Stellvertretende Assistenz im Büro der Ministerin (w/m/d)

Impala Tuebingen; Stuttgart; Vor Ort; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein Ministerium in Stuttgart sucht eine stellvertretende Assistenz zur Koordination der Termine der Ministerin. Sie übernehmen organisatorische Aufgaben und pflegen Kontakte zu externen Akteuren. Bewerber sollten eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich mitbringen und über gute MS Office Kenntnisse verfügen. Die Stelle bietet flexible Arbeitszeiten und eine unbefristete Anstellung in einem dynamischen Umfeld.

Leistungen

Übertarifliche Vergütung

Flexible Arbeitszeiten

JobTicket BW

JobBike BW

Umfangreiches Gesundheitsmanagement

Fortbildungsangebot

Qualifikationen

• Sie haben eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich.
• Sie sind selbstständig, strukturiert und termingerecht.

Aufgaben

• Planen und koordinieren der Termine der Ministerin.
• Verantworten die Büroorganisation und Assistenzaufgaben.
• Pflegen den Kontakt zur Landesregierung und externen Akteuren.

Kenntnisse

Verwaltungs- oder Sekretariatsausbildung

Zuverlässigkeit

Belastbarkeit

Kommunikative Fähigkeiten

Berufserfahrung im Büromanagement

Gute Organisationsfähigkeiten

MS Office Kenntnisse

Ausbildung

Fachangestellte/r für Bürokommunikation

Justiz‑ oder Verwaltungsangestellte/r

Jobbeschreibung

Das Ministerium für Wissenschaft, Forschung und Kunst Baden-Württemberg ist für sämtliche Hochschulen des Landes, den größten Teil der außeruniversitären Forschungseinrichtungen, die Einrichtungen der Universitätsmedizin, die wissenschaftlichen Bibliotheken und Archive sowie bedeutende Kunsteinrichtungen Baden‑Württembergs zuständig. Mit seinen rund 370 Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern unterstützt das Ministerium die Arbeit dieser Institutionen, fördert Innovationen, initiiert Reformen und trägt damit zur Zukunftsgestaltung des Landes Baden‑Württembergs bei.

Wir suchen ab sofort eine / einen

Beschäftigte/n als stellvertretende Assistenz im Büro der Ministerin (w/m/d).

Ihre Aufgaben:

• Sie planen und koordinieren die Termine der Ministerin.
• Sie erledigen die täglich anfallenden Assistenzaufgaben und verantworten in enger Abstimmung mit der Büroleitung der Ministerin die Büroorganisation.
• Sie stellen Unterlagen und Zulieferungen zur Vor- und Nachbereitung von Terminen und Gremien zusammen.
• Sie pflegen und verantworten den mündlichen und schriftlichen Kontakt in die Landesregierung und mit externen Akteuren.
• Sie übernehmen in Bedarfsfällen die Urlaubs- und Krankheitsvertretung der Assistenz im Büro des Ministerialdirektors.

Ihr Profil:

• Sie verfügen über eine Ausbildung im Verwaltungs- oder Sekretariatsbereich (z. B. Fachangestellte/r für Bürokommunikation, Justiz‑ oder Verwaltungsangestellte/r).
• Sie sind zuverlässig, belastbar, behalten auch in stressigen Situationen den Überblick und wahren stets die gebotene Vertraulichkeit.
• Sie sind kontaktfreudig, offen, kommunikat­iv und zugewandt mit einem stets verbindlichen und freundlichen Auftreten gegenüber Außenkontakten.
• Sie haben bereits berufliche Erfahrungen im Bereich Büromanagement.
• Sie arbeiten kooperativ und teamorientiert.
• Sie sind eigeninitiativ, termingerecht, strukturiert und selbstständig und besitzen einen guten Organisations­geschick.
• Sie sind bereit, Ihre Arbeitszeiten auf die dienstlichen Erfordernisse abzustimmen.
• Sie verfügen über sehr gute Kenntnisse der deutschen Rechtschreibung und im MS‑Office‑Bereich.

Wir bieten:

• für die Tätigkeit als stellvertretende Assistenz im Büro der Ministerin eine übertarifliche Vergütung nach EG 8 TV‑L bei einer unbefristeten Einstellung in der EG 5 TV‑L.
• eine abwechslungsreiche Aufgabenstellung.
• flexible Arbeitszeiten und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle, zertifiziert nach Audit Beruf und Familie.
• einen verkehrsgünstig gelegenen Arbeitsplatz im Zentrum von Stuttgart.
• die Unterstützung Ihrer Mobilität mit dem JobTicket BW und JobBike BW.
• ein umfangreiches Gesundheitsmanagement.
• ein vielfältiges Fortbildungsangebot.

Das Aufgabengebiet ist grundsätzlich teilbar – auch Tandembewerbungen sind erwünscht. Schwerbehinderte Bewerberinnen und Bewerber werden bei gleicher Eignung bevorzugt berücksichtigt.

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung unter Angabe des Aktenzeichens 12-0305.3-8/8_2 mit aussagefähigen Unterlagen bis zur Bewerbungsfrist:01.12.2025 in unserem Bewerbungsportal ein.

Aus Verwaltungs‑ und Kostengründen werden Ihre Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt und nach Abschluss des Auswahlverfahrens vernichtet.

Für nähere Auskünfte zum Besetzungsverfahren steht Ihnen Herr Dr. Wuttke (0711 279‑3020) gerne zur Verfügung. Bei Fragen zum Aufgabenbereich wenden Sie sich bitte an Frau Hacker (0711 279‑3007).

Informationen zur Datenerhebung und -verarbeitung finden Sie auf unserer Homepage unter: https://mwk-bw.de/datenschutz-bewerbungsverfahren