Executive Assistant (m/w/d) – Kreativbranche – Berlin

Headmatch GmbH & Co. KG; Berlin; Hybrid; EUR 50.000 - 70.000; Vollzeit

Zusammenfassung

Ein innovatives Unternehmen im Bereich Design und Kunst sucht einen Executive Assistant (m/w/d) in Berlin. Verantwortlichkeiten umfassen die enge Zusammenarbeit mit der CEO, die Koordination von Terminen und die Unterstützung bei finanziellen Angelegenheiten. Bewerber sollten über eine abgeschlossene kaufmännische Ausbildung und mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich verfügen. Ein attraktives Gehaltspaket und flexible Arbeitszeiten werden angeboten.

Leistungen

Attraktives Gehaltspaket

Flexible Arbeitszeiten

Optional Workation

Zuschüsse zu Urban Sports Club

Betriebliche Altersvorsorge

Getränke und Snacks

Qualifikationen

• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im kreativen Umfeld.
• Sicherer Umgang mit Finanz- und Steuerangelegenheiten.
• Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift.

Aufgaben

• Enge Zusammenarbeit mit der Unternehmensgründerin.
• Koordination und Priorisierung von Terminen und Projekten.
• Aufbereitung von Entscheidungsunterlagen.

Kenntnisse

Organisatorische Stärke

Analytische Fähigkeiten

Kommunikationsstärke

Diskretion

Finanzkenntnisse

Eigenständigkeit

Ausbildung

Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung

Tools

Organisationstools

Jobbeschreibung

Overview

Du bist ein Organisationstalent mit einem Gespür für Zahlen, Prozesse und Strukturen – und hast Lust, in einem kreativen Umfeld zu arbeiten? Dann könnte dies genau dein Match sein!

Unser Kunde ist ein innovatives Unternehmen im Bereich Design, Kunst und Events mit Standorten in Berlin, Aachen und Köln. Die Gründerin und CEO ist der kreative Kopf hinter zahlreichen Projekten – von groß angelegten Designkonzepten bis hin zu künstlerischen Ausstellungen und Events. Um sie in ihrem vielseitigen Alltag zu entlasten, suchen wir eine strukturierte, verlässliche und diskrete Executive Assistant (m/w/d), die dafür sorgt, dass organisatorisch alles rundläuft und man sich auf das Wesentliche konzentrieren kann.

Responsibilities

• Als Executive Assistant arbeitest du eng mit der Unternehmensgründerin zusammen und bist die rechte Hand in allen organisatorischen, administrativen und kaufmännischen Themen.
• Du schaffst Struktur, wo kreative Energie fließt – und hältst die Fäden in der Hand, wenn es um Termine, Projekte und Prozesse geht.
• Neben deiner organisatorischen Stärke bringst du idealerweise auch Erfahrung im Umgang mit Zahlen, Finanz- und Steuerangelegenheiten mit.
• Unterstützung der CEO in administrativen und organisatorischen Belangen
• Koordination und Priorisierung von Terminen, Meetings und Projekten
• Aufbereitung von Zahlen, Auswertungen und Entscheidungsvorlagen
• Kommunikation mit Steuerberatern, Anwälten, Versicherungen, Banken und internen Ansprechpartnern
• Organisation und Optimierung effizienter Workflows, Abläufe und Strukturen
• Dokumentenmanagement und Pflege digitaler Ordnerstrukturen
• Vorbereitung und Nachbereitung von Events, Ausstellungen und Projekten
• Eigenständige Übernahme vertraulicher Aufgaben, die Diskretion erfordern

Qualifications

• Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbarer Hintergrund
• Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich, idealerweise im kreativen Umfeld
• Sicherer Umgang mit Finanz- und Steuerangelegenheiten
• Strukturierte, analytische und lösungsorientierte Arbeitsweise
• Kommunikationsstärke und souveränes Auftreten gegenüber verschiedenen Ansprechpartnern
• Eigenständigkeit, Verantwortungsbewusstsein und hohe Diskretion
• Deutsch und Englisch sicher in Wort und Schrift
• Führerschein Klasse B von Vorteil
• Bonus: Du bist technikaffin und hast ein gutes Gespür für Prozesse und Organisationstools

Benefits

• Attraktives Gehaltspaket von 50.000 – 70.000 Euro, je nach Erfahrung
• Flexible Arbeitszeiten, Jahresarbeitszeitkonto und hybrides Arbeiten (nach Absprache)
• Möglichkeit zu Workation und individuellen Weiterbildungspaketen (z. B. Sprachkurse)
• Zuschüsse zu Urban Sports Club & Deutschlandticket
• Betriebliche Altersvorsorge & vermögenswirksame Leistungen
• Getränke, Snacks und ein „Feel-Good-Manager“ auf vier Pfoten
• Ein kreatives, tolerantes und dynamisches Team, das gemeinsam Erfolge feiert