Mitarbeiter*in für die Fakultätsverwaltung (m/w/d)

Ostfalia - University of Applied Sciences; Wolfenbüttel; Vor Ort; EUR 60.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine Hochschule für angewandte Wissenschaften in Wolfenbüttel sucht eine*n Mitarbeiter*in für die Fakultätsverwaltung. Die Stelle umfasst 30 Stunden pro Woche und ist auf 2 Jahre befristet. Zu den Aufgaben gehören die Verwaltung des Haushalts, die Planung der Jahresbudgets und die Unterstützung des Prüfungsausschusses. Voraussetzungen sind unter anderem ein Verwaltungslehrgang oder eine kaufmännische Ausbildung. Wir bieten ein familienfreundliches Arbeitsumfeld sowie Weiterbildungsmöglichkeiten.

Leistungen

30 Tage Urlaub

Ergonomisch ausgestatteter Arbeitsplatz

Fortbildungsmöglichkeiten

Betriebliche Gesundheitsförderung

Qualifikationen

• Vorzugsweise abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder Verwaltungsprüfung I.
• Alternativ eine andere mindestens 3-jährige Berufsausbildung in kaufmännischen Berufen.
• Erste Berufserfahrung, vorzugsweise im Hochschulbereich.

Aufgaben

• Verwaltung des Haushalts der Fakultät.
• Planung der Jahresbudgets in Abstimmung mit dem Dekan.
• Unterstützung der Arbeit des Prüfungsausschusses.

Kenntnisse

MS-Office-Kenntnisse

Planungs- und Organisationsgeschick

Kommunikationsvermögen

Eigeninitiative

Teamfähigkeit

Ausbildung

Verwaltungslehrgang I oder Verwaltungsprüfung I

Berufsausbildung im Verwaltungsbereich

3-jährige Berufsausbildung in kaufmännischen Berufen

Tools

SAP

Jobbeschreibung

Für unsere Fakultät Maschinenbau am Campus Wolfenbüttel suchen wir zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine*n Mitarbeiter*in für die Fakultätsverwaltung (m/w/d).

Vergütung: EG 8 TV‑L
Umfang: 30 Std./Woche
Befristung: auf 2 Jahre
Beginn: nächstmöglich
Standort: Wolfenbüttel

Mit zwölf Fakultäten, rund 10.000 Studierenden und 1.000 Beschäftigten zählt die Ostfalia zu den größten Fachhochschulen in Niedersachsen. In über 90 Studiengängen an den Standorten Salzgitter, Suderburg, Wolfsburg und Wolfenbüttel werden unsere Studierenden fundiert und interdisziplinär ausgebildet und individuell betreut. Unseren Beschäftigten bieten wir vielseitige Aufgaben und Gestaltungsmöglichkeiten sowie ein leistungsförderndes und familienfreundliches Arbeitsumfeld.

Aufgabenbereich

• Verwaltung des Haushalts der Fakultät
• Planung der Jahresbudgets für die zentralen Kostenstellen der Fakultät in Abstimmung mit dem Dekan
• Laufende Rückverfolgung und Kontierung von Rechnungen
• Regelmäßige Soll‑Ist‑Vergleiche und Planung von Maßnahmen zum Ausgleich von Abweichungen zur Entscheidungsvorbereitung für den Dekan
• Unterstützung der Arbeit des Prüfungsausschusses
• Prüfungsplanung und -verwaltung
• Anerkennungsverfahren für Quereinsteiger*innen
• Verwaltung von Abschlussarbeiten, Praxisprojekten u. ä.
• Verwaltung von EN‑Verfahren
• Auskunft für Studierende und Mitarbeitende im Rahmen der Prüfungsverwaltung und -planung sowie der Anerkennung von Studienleistungen für Quereinsteiger*innen

Sie bringen mit

• vorzugsweise abgeschlossener Verwaltungslehrgang I oder abgeschlossene Verwaltungsprüfung I oder eine Berufsausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten, Fachangestellten für Bürokommunikation oder Kauffrau/-mann für Büromanagement, wenn diese bei einem öffentlich‑rechtlichen Arbeitgeber absolviert worden ist
• alternativ eine andere mindestens 3‑jährige Berufsausbildung in kaufmännischen Berufen oder im Verwaltungsbereich
• vertiefte Kenntnisse im Umgang mit den gängigen MS‑Office‑Produkten
• Kenntnisse in der öffentlichen Haushaltsführung und im Umgang mit SAP wünschenswert
• hohes Maß an Planungs‑ und Organisationsgeschick
• sehr gutes Kommunikationsvermögen
• Eigeninitiative, Teamfähigkeit und selbstständige Arbeitsweise
• erste Berufserfahrung, vorzugsweise im Hochschulbereich

Wir bieten Ihnen

• eine interessante, abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit im lebendigen Umfeld einer Hochschule
• einen ergonomisch und modern ausgestatteten Arbeitsplatz
• eine tarifliche Sonderzahlung zum Jahresende sowie eine zusätzliche Altersversorgung durch die VBL
• Zahlung vermögenswirksamer Leistungen
• 30 Tage Urlaub sowie arbeitsfreie Tage an Heiligabend und Silvester
• flexible und familienfreundliche Arbeitszeitmodelle sowie Möglichkeiten zum mobilen Arbeiten
• betriebliche Gesundheitsförderung (z. B. Gesunde Ostfalia) und Teilnahme an unserem vielfältigen Hochschulsportprogramm
• Fortbildungsmöglichkeiten (z. B. HüW, ZeLL), Personalentwicklung sowie Bildungsurlaub
• Möchten Sie wissen, wie es ist, an der Ostfalia zu arbeiten? https://www.ostfalia.de/jobsundkarriere/

Interessiert? Dann freuen wir uns auf Ihre Online‑Bewerbung!

Die Arbeitszeit beträgt 30 Stunden/Woche (75,38 %).

Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 TV‑L.

Auf Grundlage des niedersächsischen Gleichberechtigungsgesetzes (NGG) arbeitet die Ostfalia daran, in allen Entgeltgruppen ein ausgeglichenes Geschlechterverhältnis zu erreichen. Männer sind in dieser Entgeltgruppe an unserer Hochschule unterrepräsentiert, daher sind Bewerbungen von Männern für diese Stelle besonders erwünscht.

Bei gleicher Eignung stellen wir schwerbehinderte und diesen gleichgestellte Menschen bevorzugt ein. Denken Sie bitte an den entsprechenden Hinweis in Ihrem Bewerbungsanschreiben oder Lebenslauf.

Bewerben Sie sich bis zum 30.11.2025!

Nähere Informationen können Sie gern bei Prof. Dr.-Ing. Udo Triltsch erfragen.