Executive Assistant to CEO (gn) – Kreatives Umfeld

Headmatch GmbH & Co. KG; Berlin; Hybrid; EUR 40.000 - 60.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Eine kreative Personalberatung in Berlin sucht eine Executive Assistant to CEO (gn), die die Geschäftsführung unterstützt und Verantwortung für organisatorische Aufgaben übernimmt. In dieser Rolle bringen Sie betriebswirtschaftliches Verständnis in einem kreativen Umfeld ein und koordinieren Projekte sowie Termine. Flexible Arbeitszeiten, die Möglichkeit zu Homeoffice und viele Benefits erwarten Sie in einem modernen Team.

Leistungen

Flexible Arbeitszeiten & Jahresarbeitszeitkonto

Homeoffice und Workation

Unterstützung bei Weiterbildung

Zuschuss zum Urban Sports Club

Betriebliche Altersvorsorge

Kostenlose Snacks & Getränke

Feel-Good-Dogs im Office

Qualifikationen

• Erste Berufserfahrung im Assistenzbereich ist erforderlich.
• Sicher im Umgang mit Finanz- und Steuerunterlagen.
• Technikaffin und sicher im Umgang mit digitalen Tools.

Aufgaben

• Koordination und Priorisierung von Terminen, Anfragen und Aufgaben.
• Vorbereitung von Meetings und Entscheidungsvorlagen.
• Eigenständige Steuerung und Umsetzung von Projekten.

Kenntnisse

Organisatorische Fähigkeiten

Zahlenverständnis

Kommunikationsfähigkeit

Proaktive und lösungsorientierte Denkweise

Deutschkenntnisse

Englischkenntnisse

Ausbildung

Kaufmännische Ausbildung

Tools

Microsoft Excel

Jobbeschreibung

Als spezialisierte Personalberatung unterstützen wir ein wachsendes, kreatives Unternehmen aus Berlin bei der Besetzung einer Schlüsselrolle im Herzen des Führungsteams. Das Unternehmen vereint rund 100 Mitarbeitende an drei Standorten und bewegt sich an der spannenden Schnittstelle zwischen Design, Kunst, Events und Markeninszenierung.

Für das Berliner Head Office suchen wir eine Executive Assistant to CEO (gn), die eng, vertrauensvoll und auf Augenhöhe mit der Geschäftsführung arbeitet. In dieser Rolle halten Sie den Rücken frei, strukturieren einen dynamischen Arbeitsalltag und bringen betriebswirtschaftliches Verständnis in ein Umfeld, das von kreativer Energie geprägt ist.

Als Executive Assistant sind Sie organisatorischer Dreh- und Angelpunkt rund um die CEO. Sie koordinieren Projekte, schaffen Klarheit in komplexen Themen, bereiten Entscheidungen vor und sorgen dafür, dass Ideen, Abläufe und Prioritäten im Tagesgeschäft zusammenlaufen.

Sie arbeiten dabei sowohl im Büro in Berlin-Kreuzberg als auch in einem kreativen Atelierstandort, an dem Kunst, Events und Design ineinandergreifen.

Administrative Exzellenz

• Koordination und Priorisierung von Terminen, Anfragen und Aufgaben
• Vorbereitung von Meetings und Entscheidungsvorlagen
• Sicherstellung eines geordneten Tagesablaufs im abwechslungsreichen Umfeld

Projekt- & Workflow-Management

• Eigenständige Steuerung und Umsetzung von Projekten
• Professionelle Schnittstellenkommunikation im gesamten Unternehmen
• Effizientes Stakeholdermanagement

Finance & Compliance

• Austausch mit Steuerkanzleien, Versicherungen, Banken und Anwälten
• Aufbereitung und Analyse von Finanzdaten, Auswertungen und Excel-Tabellen
• Sicherer Umgang mit formalen Themen und „Behördendeutsch“

Struktur & Prozessoptimierung

• Analyse und Optimierung bestehender Workflows
• Schaffen von Ordnung in kreativen und komplexen Themenfeldern
• Diskrete Übernahme sensibler Aufgaben

Sparringspartner der Geschäftsführung

• Vorbereiten und Strukturieren von Entscheidungen
• Kritisches Hinterfragen, Mitdenken und Priorisieren
• Balance zwischen kreativer Freiheit und strukturiertem Arbeiten

Qualifikationen

• Kaufmännische Ausbildung und erste Berufserfahrung im Assistenzbereich
• Sehr gutes Zahlenverständnis und sicher im Umgang mit Finanz- & Steuerunterlagen
• Ausgeprägte organisatorische Fähigkeiten und strukturierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstark – mit Steuerberatern, internen Teams und Geschäftspartnern gleichermaßen
• Proaktiv, lösungsorientiert und souverän auch in dynamischen Phasen
• Loyalität, Diskretion und Verlässlichkeit sind für Sie selbstverständlich
• Technikaffin und sicher im Umgang mit digitalen Tools
• Führerschein wünschenswert
• Verhandlungssichere Deutsch- und Englischkenntnisse

Benefits

• Flexible Arbeitszeiten & Jahresarbeitszeitkonto
• Möglichkeit zu Homeoffice und Workation
• Unterstützung bei Weiterbildung (z. B. kostenlose Sprachkurse)
• Modernes, diverses und wertschätzendes Arbeitsumfeld
• Zuschuss zum Urban Sports Club & Deutschlandticket
• Betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen
• Kostenlose Snacks & Getränke
• Feel-Good-Dogs im Office
• Ein Team, das gerne auch zusammen feiert