeitbeschäftigte geeignet. Gehen entsprechende Bewerbungen ein, wird geprüft, ob den Teilzeitwünschen im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen der Stelle, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.
Das Ministerium für Infrastruktur und Landesplanung fördert die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und ist dementsprechend zertifiziert.

Wir wollen Sie kennenlernen

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• Bewerbungsschreiben,
• Lebenslauf,
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