Program Officer (m/w/d) im Transatlantik-Programm

Aspen Institute Deutschland e.V.; Berlin; Hybrid; EUR 45.000 - 55.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine internationale gemeinnützige Institution in Berlin sucht eine/n Referent*in Finanzen und Personal der Geschäftsführung. Verantwortlich für die monatliche Buchhaltung, Verwaltungsaufgaben und Unterstützung bei Projektanträgen. Erforderlich sind eine kaufmännische Ausbildung und Erfahrung im Controlling. Flexible Arbeitszeiten und Home Office nach Absprache sind möglich.

Leistungen

Faire Vergütung in Anlehnung an TVöD

Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office

Zusammenarbeit in einem internationalen, engagierten und wertschätzenden Team

Qualifikationen

• (Fach-)Hochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Erfahrung.
• Buchhaltungs- oder Controllingerfahrung.
• Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung sowie Lohnabrechnung des Instituts.
• Administrative Verwaltung und Überwachung von Arbeitsverträgen.
• Unterstützung der Teams bei der Antragstellung von Projekten.

Kenntnisse

Buchhaltungs- oder Controllingerfahrung

Engagement

Sorgfalt

Zuverlässigkeit

Flexibilität

Teamfähigkeit

Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Excel

Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift

Gute Englischkenntnisse

Ausbildung

(Fach-)Hochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung

Jobbeschreibung

Referent*in Finanzen und Personal der Geschäftsführung (m/w/d)

Sie möchten Einblicke in die internationale Politik gewinnen, den transatlantischen Dialog mitgestalten und in einem Umfeld arbeiten, in dem sich Führungspersönlichkeiten aus Politik, Wirtschaft und Gesellschaft begegnen?

Dann laden wir Sie ein, Teil des Aspen Institute Deutschland zu werden – und unser Team als Referent*in Finanzen und Personal der Geschäftsführung (m/w/d) zu verstärken.

Das Aspen Institute Deutschland wurde 1974 in Berlin gegründet. Das Institut ist dem Ideal der offenen Gesellschaft verpflichtet. Es fördert wertebasierte Führung, einen konstruktiven Dialog sowie die euroatlantische Kooperation. Als unabhängige gemeinnützige Institution ist Aspen Deutschland Teil des globalen Aspen-Netzwerks mit Partnern in den USA, Central Europe (Tschechische Republik, Ungarn, Polen, Slowakei), Frankreich, Großbritannien, Indien, Italien, Japan, Kenia, Kolumbien, Mexiko, Neuseeland, Rumänien, Spanien und der Ukraine. Die Institute setzen sich dafür ein, gemeinsam die Herausforderungen des 21. Jahrhunderts zu bewältigen.

Was wir Ihnen bieten

• Eine spannende Tätigkeit mitten im politischen Berlin mit Einblicken in den transatlantischen Dialog
• Eine faire Vergütung in Anlehnung an TVöD
• Flexible Arbeitszeiten und Möglichkeit zum Home Office (nach Absprache)
• Zusammenarbeit in einem internationalen, engagierten und wertschätzenden Team

Aufgabenbeschreibung

• Vorbereitung der monatlichen Buchhaltung sowie Lohnabrechnung des Instituts
• Administrative Verwaltung und Überwachung von Arbeitsverträgen, Stellenausschreibungen, Urlaubsplanung und Stundenkonten
• Unterstützung der Teams bei der Antragstellung von Projekten sowie deren Budgetierung und Controlling
• Koordination der finanziellen Planungsprozesse in Abstimmung mit der Institutsleitung, d.h.
• Erstellung von Wirtschaftsplänen, Erstellung und Controlling des Institutsbudgets
• Beauftragung und Kontrolle von Quartals- und Jahresabschlüssen unter Einhaltung von Förderrichtlinien (z.B. BPA, BHO, BRH)
• Erstellung von internen und externen Finanzberichten in Abstimmung mit dem externen Dienstleister
• Inhaltliche Vor- und Nachbereitung der Gremiensitzungen (Kuratorium und Vorstand), insbesondere Zusammenstellung der finanziellen Daten für den Jahresabschluss und Vorbereitung der dazugehörigen Beschlussfassungen
• Überwachung von Geldeingängen, Kuratoriumsbeiträgen und Spenden
• Unterstützung der Teams bei der Erstellung von Sponsoringverträgen und -rechnungen
• Aktualisierung des Lobbyregisters

