Executive Assistant to the CEO

Kathrin Wood Office Solutions GmbH; Köln; Vor Ort; EUR 70.000 - 80.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein modernes Unternehmen im Bereich Health und Lifestyle sucht eine Executive Assistant (w/m/d), die den CEO proaktiv unterstützt. Ihre Aufgaben umfassen die Organisation von Terminen, die Koordination von Projekten sowie die Kommunikation mit internen und externen Partnern. Die Position verlangt hohe Professionalität, Diskretion und gute Kenntnisse in Deutsch und Englisch. Flexible Arbeitszeiten und eine Vielzahl von Benefits sind Teil des Angebots.

Leistungen

30 Urlaubstage

Flexible Arbeitszeiten

Modern ausgestattetes Büro

Betriebliche Altersvorsorge

Urban Sports Club

Monatliches Team-Frühstück

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Executive- oder Geschäftsleitungsumfeld.
• Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe und idealerweise im Projekt- oder Immobilienmanagement.
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse sind erforderlich.

Aufgaben

• Eigenständige Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings und Reisen.
• Vorbereitung und Begleitung nationaler und internationaler Events.
• Ganzheitliche Unterstützung im beruflichen und persönlichen Alltag des CEOs.

Kenntnisse

Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise

Diskretion

Kommunikationsfähigkeit

Teamfähigkeit

Serviceorientierung

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium

Tools

MS Office

Asana

Jobbeschreibung

Executive Assistant (w / m / d) to the CEO

Zwischen Executive Office und Immobilienprojekten. Eine Rolle mit Überblick, Struktur und Wirkung.

BACKGROUND

Ein erfolgreiches, inhabergeführtes Unternehmen aus dem Bereich Health, Nutrition und Lifestyle sucht eine Executive Assistant (w / m / d), die den CEO sowohl im geschäftlichen als auch im privaten Umfeld proaktiv unterstützt. Das Unternehmen ist seit über 20 Jahren international etabliert, entwickelt hochwertige Produkte „Made in Germany“ und steht für Dynamik, Innovationskraft und eine moderne Unternehmenskultur mit flachen Hierarchien.

In dieser neu geschaffenen Rolle bist Du rechte Hand und SparringspartnerIn des CEOs. Strukturiert, vorausschauend und stets einen Schritt voraus. Du koordinierst geschäftliche und private Projekte, schaffst Klarheit im Tagesgeschäft und bringst Struktur, Verlässlichkeit und Diskretion in ein dynamisches Umfeld.

👥 Rund 100 Mitarbeitende

💶 Gehaltsrahmen zwischen ca. €70.000 – €80.000 p. a.

📍 Hürth bei Köln

BENEFITS

• 30 Urlaubstage und flexible Arbeitszeiten für eine gesunde Balance
• Modern ausgestattetes Büro in Hürth mit Parkmöglichkeiten direkt vor der Tür
• Betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen für Deine Zukunft
• Urban Sports Club und Corporate Benefits für Fitness, Reisen und Lifestyle
• Monatliches Team-Frühstück, Mitarbeiterrabatte und regelmäßige Events für echten Zusammenhalt
• Persönliche Weiterentwicklung und praxisnahes Learning-on-the-Job in einem modernen Umfeld

DEINE AUFGABEN

Executive Support

• Eigenständige Organisation und Priorisierung von Terminen, Meetings und Reisen
• Vorbereitung und Begleitung nationaler und internationaler Events
• Erstellung von Entscheidungsvorlagen, Präsentationen und Reports
• Aktives Follow-up von Entscheidungen und Projekten
• Professionelle Kommunikation mit internen und externen AnsprechpartnerInnen auf Management-Ebene

Immobilien- und Projektmanagement

• Operative Verwaltung des geschäftlichen und privaten Immobilienportfolios
• Koordination von Instandhaltungen, Renovierungen und externen Dienstleistern
• Verwaltung von Verträgen, Fristen und behördlichen Dokumenten
• Pflege von Objektunterlagen und Unterstützung bei Investitions- und Kaufprojekten

Business & Private Support

• Ganzheitliche Unterstützung im beruflichen und persönlichen Alltag des CEO
• Planung und Organisation von Reisen, Terminen und Abläufen
• Empathische Kommunikation und Prioritätensteuerung im dynamischen Tagesgeschäft
• Mitwirkung bei Projekten und Sonderinitiativen der Geschäftsführung

DEINE STÄRKEN UND ERFAHRUNGEN

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder betriebswirtschaftliches Studium
• Mehrjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position im Executive- oder Geschäftsleitungsumfeld
• Erfahrung in der Organisation komplexer Abläufe und idealerweise im Projekt- oder Immobilienmanagement
• Strukturierte, eigenverantwortliche Arbeitsweise und hohe Serviceorientierung
• Diskretion, Loyalität und professionelles Auftreten
• Sehr gute Deutsch- und Englischkenntnisse
• Sicherer Umgang mit MS Office und modernen Tools (z. B. Asana)
• Reisebereitschaft für gelegentliche Vor-Ort-Einsätze (z. B. bei Events oder Immobilienprojekten) und Führerschein Klasse B

GUT ZU WISSEN

Die Rolle ist eine Präsenzposition im Headquarter in Hürth bei Köln. Du arbeitest eng mit dem CEO zusammen, begleitest ihn zu Terminen und Immobilienprojekten im Raum Köln und sorgst dafür, dass Abläufe, Kommunikation und Prioritäten jederzeit im Fluss bleiben.

Das Umfeld ist schnelllebig, modern und unternehmerisch. Der CEO ist humorvoll, klar in seiner Kommunikation und hat hohe Ansprüche an Qualität, Effizienz und Verlässlichkeit. Dafür braucht es eine Persönlichkeit, die strukturiert denkt, mit Tempo umgehen kann und mit ruhiger, positiver Ausstrahlung Orientierung schafft.