Voraussetzungen

• (Fach-)Hochschulabschluss oder kaufmännische Ausbildung mit mehrjähriger einschlägiger Erfahrung
• Buchhaltungs- oder Controllingerfahrung
• Erfahrung bei der Verwaltung von Drittmitteln und öffentlichen Fördermitteln oder Bereitschaft zur Weiterbildung
• Ausgeprägte kaufmännische Denkweise
• Engagement, Sorgfalt und Zuverlässigkeit
• Flexibilität und Eigenmotivation
• Teamfähigkeit
• Versierter Umgang mit MS Office, insbesondere Excel
• Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift, gute Englischkenntnisse
• Sicheres und höfliches Auftreten

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse, Referenzkontakte) ausschließlich per E-Mail und in einem PDF‑Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Finanzen“ an [e-mail].

Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden.

Program Officer (m/w/d) im Transatlantik-Programm (40h/Woche)

Zum 01.01.2026 suchen wir einen engagierten Program Officer (m/w/d) in Vollzeit (40 Stunden pro Woche) für das Transatlantik-Programm des Aspen Institute Deutschland. Die Stelle ist zunächst bis zum 30.09.2027 befristet. Der Schwerpunkt der Tätigkeit liegt auf der Mitarbeit im Projekt „U.S.-German Forum Future Agriculture“.

Das Aspen Institute Deutschland ist eine internationale, überparteiliche und gemeinnützige Institution, die sich für die Stärkung einer freien, offenen und gerechten Gesellschaft einsetzt. Bei Workshops, Konferenzen und Diskussionsrunden mit internationalen Stakeholdern aus Politik, Wirtschaft, Wissenschaft und Kultur stehen Fragen gesellschaftlicher Verantwortung, politischer Führung, KI, Digitalisierung und Medienkompetenz, Umwelt, Nachhaltigkeit und sozialer Gerechtigkeit im Fokus. Das Transatlantik Programm ermöglicht durch verschiedene Formate einen wertebasierten Dialog zu den zentralen Herausforderungen, vor denen die transatlantischen Beziehungen stehen.

Das vom Aspen Institute Germany in Zusammenarbeit mit der University of Illinois Urbana‑Champ파일 initierte U.S.-German Forum Future Agriculture soll den transatlantischen Austausch in der Landwirtschaft und in ländlichen Regionen fördern und zu einer nachhaltigeren landwirtschaftlichen Zukunft beitragen. Im Rahmen des Projekts kommen jedes Jahr deutsche und US-amerikanische Landwirt*innen sowie wichtige landwirtschaftliche Akteure aus Wissenschaft, Forschung und Wirtschaft aus landwirtschaftlich relevanten Regionen auf beiden Seiten des Atlantiks für virtuelle und physische Begegnungen in den USA und Deutschland zusammen. Die Kohorten fokussieren sich jedes Jahr auf ein Kernthema, zu dem sie politische Handlungsempfehlungen für den Sektor erstellen. Neben der Tätigkeit in diesem Projekt ist auch die Unterstützung anderer Projekte und Initiativen des Transatlantik-Teams vorgesehen.

Aufgabenbeschreibung

• Eigenständige Projektdurchführung (Kommunikation mit Geldgebern, inhaltliche und organisatorische Umsetzung, Budgetverwaltung, Evaluation, inhaltliche und finanzielle Berichterstattung und inhaltliche Nacharbeitung)
• Ausarbeitung detaillierter Konzepte und Jahrespläne zur Umsetzung der Projektaktivitäten
• Entwicklung von Fragestellungen und inhaltlicher Programmatik von Workshops, Konferenzen und anderen Veranstaltungen
• Inhaltliche Vorbereitung, Durchführung, ggf. Moderation von Veranstaltungen
• Identifizierung, Akquise und Betreuung geeigneter Referent*innen, Expert*innen, Gesprächspartner*innen sowie Moderator*innen
• Bewerbung der Programmaktivitäten und Inhalte auf den Social Media‑Kanälen des Instituts
• Gelegentlich anderweitige Tätigkeiten im Bereich Öffentlichkeitsarbeit, inklusive der Website des Instituts
• Netzwerkpflege
• Koordination der inhaltlichen Ergebnissicherung und Aufbereitung der Projektergebnisse für die Publikationen

Voraussetzungen

• Hochschulabschluss (M.A. bevorzugt) in einschlägigen Fachgebieten (Politik-, Geistes-, Sozialwissenschaften, Amerikanistik, Internationale Beziehungen, usw.)
• Mindestens 2 Jahre relevante und einschlägige Arbeitserfahrung
• Erfahrungen im Bereich internationale Politik, transatlantische Beziehungen
• Interesse an sozialen, politischen, wirtschaftlichen und ökologischen Themen rund um die Landwirtschaft und ländliche Regionen
• Nachweis der Mitarbeit und Durchführung von transatlantischen Projekten oder internationalen Austauschprogrammen
• Englisch- und Deutschkenntnisse fließend in Wort und Schrift
• Erfahrung mit Social Media‑Kampagnen, Webseiten und digitalen Kommunikationsplattformen
• Erfahrungen im Bereich der Veranstaltungsorganisation und -durchführung
• Erfahrungen in der Abrechnung von Projektfinanzen und der Abwicklung von drittmittelfinanzierten Projekten
• Mitarbeit in einer transatlantischen, überparteilichen und gemeinnützigen Institution, die sich für die Stärkung einer freien, offenen und gerechten Gesellschaft einsetzt
• Tiefe Einblicke und Mitgestaltung des transatlantischen Dialogs im politischen Berlin
• Möglichkeit zu Aufbau und Erweiterung des eigenen beruflichen Netzwerks
• Angemessene Vergütung in Anlehnung an TVöD Mitarbeit in einem hochmotivierten, kollegialen Team und in einem internationalen Umfeld
• Flexible Arbeitszeiten auch im Homeoffice (nach Absprache)

Bitte senden Sie Ihre vollständigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, Lebenslauf, Zeugnisse, Arbeitszeugnisse) ausschließlich per E-Mail und in einem PDF‑Dokument unter dem Betreff „Bewerbung Program Officer Transatlantik“ bis zum 23. November 2025 an [e-mail].

Da wir die Stelle schnellstmöglich besetzen möchten, werden wir eingegangene Bewerbungen kontinuierlich sichten. Von telefonischen Rückfragen bitten wir abzusehen. Eventuell anfallende Reisekosten können nicht vom Institut übernommen werden.

Praktikant*in (m/w/d) (Vollzeit, 3 Monate)

Wir bieten für Studierende Vollzeitpraktika von drei Monaten an. Im Rahmen eines Praktikums erwerben Sie einen breiten Einblick in die Funktionsweise eines politischen Instituts bzw. einer NGO, die als Verein organisiert ist, und werden soweit möglich in alle Bereiche der Arbeit des Instituts einbezogen. Als Teil des Aspen Institute können Sie direkt aus dem politischen Zentrum Deutschlands erfahren, wie Außenpolitik funktioniert und welche Wege sie geht. Zusätzlich nehmen Sie an den öffentlichen Veranstaltungen des Instituts teil.

Das Praktikum beinhaltet unter anderem folgende Aufgaben und Tätigkeiten:

• allgemeine administrative Unterstützung im Tagesgeschäft
• Recherchen für den Executive Director
• inhaltliche Recherche für die öffentliche Veranstaltungsreihe
• Unterstützung bei der Vor- und Nachbereitung der öffentlichen Abendveranstaltungen
• Unterstützung bei der Vorbereitung von Konferenzen

Bewerber*innen sollten folgende Qualifizierungen und Qualitäten vorweisen können:

• eingeschriebene Studierende im 4. bis 9. Fachsemester eines Hochschulstudiums der Geistes-, Sozial- oder Wirtschaftswissenschaften
• Kenntnis von und Interesse an Deutsch‑Amerikanischen Beziehungen
• Deutsch oder Englisch auf fließendem Niveau, im Idealfall durch Auslandsaufenthalte oder Sprachzertifikate nachgewiesen
• sicherer Umgang mit Microsoft Office Programmen
• Affinität für Social Media
• Kenntnisse von Layoutprogrammen von Vorteil
• erste Arbeitserfahrung bzw. ehrenamtliches Engagement
• freundliches und seriöses Auftreten
• sorgfältige, zuverlässige Arbeitsmoral

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftige Bewerbung inklusive Lebenslauf, Zeugnissen gebündelt in einem PDF‑Dokument und mit Angabe Ihrer Verfügbarkeit per E-Mail an [e-mail].